Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности гражданина. Для лиц, замещающих выборные муниципальные должности, включая главу муниципального образования, ее ведение имеет существенные особенности. Данная статья объясняет, как правильно оформлять записи в трудовой книжке главы, на основании каких документов и какие ошибки нужно избегать.
Правовая основа и ключевые отличия
Заполнение трудовой книжки главы муниципального образования регулируется не только Трудовым кодексом РФ, но и:
- Федеральным законом № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления».
- Законом субъекта РФ о местном самоуправлении.
- Уставом муниципального образования.
Главное отличие: Глава муниципального образования не является работником в классическом понимании ТК РФ. Он избирается на муниципальных выборах, а его полномочия основаны на mandate (мандате) избирателя, а не на трудовом договоре. Поэтому основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а муниципальный правовой акт.
Порядок внесения записей: пошаговая инструкция
Запись об избрании и вступлении в должность
После официального объявления итогов выборов и регистрации главы, в трудовую книжку вносится запись. Основанием является решение избирательной комиссии или протокол о результатах выборов.
Как правильно заполнить:
- Дата записи — дата вступления в должность (как правило, не позднее 15 дней после выборов, если иное не установлено уставом).
- Заголовок «Наименование организации» (графа 1): Указывается полное наименование органа местного самоуправления, например: «Совет депутатов [Название муниципального образования]» или «Администрация [Название муниципального образования]».
- Заголовок «Дата» (графа 2): Число, месяц, год вступления в должность.
- Заголовок «Наименование документа и его номер» (графа 3): Указывается вид муниципального правового акта и его номер/дата. Например: «На основании решения Совета депутатов от № 45/1 и Устава муниципального образования избран(а) на должность Главы [Название МО]». Важно: Не пишите «Принят(а) на работу».
- Заголовок «Подпись» (графа 4): Подпись ответственного лица (секретаря, начальника кадровой службы) и расшифровка.
Запись об окончании полномочий (увольнении)
Основанием является муниципальный правовой акт о досрочном прекращении полномочий (по собственному желанию, в связи с потерей гражданства, смерти и т.д.) или протокол заседания уполномоченного органа (например, Совета депутатов) о прекращении полномочий.
Как правильно заполнить:
- Дата записи — дата прекращения полномочий (дата вступления в силу соответствующего акта).
- Графа 1: То же наименование органа, что и при первом назначении.
- Графа 2: Дата прекращения полномочий.
- Графа 3: Формулировка, соответствующая основанию. Примеры:
- «Полномочия прекращены в связи с подачей заявления об отставке по собственному желанию на основании решения Совета депутатов от № 52/3».
- «Полномочия прекращены досрочно в связи с потерей гражданства РФ на основании протокола заседания Совета депутатов от ».
- Графа 4: Подпись.
Изменение данных (фамилия, имя, отчество)
Если глава сменил ФИО (например, в связи с браком), запись вносится на основании свидетельства о заключении/расторжении брака или решения органа ЗАГС.
Как правильно: В графе 3 делается запись: «Фамилия, имя, отчество изменены на [новые ФИО] на основании свидетельства о заключении брака от , серия XX № YYYYYYY». Подпись.
Особенности и частые ошибки
- Нет записи «принят(а) на работу». Это грубая ошибка. Глава не работник.
- Нет указания на «трудовой договор». У главы его нет.
- Неверное наименование организации. Указывайте именно тот орган, который принял акт (Совет депутатов, Дума, Администрация).
- Отсутствие ссылки на конкретный муниципальный акт. Всегда указывайте номер, дату и вид документа (решение, постановление, протокол).
- Сроки. Запись вносится не позднее дня, следующего за днем вступления в должность/прекращения полномочий (п. 35 Постановления Правительства РФ № 128).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК обязательно для всех работодателей, включая органы местного самоуправления. Для главы МО также создается электронная запись.
- Сведения о вступлении/прекращении полномочий вносятся в раздел «Сведения о работе (службе)».
- В поле «Наименование работодателя» указывается полное наименование органа местного самоуправления.
- В поле «Должность» указывается: «Глава [Название муниципального образования]».
- В поле «Основание», номер и дата муниципального правового акта.
- Запись не подписывается электронной подписью работодателя в классическом понимании, так как это не трудовой договор. Но она вносится уполномоченным лицом кадровой службы через СЗВ-ТД.
Лайфхаки и полезные советы
- Всегда запрашивайте заверенную копию муниципального акта (решения, постановления) для кадровой службы. Это ваша главная гарантия корректной записи.
- Проверяйте запись лично сразу после вступления в должность; Ошибки нужно исправлять быстро.
- Сохраняйте копии всех документов, на основании которых вносились записи (решения о выборах, об отставке и т.д.).
- Уточняйте в уставе МО точное наименование должности («Глава муниципального образования», «Глава администрации», «Председатель Совета депутатов» — в зависимости от формы местного самоуправления).
- При смене наименования муниципального образования (например, при объединении) вносится соответствующая запись об изменении наименования организации в графе 3.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
В: Нужно ли вносить запись о том, что глава одновременно является главой администрации?
О: Нет. В трудовой книжке указывается только одна должность — та, на которую избрано лицо. Если устав МО предусматривает совмещение должностей (глава МО = глава администрации), это не отражается отдельной записью. Должность указывается как «Глава [Название МО]».
В: Как быть, если полномочия главы прекращаются досрочно решением суда?
О: Основанием для записи будет вступившее в законную силу решение суда. В графе 3 указывается: «Полномочия прекращены досрочно на основании вступившего в законную силу решения [Название суда] от [дата] по делу № [номер]».
В: Кто подписывает запись в трудовой книжке главы?
О: Подпись ставит должностное лицо кадровой службы органа местного самоуправления (начальник отдела кадров, секретарь и т.д.), ответственное за ведение трудовых книжек. Подпись главы в графе 4 не требуется.
Заполнение трудовой книжки главы муниципального образования — процедура, требующая внимания к деталям и знания местного законодательства. Ключевое правило: основание для любой записи — только муниципальный правовой акт. Соблюдение этих норм защищает как самого главу, так и кадровую службу от будущих споров и обеспечивает чистоту его трудовой книжки как главного документа о его профессиональном пути.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 131-ФЗ, законам субъекта РФ и уставу вашего муниципального образования, а также консультироваться с юристом.