Дата актуализации: г. 09:23:57
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий ваш профессиональный стаж. Вопрос о том, как правильно оставить её в отделе кадров, часто вызывает сомнения у работников и работодателей. В статье разберём юридические нормы, порядок действий, возможные проблемы и практические рекомендации.
Трудовая книжка в современной России: бумажный и электронный варианты
С 2024 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Для новых сотрудников она создаётся автоматически и фиксирует все записи о приёме, переводах и увольнении. Бумажный вариант сохраняется только у тех, у кого уже была традиционная трудовая книжка до перехода на электронный формат.
- Сотрудник может оставить бумажную книжку в отделе кадров – она будет вестись параллельно с ЭТК.
- Либо полностью отказаться от бумажного варианта и перейти на цифровой формат.
Обязанности работодателя по хранению трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 21) и Порядку учёта трудовых книжек (постановление № 320н), трудовая книжка должна находиться в отделе кадров всё время, пока работник находится в организации. При этом:
- Работодатель обязан обеспечить сохранность книжки и вести её надлежащим образом.
- При увольнении книжка передаётся работнику, а в случае отказа – оформляется акт об отказе.
- Если книжка утеряна по вине работодателя, он обязан предоставить подтверждающие документы о стаже (выписки из ЭТК, справки СТД‑Р, ЕФС‑1 и др.).
Подготовка заявления
Работнику рекомендуется написать заявление в свободной форме, в котором указать:
- ФИО, должность, подразделение;
- Причину оставления книжки (например, «переход на электронный формат»);
- Срок, в течение которого он обязуется вернуть книжку (если требуется).
Оформление акта приёмки
В присутствии комиссии (сотрудники отдела кадров, бухгалтерии и юридического отдела) составляется письменный акт:
- Указывается дата и время передачи книжки.
- Фиксируются подписи всех членов комиссии.
- При необходимости ставится печать организации.
Внесение записи в журнал учёта трудовых книжек
В журнале (или в 1С:Зарплата и управление персоналом) фиксируется:
- Номер и серия книжки;
- Дата поступления в отдел кадров;
- Ответственное лицо.
Что делать, если книжка утеряна или повреждена
Ситуации бывают двух типов:
Утеря по вине работодателя
Работодатель обязан:
- Собрать все подтверждающие документы о стаже (выписки из ЭТК, справки СТД‑Р, ЕФС‑1, СЗВ‑ТД).
- Оформить акт о потере и выдать сотруднику дубликат трудовой книжки.
- Компенсировать возможные убытки, если они возникли из‑за отсутствия подтверждения стажа.
Утеря по вине сотрудника
В этом случае работник несёт ответственность за восстановление документа. Работодатель может потребовать от него:
- Оплатить услуги по выдаче дубликата (по согласованию с профсоюзом).
- Предоставить копии всех записей из ЭТК.
Важные сопутствующие документы
| Документ | Назначение | Кто заполняет |
|---|---|---|
| СТД‑Р | Справка о трудовой деятельности (для получения в Госуслугах, МФЦ) | Отдел кадров |
| ЕФС‑1 | Единый формуляр сведений о работнике (отчёт в Пенсионный фонд) | Бухгалтерия |
| СЗВ‑ТД | Статистический отчёт о трудовых ресурсах | Отдел кадров/Бухгалтерия |
Практические рекомендации работодателя
- Вести учёт в автоматизированной системе (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) – это уменьшит риск ошибок.
- Регулярно проверять состояние бумажных книжек (не реже одного раза в квартал).
- Обучать сотрудников отдела кадров правилам обращения с документами.
- Разработать внутренний регламент, включающий порядок оставления, возврата и утилизации трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оставлять бумажную книжку, если у меня уже есть электронная?
Не обязательно. По желанию работника можно полностью перейти на электронный формат. При этом необходимо оформить акт об отказе от бумажной книжки.
Что делать, если я оставил книжку, а в ней нет записи о последнем переводе?
Сотрудник отдела кадров обязан внести недостающую запись в течение 5 рабочих дней. Если запись невозможна, следует оформить справку о переводе и приложить её к книжке.
Как получить справку СТД‑Р, если книжка уже выдана?
Справку можно получить через Госуслуги, в МФЦ или в отделе кадров, предоставив запрос и копию паспорта.
Можно ли использовать дубликат трудовой книжки?
Да, дубликат оформляется в случае утраты оригинала. В дубликате делается пометка «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Оставление трудовой книжки в отделе кадров – обычная процедура, но требует строгого соблюдения нормативных актов. Правильное оформление заявлений, актов и журналов, а также своевременный учёт в автоматизированных системах позволяют избежать конфликтов и обеспечить сохранность важного документа.
Помните: трудовая книжка должна находиться в отделе кадров всё время, пока вы работаете в организации. При любых изменениях (отказ от бумажного формата, перевод, увольнение) необходимо фиксировать их документально.