Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональный путь работника в Российской Федерации. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные форматы, бумажные документы (для тех, кто не отказался от них) и принципы ведения записей требуют строгого соблюдения законодательных норм. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись об исполнении обязанностей, особенно в случаях совмещения, замещения или временного выполнения функций.
Электронные и бумажные трудовые книжки: текущий статус в 2026 году
Важно помнить, что с 2021 года при приеме на работу новые сотрудники уже не заводят бумажные трудовые книжки — для них ведется только электронная трудовая (ЭТК). Однако для работников, сохранивших бумажный вариант до этого периода, правила заполнения остаются актуальными. С 1 января 2023 года применяется новая форма бланка трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России № 320н от .
Независимо от формата (электронный или бумажный), принцип внесения записей об исполнении обязанностей един: в документ вносится информация только о постоянной работе, переводах и увольнениях. Временное исполнение обязанностей без официального перевода, как правило, не отражается в трудовой книжке.
Когда запись об исполнении обязанностей вносится в трудовую?
Многие работодатели и работники ошибочно полагают, что любое поручение руководителя должно быть зафиксировано в трудовой книжке. Это не так. Согласно Трудовому кодексу РФ и инструкциям по заполнению трудовых книжек, записи вносятся только в следующих случаях:
- Прием на работу на основную должность.
- Перевод на другую постоянную работу (другую должность, структурное подразделение).
- Переименование должности или организации.
- Увольнение.
Если сотрудник временно исполняет обязанности отсутствующего коллеги (например, во время болезни или отпуска основного работника) без освобождения от своей основной работы и без оформления перевода, такая запись в трудовую книжку не вносится. Этот период учитывается в табеле рабочего времени и оплачивается согласно условиям дополнительного соглашения или приказа.
Исключение: Оформление перевода
Запись появится в трудовой книжке только в том случае, если временное исполнение обязанностей переросло в постоянный перевод. Это происходит, когда:
- Работник полностью освобождается от прежней работы.
- Издается приказ о переводе на другую должность.
- Стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.
Только после издания приказа о постоянном переводе кадровая служба делает соответствующую запись в графе 3 трудовой книжки.
Как оформить совмещение профессий (должностей)?
Совмещение — это выполнение работником наряду со своей основной работой дополнительной работы по другой профессии или должности. Ключевое слово здесь — наряду. Поскольку основная должность не меняется, запись о совмещении в трудовую книжку не вносится.
Оформление совмещения происходит следующим образом:
- Издается приказ по организации о поручении дополнительной работы.
- С работником заключается дополнительное соглашение, где прописывается объем работ, срок и размер доплаты.
- Ведется учет рабочего времени.
В трудовой книжке останется запись только о основной должности. Период работы по совмещению войдет в общий трудовой стаж, так как с доходов уплачиваются страховые взносы, но отдельной строкой в документе это не фиксируется.
Работа по совместительству: особый порядок
Ситуация меняется, если речь идет о работе по совместительству у другого работодателя или даже у того же самого (внешнее или внутреннее совместительство). Здесь запись в трудовую книжку вносится по желанию работника.
Если работник хочет, чтобы период работы по совместительству был отражен в его трудовой книжке (которая хранится у основного работодателя), он должен:
- Написать заявление о внесении записи.
- Предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа о приеме, справку от работодателя-совместителя или выписку из электронной трудовой).
Основной работодатель вносит запись со ссылкой на предоставленные документы. Важно: запись вносится за прошлые периоды или текущий момент, но только на основании подтверждающих бумаг.
Типичные ошибки при оформлении
При ведении трудовых книжек и формировании записей в электронных базах данных часто допускаются ошибки, которые могут создать проблемы работнику при выходе на пенсию или получении льгот:
- Внесение записей о временном замещении. Как упоминалось выше, если не было приказа о переводе, запись делать нельзя.
- Некорректное наименование должности. Должность должна строго соответствовать штатному расписанию и квалификационным справочникам.
- Отсутствие основания. Каждая запись должна иметь ссылку на приказ (распоряжение) работодателя с указанием его даты и номера.
- Использование сокращений. В трудовых книжках не допускается использование сокращений слов (например, «приказ» вместо «приказ», «р.» вместо «рублей»).
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Главное правило, которое нужно запомнить: исполнение обязанностей вносится в трудовую книжку только тогда, когда оно оформлено как постоянный перевод на другую должность. Все временные нагрузки, замещения, исполнение обязанностей отсутствующего работника фиксируются во внутренних документах компании (приказах, табелях, дополнительных соглашениях), но не в трудовой книжке.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и защищает права как работодателя, так и работника в условиях современного трудового законодательства РФ.