Приём нового сотрудника – это не только оформление трудового договора, но и заполнение трудовой книжки. Для корректного внесения сведений в документ работодатель должен получить от сотрудника заявление о ведении трудовой книжки. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить это заявление, какие нюансы учитывать и какие документы использовать.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление – это формальный документ, в котором сотрудник указывает:

• желаемый способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный или оба варианта);
• дату подачи заявления – важный факт для последующей передачи информации в ПФР;
• основания выбора способа (например, отсутствие записи в прежней книжке, отказ бывшего работодателя и т.п.).

Эта информация заносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки и передаётся в ПФР в виде СЗВ‑ТД.

Форма заявления

Согласно рекомендациям 1С:ЗУП, в заявлении необходимо указать:

1. ФИО работника;
2. Дата рождения;
3. Дата приёма на работу;
4. Выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный, оба);
5. Причину выбора способа (если есть);
6. Дата подачи заявления – будет использована в ПФР.

С 3.1.14.208 в программе 1С появилась возможность указать в документе «Приказ о приеме на работу» способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя и дату подачи заявления.

Как правильно оформить заявление в 2025‑2026 годах?

В последние годы появилось несколько форматов заявления:

• Бумажный вариант – традиционный лист, который подписывается и хранится в кадровом деле.
• Электронный вариант – заполняется в электронном виде и может быть отправлен в 1С или в электронный кадровый архив.

Работник имеет право выбрать любой из вариантов. Если он выбирает только электронный формат, работодатель обязан предоставить ему электронную трудовую книжку (ЭТК) и оформить соответствующую запись.

Примеры заполнения

Заявление о ведении трудовой книжки
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата приёма на работу: 
Способ ведения: электронный
Причина: предыдущий работодатель отказался вести бумажную книжку
Дата подачи заявления: 
Подпись: ___________________

Особенности заполнения раздела «Сведения о работе»

После подписания заявления в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» вносятся сведения о приёме:

• Дата начала работы;
• Должность;
• Подразделение;
• Сведения о переводе, изменении условий труда, увольнении и т.д.

Если предыдущий работодатель отказался вести бумажную книжку, а сотрудник переходит к новому работодателю, в новой книжке нельзя продолжать вести записи в бумажном виде – используется только электронный формат.

Как оформить запись о приеме на работу?

Запись о приёме на работу оформляется в соответствии с Приказом Минтруда № 123‑В от 2024 года. Пример оформления:

1. На ьном листе указываются общие сведения о работнике.
2. В разделе «Сведения о работе» вводятся данные из заявления.
3. Если требуется исправление записи, применяется процедура признания её недействительной (см. статью 65 ТК РФ).

Важно помнить, что нельзя отказать работнику в трудоустройстве только из‑за отсутствия трудовой книжки. В этом случае он имеет право написать заявление о выдаче трудовой книжки и указать причину её отсутствия.

Что делать, если запись о приёме уже внесена ошибочно?

Если в книжке допущена ошибка, её можно исправить следующим образом:

• Подать заявление о признании записи недействительной;
• Внести корректировку в соответствующий раздел;
• Обновить данные в ПФР и в системе 1С.

Такая процедура регулируеться частью 4‑5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Практические рекомендации работодателю

Для беспроблемного оформления процесса рекомендуется:

1. Сформировать шаблон заявления, который будет использоваться во всех подразделениях.
2. Подготовить образцы заполнения раздела «Сведения о работе» для разных ситуаций (приём, перевод, увольнение, смена фамилии).
3. Внедрить в 1С:Зарплата и управление персоналом возможность автоматической генерации заявления и передачи данных в ПФР.
4. Консультировать сотрудников по выбору способа ведения трудовой книжки и объяснять им последствия каждого варианта.

Полезные ссылки и скачиваемые формы

Для работы с заявлением и оформлением трудовой книжки доступны следующие ресурсы:

• 1С:ЗУП – Как заполнить заявление о ведении трудовой книжки?
• БУХ.1С – Заявление о ведении трудовой книжки в 1С
• КонсультантПлюс – Акты, образцы, формы 2025‑2026
• Скачать пустой бланк заявления (DOC) – ссылка

Заявление на ведение трудовой книжки – обязательный документ при приёме сотрудника. Правильное оформление позволяет:

• Своевременно передать данные в ПФР;
• Избежать ошибок в трудовой книжке;
• Обеспечить юридическую защиту работодателя и сотрудника.

Соблюдая требования Трудового кодекса и используя актуальные формы в 1С, вы сможете эффективно управлять кадровыми документами и минимизировать риск нарушений.