В этом материале подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление на ведение трудовой книжки, какие сведения необходимо указать и где взять образец для скачивания.
Что такое трудовая книжка и зачем её вести?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности сотрудника. Ведение её в электронном виде упрощает процесс оформления, ускоряет выдачу справок и уменьшает риск потери бумажного носителя.
Ключевые преимущества электронной трудовой книжки
- Быстрый доступ к информации для работодателя и сотрудника;
- Снижение административных расходов;
- Удобное хранение и защита от утраты;
- Соответствие требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 66).
Почему требуется заявление?
Для перехода на электронное оформление необходимо письменное согласование со стороны сотрудника; Заявление фиксирует его желание:
- Вести трудовую книжку в электронном виде;
- Продолжить её ведение в бумажном виде;
- Перейти на новый формат (например, после смены работодателя).
Как правильно заполнить заявление
В заявлении указываются основные сведения о работнике и работодателе, а также формулировка просьбы. Ниже – образец заполнения с пояснениями.
Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде
Кому: [ФИО руководителя или название организации]
От: [ФИО работника]
Должность: [Должность сотрудника]
Место работы: [Наименование организации, подразделение]
Я, [ФИО полностью],
дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ],
паспорт серия и номер: [Серия №],
кем выдан: [Кем выдан],
прошу:
1. [Указать желаемый формат – электронный/бумажный];
2. [Указать дату начала ведения новой трудовой книжки, если требуется];
3. [При необходимости – указать причину перехода].
С уважением,
[Подпись работника]
Пример заполненного заявления
Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде
Кому: Иванов Иван Иванович, Директор ООО «Пример»
От: Петрова Мария Сергеевна
Должность: Бухгалтер
Место работы: ООО «Пример», отдел бухгалтерии
Я, Петрова Мария Сергеевна,
дата рождения: ,
паспорт серия и номер: 45 12 345678,
кем выдан: УФМС России по г. Москве,
прошу:
1. Вести мою трудовую книжку в электронном виде;
2. Начать вести её с года;
3. Обеспечить доступ к записи в системе 1С:Зарплата и управление персоналом.
С уважением,
Подпись: Петрова М.С.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Скачайте пустой бланк – файл .doc или .txt с шаблоном.
- Откройте документ в любой текстовой программе (Word, LibreOffice).
- Вставьте свои данные в соответствующие поля, следуя примеру выше.
- Проверьте правильность указания:
- ФИО полностью;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Должность и подразделение;
- Формат ведения (электронный/бумажный).
- Подпишите заявление (можно добавить электронную подпись, если компания допускает).
- Подайте заявление в отдел кадров или к руководителю.
- Ожидайте подтверждения и получения новой трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно вести книжку в обоих форматах? – Да, но обычно сотрудник выбирает один из них.
- Какие документы требуются для перехода? – Паспорт, трудовая книжка (если есть), копия трудового договора.
- Сколько времени занимает процесс? – Обычно от 1 до 5 рабочих дней после подачи заявления.
- Можно ли отменить заявление? – Да, при письменном уведомлении работодателя до его официального вступления в силу.
Правильно оформленное заявление на ведение трудовой книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учета. Используя приведённый выше образец заполнения, вы сможете быстро и без ошибок оформить переход на электронный формат, соблюдая требования Трудового кодекса РФ.
Если понадобится дополнительная помощь, обратитесь в отдел кадров или к юридическому консультанту.