С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). Этот процесс был введен Федеральным законом № 439-ФЗ от , который изменил порядок ведения учета трудовой деятельности граждан. Однако, несмотря на активное продвижение цифровизации, каждый работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку — и для этого необходимо подать соответствующее заявление об отказе от перехода на электронный формат.
В 2026 году правила остались неизменными: отказ от ЭТК, это не временная мера, а постоянное право работника. Ни работодатель, ни государство не могут навязать электронную трудовую книжку против воли сотрудника. В этой статье вы найдете полную информацию о том, как правильно оформить заявление об отказе, какие юридические последствия это имеет, и как избежать ошибок при подаче документа.
Законодательная база
Основные нормы, регулирующие переход на электронную трудовую книжку и право на отказ, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ — статья 66 (о ведении трудовых книжек);
- Федеральном законе № 439-ФЗ от — о внесении изменений в ТК РФ и иные акты;
- Постановлении Правительства РФ № 1077 от , об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек;
- Письме Минтруда РФ от № 14-6/ООГ-5052 — о порядке оформления перехода на ЭТК и отказа от него.
Согласно этим нормам, работник вправе в любой момент до или после трудоустройства заявить о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку; Работодатель обязан уважать это решение и не вносить сведения о работнике в Единую информационную систему электронных трудовых книжек (ЕИС ЭТК), если работник не дал на то письменного согласия.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки в 2026 году?
Да, можно — и это право не ограничено сроками.
Многие ошибочно полагают, что возможность отказаться от ЭТК существовала только в 2020–2021 годах. Это неверно. Согласно позиции Минтруда РФ и судебной практике (включая решения Верховного Суда РФ), работник может подать заявление об отказе от ЭТК в любой момент, как при приеме на работу, так и спустя годы работы в компании.
Важно: если работник уже перешел на электронную трудовую книжку (подал заявление о переходе), то обратный переход — на бумажную книжку — невозможен. Однако это не касается тех, кто никогда не подавал заявление на переход. Для них бумажная трудовая книжка остается основным документом, и работодатель обязан ее вести.
Что будет, если не подать заявление об отказе?
Если при трудоустройстве работник не предоставил бумажную трудовую книжку и не подал заявление об отказе от ЭТК, работодатель обязан внести его данные в ЕИС ЭТК. В этом случае:
- бумажная трудовая книжка не ведется;
- все последующие записи о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы и т.д.) будут вноситься только в электронном виде;
- работник не получит на руки бумажный документ, даже если позже передумает — если он уже был внесен в ЭТК, вернуть бумажную книжку невозможно.
Как правильно оформить заявление об отказе от электронной трудовой книжки?
Заявление об отказе от перехода на электронную трудовую книжку составляется в свободной форме. Закон не требует строгого шаблона, но для избежания споров рекомендуется придерживаться четкой структуры.
Образец заявления об отказе от ЭТК (2026 год)
Ниже приведен корректный и юридически грамотный образец заявления:
<b>Заявление</b>
<p>Начальнику [ФИО руководителя]<br>
[Должность]<br>
[Наименование организации]<br>
[Адрес организации]</p>
<p>От [ФИО работника]<br>
[Должность]<br>
[Табельный номер (если есть)]</p>
<p>Прошу не вносить мои сведения в Единую информационную систему электронных трудовых книжек и продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном формате в соответствии с действующим законодательством РФ.</p>
<p>Приложение: копия бумажной трудовой книжки (если предоставляется)</p>
<p>Дата: ______________<br>
Подпись: ______________<br>
Ф.И.О.: ______________</p>Ключевые требования к заявлению
- Форма, письменная, от руки или на печатной основе;
- Подпись, обязательно личная подпись работника;
- Дата — указывается дата подачи заявления;
- ФИО, должность, табельный номер — для идентификации сотрудника;
- Цель заявления — четко сформулированное требование: «не вносить в ЕИС ЭТК» и «продолжать вести бумажную трудовую книжку».
Важно: не используйте формулировки вроде «прошу не переводить на электронную книжку» — это не точно. Правильная формулировка — «прошу не вносить сведения в ЕИС ЭТК», так как именно в эту систему работодатель обязан передавать данные.
Что делать работодателю после получения заявления?
