Вопрос о том‚ как правильно оформить заявление‚ когда работодатель просит сдать трудовую книжку‚ возникает у многих сотрудников при приёме на работу‚ переводе‚ увольнении или оформлении отпуска по уходу за ребёнком. В статье мы разберём:

• какие правовые нормы регулируют выдачу и хранение трудовой книжки;
• в каких случаях работодатель обязан взять трудовую книжку у работника;
• нужен ли отдельный документ‑заявление и как его правильно оформить;
• образцы заявлений для разных ситуаций;
• практические рекомендации для работников и работодателей.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ‚ статья 66. Работодатель (за исключением физических лиц‑ИП) обязан вести трудовую книжку у каждого работника‚ проработавшего у него более пяти дней‚ если работа является основной.
2. Трудовой кодекс РФ‚ статья 66‑1. С 1 января 2021 г. вводяться электронные трудовые книжки (ЭТК). При приёме на работу впервые работнику может быть выдана только электронная книжка.
3. Постановление Правительства РФ № 225 от  г. Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
4. Приказ Минтруда России от  № РМ‑К 1/2020 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».

Когда работодатель берёт трудовую книжку?

Нужно ли писать заявление?

Закон не требует от работника отдельного заявления‚ когда работодатель просит сдать трудовую книжку. Однако в практике часто используется заявление‑пояснение в следующих случаях:

• Работник хочет уточнить‚ в какой форме будет вестись запись (бумажная или электронная).
• Необходимо зафиксировать факт передачи книжки‚ особенно если она будет храниться у работодателя длительное время (например‚ при переводе в другое подразделение).
• Сотрудник просит оформить дубликат книжки или вернуть оригинал после исправления ошибок.
• Работник отказывается от передачи бумажной книжки в пользу ЭТК и просит оформить соответствующее заявление.

Наличие письменного подтверждения защищает интересы обеих сторон и упрощает решение спорных вопросов.

Как правильно оформить заявление?

Общие требования к документу

• Шапка: «Заявление» в верхнем левом углу.
• Дата и место составления (например‚ «Москва‚ 22 мая 2026 г.»).
• Полные реквизиты работника: ФИО‚ должность‚ табельный номер (если есть)‚ контактный телефон.
• Реквизиты работодателя: полное наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес.
• Текст заявления – чётко сформулированная просьба.
• Подпись работника и печать (если заявление подаётся от имени юридического лица).

Образец заявления при приёме на работу (бумажная ТК)

Заявление
«___» __________ 2026 г. г. ____________

Я‚ _____________ (ФИО полностью)‚ 
принявший(ая) на работу в ООО «_________» 
должность ____________‚ прошу:
Выдать мне (или взять у меня) бумажную трудовую книжку 
 для внесения записи о приёме на работу.
При необходимости оформить электронную трудовую книжку 
 (ЭТК) через портал Госуслуг.

Контактный телефон: ____________
Подпись _____________ /____________/

Образец заявления при увольнении (получение оригинала ТК)

Заявление
«___» __________ 2026 г. г. ____________

Я‚ _____________ (ФИО)‚ 
работающий(ая) в ООО «_________» на должности ____________‚ 
в соответствии со статьей 80 ТК РФ прошу:

Выдать мне оригинал бумажной трудовой книжки 
 в день увольнения (______) и внести запись о прекращении 
 трудового договора.
При наличии ЭТК предоставить выписку о моих трудовых 
 стажах за весь период работы в организации.

Контактный телефон: ____________

Подпись _____________ /____________/

Образец заявления о переводе в другое подразделение

Заявление
«___» __________ 2026 г. г. ____________

Я‚ _____________ (ФИО)‚ 
действующий(ая) сотрудник(ца) ООО «_________»‚ 
должность ____________‚ 
перевожуся в отдел ____________ с «___» __________ 2026 г.

В связи с переводом прошу:
Взять у меня бумажную трудовую книжку для внесения записи о переводе.
После оформления вернуть мне книжку.

Контактный телефон: ____________

Подпись _____________ /____________/

Пошаговый порядок действий

Для работника

1. Узнать‚ в какой форме будет вестись запись (бумажная или электронная). При необходимости уточнить у отдела кадров.
2. Подготовить заявление согласно образцу‚ указав конкретную цель (приём‚ перевод‚ увольнение).
3. Подписать заявление и передать его в отдел кадров (или руководителю).
4. Получить подтверждение о получении заявления (подписанный лист‑акт).
5. При получении трудовой книжки проверить правильность внесённых записей.
6. В случае ошибок – направить заявление‑корректировку в письменной форме.

Для работодателя

1. Принять заявление от работника‚ зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции.
2. Если требуется бумажная ТК – выдать её (или взять у работника) и внести запись в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
3. При переходе на ЭТК – оформить электронную запись через портал Госуслуг‚ выслать работнику выписку.
4. Сохранить оригинал бумажной книжки до момента её возврата работнику (если книжка остаётся у работодателя).
5. При увольнении – оформить запись о прекращении трудового договора‚ выдать оригинал ТК и‚ при необходимости‚ выписку из ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от передачи бумажной трудовой книжки?

Да. Если работник желает вести только электронную трудовую книжку‚ он может подать заявление о переходе на ЭТК. Работодатель обязан оформить переход в течение 5 рабочих дней.

Кому принадлежит оригинал бумажной трудовой книжки?

Оригинал хранится у работодателя‚ пока работник состоит в организации. При увольнении оригинал обязан быть возвращён работнику.

Что делать‚ если работодатель не вносит запись в бумажную ТК?

Сотрудник вправе написать заявление‑претензию в отдел кадров с требованием исправить запись. При отсутствии реакции – можно обратиться в инспекцию по труду.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Да. Дубликат выдаётся в случае утраты‚ порчи или невозможности вернуть оригинал. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата‚ а работодатель оформляет его в соответствии с постановлением № 225.

Нужна ли подпись работодателя в заявлении?

Подпись работодателя (руководителя или уполномоченного лица) ставится в акте приёма‑сдачи трудовой книжки‚ а не в самом заявлении работника.

Оформление заявления‚ когда работодатель берёт трудовую книжку‚ – это простой‚ но важный юридический шаг. Он помогает фиксировать факт передачи документа‚ уточнить форму ведения записей и защищает интересы обеих сторон. Следуя приведённым образцам и рекомендациям‚ вы сможете избежать недоразумений‚ своевременно получить необходимые выписки и сохранить свои трудовые права.

Помните: трудовая книжка – ваш основной документ‚ подтверждающий стаж и квалификацию. Правильное её оформление и хранение – залог уверенного карьерного роста.