В условиях активной цифровизации кадровых процессов многие сотрудники сталкиваются с вопросом: как правильно оформить заявление о оставлении бумажной трудовой книжки? В статье собраны все необходимые сведения – от правовой базы до готовых образцов и рекомендаций по подаче документа.
Почему может потребоваться бумажная трудовая книжка?
Несмотря на то‚ что с 2021 года в России допускается использование электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный вариант по‑прежнему остаётся актуальным в ряде ситуаций:
- Отсутствие доступа к электронным системам (например‚ в небольших организациях без ИТ‑поддержки).
- Необходимость подтверждения опыта работы для пенсионных расчётов‚ когда требуется оригинальный документ.
- Ошибки в ЭТК‚ которые трудно исправить удалённо.
- Личные предпочтения сотрудника – некоторые работники предпочитают иметь «бумажный» протокол своей трудовой истории.
Что такое заявление оставить бумажную трудовую книжку?
Это официальное письмо сотрудника (или его законного представителя)‚ в котором указывается желание сохранить/получить бумажный экземпляр трудовой книжки вместо перехода полностью на электронный формат. Заявление может быть подано при:
- Переводе с ЭТК на бумажный вариант.
- Возобновлении ведения бумажной трудовой книжки после её потери или порчи.
- Требовании предоставить оригинал при оформлении новых условий труда.
Как правильно оформить заявление
Шаблон заявления
Ниже – пример типового заявления. При необходимости вы можете адаптировать его под конкретные требования вашей организации.
Заявление о сохранении/получении бумажной трудовой книжки Я‚ ФИО Фамилия Отчество‚ паспорт: серия‚ номер‚ выдан кем дата‚ проживающий по адресу: адрес‚ прошу оформить и выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с ... (указать причину: переход на ЭТК‚ потеря оригинала‚ необходимость подтверждения опыта и т.п.). Приложения: Копия паспорта; Копия трудовой карточки (если имеется); Документ‚ подтверждающий основание обращения (приказ‚ договор и т.д.). Подпись: ______________________
Что обязательно указать
- ФИО полностью (как в паспорте).
- Номер и серия паспорта‚ дата выдачи и место.
- Контактный адрес проживания.
- Чёткую причину обращения.
- Перечень приложений.
- Дата составления заявления.
- Подпись заявителя.
Куда подавать заявление
Обычно заявление передаётся в отдел кадров или в отдел по персоналу. Если в организации есть приёмный отдел‚ туда также можно сдать документ лично или отправить по электронной почте с подтверждением получения.
Пошаговая инструкция по подаче заявления
- Подготовьте необходимые документы. К ним относятся паспорт‚ копия трудовой карточки (если есть)‚ а также любые справки‚ подтверждающие основание запроса.
- Составьте текст заявления; Используйте шаблон выше‚ заменив данные на свои.
- Проверьте орфографию и оформление. Заявление должно быть написано чётко‚ без сокращений.
- Подпишите документ. Подпись подтверждает подлинность информации.
- Передайте заявление в HR‑отдел. Можно лично‚ оставив в ящике для документов‚ или отправить через корпоративную почту с запросом о подтверждении получения.
- Ожидайте ответа. Обычно ответ выдаётся в течение 3–5 рабочих дней. При положительном решении вам выдадут бумажную трудовую книжку или укажут на дальнейшие действия.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли одновременно пользоваться и электронной‚ и бумажной копией трудовой книжки?
Ответ: Да‚ в России допускается ведение нескольких экземпляров. Однако в официальных документах обычно указывается только один «основной» вариант. - Вопрос: Что делать‚ если бумажная трудовая книжка потеряна?
Ответ: В этом случае необходимо подать заявление о восстановлении и предоставить документы‚ подтверждающие ваш стаж (трудовой договор‚ выписки из соцфондов и т.п.). - Вопрос: Сколько времени сохраняется бумажная трудовая книжка?
Ответ: По закону оригиналы трудовой документа хранятся у работника до окончания трудовых отношений‚ после чего их можно передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными сроками. - Вопрос: Нужно ли платить за выдачу бумажной трудовой книжки?
Ответ: По закону работодатель обязан предоставить трудовую книжку бесплатно. Если требуется копия или дубликат‚ плата может быть только за услуги по копированию.
Пример заполненного заявления
Для наглядности ниже приведён полностью заполненный образец.
Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт: 45 12 345678‚ выдан ОУФМС России по г. Москве ‚ проживающий по адресу: ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 5‚ прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с необходимостью подтверждения опыта работы для подачи документов в пенсионный фонд; Приложения: Копия паспорта; Справка о стаже работы (выданный ); Приказ о переводе на электронную форму трудовой книжки (№ 156 от ). Подпись: ______________________
Заявление о оставлении бумажной трудовой книжки – простой‚ но важный документ‚ позволяющий сохранить контроль над собственным קורות труда. Правильное оформление и своевременная подача позволяют избежать недоразумений и обеспечить доступ к необходимым документам для дальнейших кадровых и пенсионных процедур.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления заявления‚ рекомендуем обратиться в отдел кадров или к юристу компании. Будьте внимательны к деталям – так вы сможете уверенно управлять своей трудовой историей в условиях цифровой трансформации.