Вопрос о том, когда и как отдавать трудовую книжку работодателю, волнует многих россиян — как новых сотрудников, так и тех, кто уже работает несколько лет. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные варианты до сих пор остаются в обороте. В 2026 году действует двойная система: работодатели обязаны вести и бумажную, и электронную версии, если сотрудник не отказался от бумажной книжки. Ниже, подробное, пошаговое руководство, как правильно отдавать трудовую книжку работодателю в разных ситуациях.
Когда именно нужно отдавать трудовую книжку работодателю?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, отдавать трудовую книжку работодателю нужно только в следующих случаях:
- При трудоустройстве на новую работу — если вы не выбрали электронную трудовую книжку (ЭТК) и хотите, чтобы новый работодатель вносил записи в бумажную книжку.
- При запросе работодателя для внесения записи — например, при переводе на другую должность, получении награды, повышении или изменении структуры подразделения.
- При оформлении отпуска по уходу за ребёнком или других льготных периодов, если требуется подтверждение стажа.
Важно! Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку у себя в течение всего периода работы. Она должна храниться у сотрудника, если только он не подал заявление о переводе на ЭТК.
Как правильно отдать трудовую книжку работодателю?
Процедура отдачи трудовой книжки должна проходить строго по правилам, чтобы избежать ошибок и потери документов.
Шаг 1: Подготовьте документы
Перед передачей книжки убедитесь, что у вас есть:
- Сама трудовая книжка (в хорошем состоянии, без повреждений, потёртостей или несанкционированных записей).
- Паспорт (для идентификации личности).
- СНИЛС (если работодатель ведёт ЭТК — он может потребовать его для сопоставления данных).
Шаг 2: Напишите заявление (если требуется)
Если вы ещё не выбрали формат трудовой книжки (бумажную или электронную), и ваш новый работодатель предлагает перейти на ЭТК, вам нужно подать заявление о выборе формата. Это делается один раз — при первом трудоустройстве после 2020 года.
Если вы хотите, чтобы работодатель продолжал вести бумажную книжку, подавать заявление не нужно, она автоматически остаётся в вашем распоряжении.
Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, подайте заявление в произвольной форме (или по форме, утверждённой ПФР). Заявление можно подать:
- через работодателя (он передаст его в ПФР);
- через МФЦ;
- через портал Госуслуги.
Шаг 3: Передайте книжку в присутствии ответственного лица
При передаче трудовой книжки работодателю:
- Попросите, чтобы документ передавался в присутствии сотрудника кадровой службы или другого уполномоченного лица;
- Попросите расписку в получении трудовой книжки — это ваша защита в случае утери.
- Запишите дату передачи и ФИО получившего лица.
Пример расписки:
Расписка
Я, _________________ (ФИО), получил(а) от _________________ (ФИО сотрудника) трудовую книжку № ________ от __.__.____ г. для внесения записи о приёме на работу.
Получил(а): ___________________ (подпись)
Что делать, если работодатель требует оставить книжку у себя?
Это незаконно! Согласно статье 66 ТК РФ и Правилам № 225, работодатель не вправе удерживать трудовую книжку у себя в течение всего срока работы. Исключение, только при увольнении, когда книжка выдаётся в последний день работы.
Если работодатель требует оставить книжку у себя «на весь срок», вы имеете право:
- Отказаться и сослаться на ТК РФ;
- Написать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд);
- Обратиться в прокуратуру или суд.
Нарушение этого правила, основание для административного штрафа работодателю (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменяется?
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году:
- Все работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, которые подали заявление о переходе.
- Бумажная книжка остаётся у сотрудника, если он не подал заявление о переходе на ЭТК.
- ЭТК хранится в Пенсионном фонде РФ и доступна через личный кабинет на портале Госуслуг или в приложении ПФР.
- Записи в ЭТК вносятся автоматически работодателем через форму ЕФС-1 (с января 2023 года).
Если вы выбрали ЭТК:
- Вы не отдаёте бумажную трудовую книжку работодателю для ведения новых записей.
- Работодатель не вносит записи в бумажную книжку, только в ЭТК.
- Бумажная книжка сохраняется как архивный документ, в ней могут быть записи до 2020 года, и она остаётся у вас.
Что делать, если вы увольняетесь?
Это самый важный момент! Согласно статье 84.1 ТК РФ:
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы.
Это правило действует как для бумажной, так и для электронной книжки:
- Если у вас бумажная книжка — работодатель вносит запись об увольнении, заверяет её печатью и выдаёт вам на руки в тот же день.
- Если у вас ЭТК, работодатель передаёт в ПФР сведения об увольнении, и вы можете посмотреть запись в личном кабинете на Госуслугах.
Важно! Если работодатель не выдал книжку в день увольнения, он обязан выплатить вам средний заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если книжка потеряна, вы можете восстановить её через:
- Работодателя — если он сохранил копии документов (приказы, трудовые договоры, справки).
- Пенсионный фонд — если у вас есть ЭТК, там хранятся все данные.
- Суд, если работодатель не сохранил документы, можно обратиться в суд с иском о восстановлении трудового стажа.
При восстановлении бумажной книжки ПФР выдаст вам дубликат с отметкой «Восстановлена».
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Отдаёте книжку при приёме на работу, но не получаете расписку — всегда требуйте расписку!
- Ошибка 2: Думаете, что ЭТК заменила бумажную — нет, они сосуществуют!
- Ошибка 3: Считаете, что работодатель может хранить книжку «на всякий случай» — это нарушение закона!
- Ошибка 4: Не проверяете записи в книжке — всегда проверяйте даты, должности, причины увольнения!
Самое главное помнить:
Трудовая книжка — ваш личный документ. Вы не обязаны отдавать её работодателю, если не увольняетесь и не согласились на ЭТК.
Если вы работаете по бумажной книжке — храните её у себя. Отдавайте только при приёме на новую работу или по вашему письменному запросу (например, для оформления кредита или льгот). Всегда требуйте расписку и проверяйте все внесённые записи. При увольнении, получайте книжку в тот же день.
Если вы выбрали электронную трудовую книжку — бумажная остаётся у вас как исторический документ, а все новые сведения хранятся в ПФР. Проверяйте их регулярно через Госуслуги.
Знание своих прав — лучшая защита от нарушений со стороны работодателя. Не бойтесь требовать соблюдения Трудового кодекса — это ваше законное право.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.