С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает‚ что все новые трудовые отношения‚ а также существующие‚ если работник не выразил иного желания‚ автоматически переходят на электронный формат ведения трудовой деятельности․ Однако для тех‚ кто хочет перейти на ЭТК добровольно‚ необходимо оформить официальное заявление․ В этой статье вы найдете полное руководство‚ как правильно составить такое заявление‚ какие требования к нему предъявляются‚ и как избежать распространённых ошибок․
Законодательная база
Основанием для ведения трудовой книжки в электронном виде является статья 66․1 Трудового кодекса РФ․ Согласно ей‚ каждый работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки:
- В бумажном виде — традиционный способ‚ когда запись делается в физическом документе;
- В электронном виде, сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
Важно: работодатель обязан уведомить сотрудников о праве выбора в письменной форме до момента оформления трудового договора․ Если работник не подал заявление‚ по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка (в случае её наличия)․
Обязательные элементы заявления
Хотя законодательство не устанавливает унифицированную форму заявления‚ оно должно содержать следующие обязательные элементы‚ чтобы иметь юридическую силу:
- ФИО работника — полностью‚ как в паспорте;
- Должность и подразделение (если требуется для внутренней отчетности);
- Номер трудового договора и дата его заключения;
- Паспортные данные — серия‚ номер‚ кем и когда выдан;
- СНИЛС — обязательно‚ так как именно по нему идентифицируется работник в системе ПФР;
- Формулировка желания — чёткое выражение согласия на ведение трудовой книжки в электронном виде;
- Ссылка на закон — рекомендуется указать ст․ 66․1 ТК РФ;
- Дата составления и личная подпись работника;
- Расшифровка подписи — ФИО печатными буквами․
Образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде
Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец заявления‚ который можно использовать как шаблон:
<b>Заявление</b>
Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия [XXXX] № [XXXXXX]‚ выдан [кем и когда]‚ СНИЛС [123-456-789 01]‚ работаю в [наименование организации] с [дата] по трудовому договору № [номер] от [дата]․
Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде‚ начиная с [дата подачи заявления]․
[Дата] ___________________ [Подпись]
[ФИО расшифровка]Когда подавать заявление?
- При приёме на работу, работодатель обязан предложить выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой․ Если вы не подадите заявление‚ вам автоматически выдадут бумажную книжку․
- Во время работы, вы можете подать заявление в любой момент․ После его подачи работодатель обязан в течение 15 рабочих дней направить сведения в ПФР и прекратить ведение бумажной трудовой книжки (если она у вас была)․
- Важно! Если вы уже имеете бумажную трудовую книжку‚ то после подачи заявления на ЭТК — она остаётся у вас․ Работодатель обязан заверить последнюю запись и передать книжку вам на руки с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности ведуться в электронном виде»․
Что делать‚ если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку?
Если вы не хотите переходить на электронный формат‚ вы также должны подать заявление — но уже с просьбой продолжить ведение бумажной трудовой книжки․ Пример формулировки:
«Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ»․
Без такого заявления работодатель может начать вести ЭТК‚ даже если у вас есть бумажная книжка, это нарушение закона․
Как оформить заявление в 1С:ЗУП или других бухгалтерских программах?
В программах типа 1С:ЗУП‚ 1С:ЗКГУ или Контур․Экстерн заявление оформляется в модуле «Кадровый учёт» — «Заявления о ведении трудовой книжки»․
В системе нужно:
- Выбрать сотрудника;
- Нажать «Создать заявление»;
- В поле «Вид заявления» выбрать: «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»;
- Заполнить паспортные данные и СНИЛС (если не заполнены в профиле);
- Система автоматически сформирует текст заявления в соответствии с требованиями закона;
- Распечатать‚ подписать и передать сотруднику․
После этого программа автоматически формирует реестр для передачи данных в ПФР․
Частые ошибки при составлении заявления
- Нет подписи или расшифровки — заявление не имеет юридической силы․
- Отсутствие СНИЛС, ПФР не сможет идентифицировать работника․
- Нет ссылки на закон — хотя необязательно‚ но повышает юридическую надёжность․
- Заявление написано от руки неразборчиво — лучше печатать и подписывать от руки․
- Подача заявления после без предварительного уведомления — работодатель обязан был уведомить до ‚ иначе могут возникнуть споры․
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать его в журнале учёта заявлений;
- В течение 15 рабочих дней направить сведения в ПФР через оператора электронного документооборота (например‚ через ЭДО или портал Госуслуг);
- Внести в трудовую книжку (если она есть) запись: «Сведения о трудовой деятельности ведуться в электронном виде» и заверить её печатью и подписью;
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки с отметкой о переходе на ЭТК․
После этого все новые записи о трудовой деятельности (приёмы‚ увольнения‚ переводах) будут автоматически поступать в ПФР‚ и работник сможет получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг․
Важно помнить!
- Электронная трудовая книжка, это не замена бумажной‚ а дополнительный способ хранения данных․ Бумажная книжка остаётся у вас как исторический документ․
- Вы не можете одновременно иметь и бумажную‚ и электронную книжку․ Выбор делается один раз, и он является окончательным․
- ЭТК защищена законом․ Доступ к ней имеют только вы‚ работодатель и органы ПФР‚ ФСС‚ налоговая — в рамках законодательства․
- Если вы увольняетесь‚ новый работодатель получит ваши данные из ЭТК автоматически․ Вам не нужно передавать бумажную книжку․
Подача заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде — это простая‚ но важная процедура‚ которая обеспечивает вам удобство‚ безопасность и доступ к данным о трудовом стаже в любое время․ Независимо от того‚ работаете ли вы впервые или уже много лет‚ вы имеете право выбрать способ ведения трудовой книжки․ Главное — не забудьте подать заявление в письменной форме‚ правильно оформить его и сохранить копию для себя․
Если вы сомневаетесь в правильности формулировки — всегда обращайтесь к кадровику вашей организации или к юристу․ Лучше перестраховаться‚ чем столкнуться с проблемами при оформлении пенсии или при трудоустройстве в будущем․
Помните: ваш трудовой стаж — ваше право․ Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение‚ а шаг к цифровой прозрачности вашей профессиональной жизни․