С 1 января 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако закон сохраняет возможность вести документ в традиционном бумажном виде. Если вы хотите, чтобы ваш работодатель продолжал вести трудовую книжку на бумаге, необходимо выполнить ряд формальностей. В статье подробно рассматриваются правовые основания, порядок подачи заявления, образец документа и практические рекомендации.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие вопрос ведения трудовой книжки на бумажном носителе:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку в бумажном виде, если работник подал соответствующее заявление.
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 183 «Об инструкциях по заполнению и ведению трудовых книжек».
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г. (о переходе на электронный формат трудовых книжек) – сохраняет право работника на бумажный вариант, если он подал заявление.
Согласно части 3 статьи 66 ТК РФ, вести бумажную трудовую книжку необходимо, если:
- работник работает более 5 дней в календарном году;
- данная работа является основной (не временной или сезонной).
Если работник не подал заявление о выборе формата, работодатель обязан вести книжку в бумажном виде по умолчанию;
Кому необходимо подавать заявление?
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе обязаны подавать:
- Сотрудники, желающие сохранить традиционный документ вместо (или одновременно с) ЭТК.
- Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, но они планируют сменить работодателя после 31 декабря 2020 года.
- Все, кто не подал заявление о переходе на электронный вариант, – их трудовая книжка автоматически остаётся в бумажном виде.
Для новых сотрудников (приём на работу после 31 декабря 2020 г.) заявление подаётся в момент оформления трудовых отношений.
Сроки подачи заявления
Согласно действующим инструкциям, заявление должно быть подано не позднее 31 декабря 2020 года включительно для работников, уже находившихся в организации. Для новых работников срок подачи совпадает с датой начала трудовых отношений.
Если заявление не было подано, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и хранить её в организации.
Как правильно оформить заявление?
Заявление должно быть составлено в свободной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:
- ФИО работника;
- должность и подразделение;
- номер и серию трудовой книжки (если она уже выдана);
- текст заявления с просьбой продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе;
- дату и подпись работника.
Образец заявления (2025‑2026 гг.)
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, должность – инженер‑конструктор, подразделение – отдел разработки, номер трудовой книжки – 1234 567890, прошу работодателя продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., с 1 января 2021 года наряду с электронной трудовой книжкой.
Подпись: ___________/И.И. Иванов
Заявление можно подать лично, отправить по электронной почте (при этом оригинал должен быть предоставлен в бумажном виде) или через внутреннюю кадровую систему, если таковая предусмотрена в организации.
Что делает работодатель после получения заявления?
- Регистрация заявления в личном деле сотрудника.
- Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный реестр).
- Одновременное внесение сведений в электронный реестр (если работник также использует ЭТК) – это обязательное требование законодательства.
- Обеспечение бережного хранения бумажной книжки в организации (специальный шкаф, ограниченный доступ).
Особенности ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году
К 2026 году завершён переходный период по внедрению ЭТК. Тем не менее:
- Бумажные трудовые книжки, выданные до 31 декабря 2020 г., продолжают действовать.
- Если в книжке нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести её дальше в бумажном виде.
- Работники, которые не подали заявление о выборе формата, автоматически остаются в системе бумажных книжек.
Таким образом, даже в 2026 году можно и нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку, если это отражено в заявлении работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. При наличии заявления о сохранении бумажного формата работодатель вносит сведения в оба реестра – в бумажную книжку и в электронную систему ПФР. Это позволяет сотруднику пользоваться преимуществами ЭТК (удобный доступ онлайн) и сохранять традиционный документ.
Что делать, если работодатель отказывается вести бумажную книжку?
Согласно статье 66 ТК РФ, отказ является нарушением трудового законодательства. Работнику следует:
- Обратиться к руководителю отдела кадров с письменным запросом.
- При отсутствии реакции – написать заявление в инспекцию по труду.
- При необходимости – обратиться в суд за защитой своих трудовых прав.
Нужна ли подпись работодателя в заявлении?
Подпись работника обязательна. Подпись работодателя в заявлении не требуется, но работодатель обязан оформить подтверждающий документ (например, служебную записку), фиксирующую факт принятия заявления.
Можно ли подать заявление после 31 декабря 2020 года?
Для работников, находившихся в организации до этой даты, закон допускает подачу заявления в любой момент, однако рекомендуется сделать это как можно скорее, чтобы избежать двойного ведения записей.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию заявления. Оригинал хранится в личном деле, а копию лучше держать у себя.
- Контролируйте записи. Периодически проверяйте, что все изменения (переводы, повышения, отпуска) внесены в бумажную книжку.
- Уточняйте у кадровика сроки хранения. В большинстве организаций бумажные книжки хранятся в закрытом шкафу минимум 5 лет после увольнения.
- Если планируете смену работодателя, убедитесь, что ваш новый работодатель получил вашу книжку. При передаче книжки подпишите акт приёма‑передачи.
- Не забывайте о закрывающей записи. При увольнении в книжке должна быть указана дата увольнения и причина, а также подпись и печать организации.
Соблюдая рекомендации, изложенные в данной статье, вы сможете гарантировать правильное оформление и хранение своей трудовой книжки, а также избежать возможных конфликтов с работодателем.
Помните: своевременное подача заявления и контроль за записями в книжке – ваш лучший способ защитить свои трудовые права.