После получения заявления об отказе от ЭТК работодатель обязан:
- Принять заявление и зарегистрировать его в журнале входящей документации;
- Не передавать сведения о работнике в ЕИС ЭТК;
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 1077);
- Внести в личное дело работника копию заявления об отказе;
- Не требовать от работника предоставления ЭТК или выписки из нее.
Если работник уже был внесен в ЕИС ЭТК по ошибке (например, при приеме на работу), работодатель должен немедленно удалить его данные из системы и направить в Пенсионный фонд РФ уведомление об отмене регистрации. Это делается через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
Что делать, если работник уже перешел на ЭТК, но передумал?
Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то обратный переход на бумажную книжку законом не предусмотрен. Это означает, что:
- даже если он напишет заявление об отказе от ЭТК — его данные в ЕИС останутся;
- бумажная трудовая книжка больше не будет вестись;
- все будущие записи будут только в электронном виде.
Однако! Работник может получить бумажную выписку из своей электронной трудовой книжки. Для этого он должен подать заявление в форме СТД-Р (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 1077). Работодатель обязан выдать такую выписку в течение 3 рабочих дней.
Важно: выписка из ЭТК — это не замена бумажной трудовой книжке. Это лишь подтверждение сведений, но не документ, который можно предъявить при новом трудоустройстве. При приеме на новую работу работодатель будет запрашивать именно ЭТК через ЕИС, а не выписку.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: «Я не подавал заявление — значит, меня автоматически перевели на ЭТК».
— Нет, автоматического перевода не существует. Если вы не подавали заявление о переходе — вы остаетесь с бумажной книжкой. - Ошибка 2: «Работодатель сказал, что я должен подать заявление об отказе, иначе меня переведут».
— Это неправда. Работодатель не имеет права требовать от работника заявление об отказе. Он обязан вести бумажную книжку, если работник ее предоставил и не подавал заявление на ЭТК. - Ошибка 3: «Я подал заявление об отказе, но работодатель все равно внес меня в ЭТК».
— Это нарушение закона. Напишите жалобу в Трудовую инспекцию (Роструд) или в прокуратуру. Работодатель может быть оштрафован до 50 000 рублей за нарушение трудового законодательства. - Ошибка 4: «Я потерял бумажную трудовую книжку — теперь мне придется переходить на ЭТК».
— Нет. Вы можете восстановить трудовую книжку через предыдущих работодателей или через ПФР. После восстановления — продолжайте вести бумажную книжку, если не подавали заявление на ЭТК.
Практические рекомендации
- Подавайте заявление об отказе от ЭТК в день трудоустройства — это снизит риски ошибок.
- Сохраняйте копию заявления — у вас должна быть копия, подписанная работодателем с отметкой о получении.
- Не передавайте бумажную трудовую книжку работодателю без письменной расписки, даже если вы не переходите на ЭТК, работодатель обязан хранить книжку, но не может удерживать ее без основания.
- Проверяйте, внесены ли ваши данные в ЕИС ЭТК — можно сделать это через портал Госуслуги в разделе «Электронная трудовая книжка».
- Если вы увольняетесь и хотите получить бумажную книжку — работодатель обязан выдать ее вам на руки в последний день работы, даже если вы когда-то подавали заявление на ЭТК (если вы не были внесены в систему).
В 2026 году право на сохранение бумажной трудовой книжки остается одним из ключевых трудовых прав российских граждан. Никто не может заставить вас перейти на электронную трудовую книжку — это исключительно ваше личное решение.
Если вы хотите сохранить привычный бумажный документ — подайте заявление об отказе от ЭТК в письменной форме. Это простая, но важная процедура, которая защитит ваши права на будущее. Не полагайтесь на устные обещания работодателя — все должно быть оформлено документально.
Помните: бумажная трудовая книжка — это ваш исторический документ о трудовой деятельности. Она подтверждает стаж, зарплату, должности и другие важные сведения, которые могут понадобиться при оформлении пенсии, кредита, визы или при трудоустройстве в будущем. Не рискуйте — сохраните ее.
Если у вас остались вопросы — обратитесь в территориальный орган Пенсионного фонда РФ или в службу по труду и занятости населения вашего региона. Консультации бесплатны и доступны каждому гражданину.