Важное замечание: с 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее‚ многие работники и работодатели продолжают использовать традиционный бумажный вариант. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно оформить заявление по трудовой книжке в бумажной форме‚ какие документы к нему нужны и какие правила следует соблюдать.

Когда требуется заявление по трудовой книжке?

Заявление в бумажной трудовой книжке может потребоваться в следующих ситуациях:

• Оформление выписки из трудовой книжки (для предоставления в органы соцзащиты‚ пенсионный фонд‚ суд и т.п.).
• Внесение изменений в запись (например‚ исправление ошибки‚ дополнение сведений о стаже).
• Запрос копии записей о трудовом стаже.
• Подача заявления об отказе от электронного формата и переходе к бумажному варианту (если работник хочет сохранить бумажную книжку).
• Получение дубликата трудовой книжки в случае её утери‚ порчи или кражи.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок обращения с трудовой книжкой:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67 «Трудовая книжка».
2. Постановление Правительства РФ от № 2085 «Об утверждении формы и порядка ведения трудовой книжки».
3. Приказ Минтруда России от № ТК-1/2020 «Об утверждении формы заявления о выдаче (возврате) трудовой книжки».
4. Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (защита сведений‚ содержащихся в книжке).

Как правильно оформить заявление

Формат и внешний вид

Закон не предписывает строгий шаблон‚ поэтому заявление можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме. Главное – соблюсти:

• Четкую структуру (‚ вводная часть‚ основное содержание‚ подпись).
• Наличие всех обязательных реквизитов (ФИО‚ должность‚ название организации‚ дата).
• Подпись заявителя (подпись должна быть оригинальной‚ если документ подается в бумажном виде).

Образец заявления о выдаче (возврате) трудовой книжки

Заявление
 
 Я‚ Иванов Иван Иванович‚
 дата рождения ‚
 паспорт: серия 45 12 № 345678‚ выдан «15» марта 2010 г. отделом УФМС России по г. Москве‚
 проживающий по адресу: г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 5‚
 
 прошу выдать (возвратить) мою трудовую книжку (№ 1234567890)‚ находящуюся в ООО «Ромашка»‚ 
 отдел кадров‚ 2‑й этаж‚ офис 204.
 
 Причина обращения: переезд в другой город / необходимость предоставления выписки в Пенсионный фонд.
 
 Приложения:
 1. Копия паспорта.
 2. Справка о доходах (при необходимости).
 3. Согласие на обработку персональных данных.
 
 ________________________
 (подпись) Иванов И. И.
 «__» __________ 2026 г.
 

Что должно быть в заявлении о внесении изменений

Если требуется исправить запись (например‚ неверно указана дата начала работы)‚ в заявлении следует указать:

• Точные данные‚ которые необходимо изменить.
• Основание для исправления (копия трудового договора‚ справка от работодателя).
• Согласие работодателя (при необходимости – подпись руководителя).

Какие документы необходимо приложить

Перечень приложений зависит от цели заявления‚ но в большинстве случаев требуются:

1. Копия паспорта (страница с данными).
2. Трудовой договор (оригинал или копия) – подтверждает факт трудовых отношений.
3. Справка от работодателя о необходимости выдачи/возврата книжки.
4. Согласие на обработку персональных данных (форма 24‑ФСС РФ‚ если требуется).
5. Если заявитель просит исправить запись – оригинал документа‚ подтверждающего правильные сведения (например‚ акт приема‑сдачи‚ приказ о переводе).

Куда и как подавать заявление

Заявление подаётся в письменной форме в:

• Отдел кадров (HR‑службу) организации‚ где книжка находится.
• Если книжка уже выдана‚ но требуется её возврат – в отдел кадров по месту работы.
• В случае утери – в отдел кадров и одновременно в Пенсионный фонд России (для получения дубликата).

Подача может осуществляться:

• Лично – с получением расписки о приёме заявления.
• Почтовой отправкой заказным письмом с описью вложения.
• Через электронную почту (при условии‚ что работодатель принимает скан‑копии‚ но оригинал подписи всё равно требуется).

Что происходит после подачи заявления

После получения заявления работодатель обязан:

1. В течение 5 рабочих дней (если иное не установлено внутренними нормативными актами) рассмотреть запрос.
2. Подготовить и выдать (или вернуть) трудовую книжку заявителю.
3. Сделать отметку в журнале учёта входящих документов (если таковой ведётся).
4. При необходимости оформить выписку из книжки и передать её заявителю.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронного формата и получить бумажную книжку?

Да. Работник имеет право подать заявление об отказе от ЭТК. В таком случае работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 10 дней.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Необходимо:

• Составить заявление о выдаче дубликата.
• Подать заявление в отдел кадров и в Пенсионный фонд.
• Предоставить копию паспорта и справку о потере (если есть).

Нужно ли платить за выдачу дубликата?

Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан бесплатно выдать дубликат трудовой книжки‚ если она была утеряна по вине работодателя. Если утрата произошла по вине работника‚ возможна частичная компенсация расходов.

Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную книжку?

Да‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе формы могут использоваться параллельно‚ однако записи в них должны совпадать.

Практические рекомендации

• Сохраняйте копии всех заявлений и приложений. Это поможет избежать недоразумений.
• Проверяйте запись в книжке сразу после её получения. При обнаружении ошибок требуйте их исправления в течение 5 дней.
• Храните трудовую книжку в безопасном месте. Потеря книги влечёт за собой необходимость получения дубликата‚ что отнимает время.
• Если планируете смену работодателя‚ заранее уточните у текущего работодателя порядок передачи книжки.

Заявление по трудовой книжке на бумажном носителе – простой‚ но важный документ‚ который позволяет работнику контролировать свои трудовые записи‚ получать выписки и дубликаты‚ а также отказываться от электронного формата. Несмотря на то‚ что с 2026 года большинство организаций перешли к ЭТК‚ закон сохраняет возможность использования бумажных книжек‚ и правильное оформление заявления гарантирует быстрый и безболезненный процесс взаимодействия с работодателем.

Помните‚ что правильная форма заявления‚ наличие всех необходимых приложений и своевременная подача – залог успешного решения вашего вопроса.

Дата публикации: