Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных нововведений в кадровом делопроизводстве. С 2020 года у работников появился выбор: сохранить привычный бумажный формат‚ перейти полностью на «цифру» или вести оба варианта параллельно. В 2026 году этот вопрос остается актуальным для многих компаний и сотрудников. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно организовать одновременное ведение трудовых книжек на бумаге и в электронном виде‚ какие заявления для этого требуются и что делать‚ если работник так и не определился с выбором.
Что такое электронная и бумажная трудовая книжка?
С 1 января 2020 года в России наряду с трудовой книжкой установленного образца (так называемой бумажной трудовой книжкой) появились сведения о трудовой деятельности работника (так называемая электронная трудовая книжка).
ЭТК — это не физический документ‚ а цифровой массив данных‚ хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР‚ ранее, ПФР). Работодатели обязаны регулярно передавать туда сведения о приеме‚ переводах и увольнении сотрудников.
Можно ли вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно?
Да‚ можно. Это право закреплено законодательно. Работники имели возможность в добровольном порядке определить‚ как будет фиксироваться их трудовая деятельность:
- Только в электронной трудовой книжке (с отказом от бумажной);
- В электронной и бумажной трудовой книжке одновременно.
Если работник выбирает второй вариант‚ работодатель обязан продолжать вести документ на бумаге‚ как раньше‚ но при этом одновременно делать записи в электронный вариант‚ направляя необходимые сведения в СФР.
Какие заявления должен подать работник?
Порядок подачи заявлений зависит от конкретной ситуации:
Работник хочет вести оба формата одновременно
В подобном случае подавать два заявления (о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге и о ведении электронной трудовой книжки) не требуется. Достаточно подать одно заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе. В этом случае работодатель по умолчанию обязан вести и бумажную‚ и электронную версию‚ подавая сведения в фонд.
Работник хочет перейти только на ЭТК
В этой ситуации кадровик принимает от работника заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде. После этого кадровик должен:
- Внести об этом запись в бумажную трудовую книжку;
- Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки;
- Направить в СФР соответствующие сведения.
Работник при трудоустройстве выбирает ЭТК‚ но хочет сохранить бумагу
Если новый сотрудник одновременно с заключением трудового договора подает заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме‚ но при этом не хочет отказываться от бумажной‚ ему нужно подать заявление об отказе от трудовой книжки на бумажном носителе (чтобы ее не заводили) или наоборот‚ заявить о желании вести обе формы. Главное — четко обозначить свою волю.
Что делать‚ если работник до сих пор не определился?
Многие сотрудники пропустили сроки подачи заявлений или просто не написали их. Как действовать работодателю в 2026 году?
Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ закон защищает его права: трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой. То есть‚ «молчание» работника приравнивается к выбору двойного формата. Работодателю придется одновременно вести и бумажную‚ и электронную трудовую книжку‚ подавая необходимые сведения в СФР.
Техническая сторона вопроса и автоматизация
Для реализации этих мер работодатели заранее должны были осуществить мероприятия по обеспечению технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему фонда. Сегодня ведение двойного формата значительно упрощается за счет кадровых программ.
Например‚ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно сформировать заявление на сотрудника (или сразу на группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде с помощью специального документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Это позволяет кадровику быстро формировать необходимую отчетность и не допускать ошибок при двойном ведении учета.
Как убедиться‚ что у кандидата электронная трудовая книжка?
При приеме на работу нового сотрудника у кадровика часто возникает вопрос: как узнать формат его трудовой книжки?
- По бумажной трудовой книжке: если в ней стоит штамп или запись о том‚ что работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ значит‚ бумажный вариант более не ведется.
- По сведениям из СФР: работодатель может запросить выписку из электронной трудовой книжки.
- По заявлению работника: самый надежный способ — попросить кандидата написать соответствующее заявление при приеме на работу.
Ведение трудовой книжки одновременно в электронном и бумажном виде — это не право‚ а обязанность работодателя‚ если работник выбрал такой формат или вообще не подавал никаких заявлений. Несмотря на то‚ что это увеличивает нагрузку на кадровый состав‚ соблюдение закона требует аккуратного внесения записей в оба источника. Использование современных программных решений (таких как 1С) помогает существенно снизить риски ошибок и автоматизировать процесс подачи сведений в СФР.