Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию, оформление этого документа остается актуальной задачей для кадровиков и работодателей. В данной статье мы подробно разберем, как правильно открыть трудовую книжку по Трудовому кодексу РФ, какие существуют нюансы и как глобальные изменения в законодательстве влияют на этот процесс.
Основания для открытия трудовой книжки
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику в двух основных случаях:
- Первое трудоустройство. Если человек впервые в жизни заключает трудовой договор, работодатель обязан завести на него новую трудовую книжку.
- Утрата предыдущего документа; Если сотрудник заявляет, что его трудовая книжка была утеряна, повреждена или отсутствует по иным причинам, работодатель по заявлению работника обязан оформить новый документ с пометкой «Дубликат».
Важно помнить: если сотрудник устраивается на работу впервые, но отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель не имеет права принудительно заводить ее. В таком случае сведения о стаже будут вестись только в электронном виде.
Пошаговая инструкция по оформлению
Открытие трудовой книжки — процесс строго регламентированный. Любые ошибки могут привести к проблемам с расчетом стажа в будущем. Как правило, оформление происходит в следующем порядке:
- Получение заявления. Работник пишет заявление с просьбой завести новую трудовую книжку (или дубликат). В заявлении также необходимо указать, желает ли сотрудник вести бумажную книжку наряду с электронной.
- Сбор документов. Для заполнения ьного листа потребуются:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Документ об образовании (аттестат, диплом, свидетельство о квалификации);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета — обязательное условие для связи с электронной базой ПФР).
- Покупка бланка.> Работодатель приобретает чистый бланк установленного государственного образца. Согласно ст. 330 ТК РФ, работодатель обязан выдать вкладыш в трудовую книжку, а также сам бланк, но взимать за них плату с работника не допускается (если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным актом, но на практике бланки оплачивает работодатель).
- Заполнение ьного листа. Данные вносятся аккуратно, без помарок, на основании предоставленных документов.
- Внесение сведений о работе. В разделе «Сведения о работе» делается первая запись о приеме на работу с указанием даты, должности, структурного подразделения и реквизитов приказа.
Правила заполнения ьного листа
ьный лист — лицо документа. Ошибки здесь недопустимы и могут сделать документ недействительным. Основные требования:
- ФИО: указывается полностью, без сокращений, строго как в паспорте.
- Дата рождения: пишется арабскими цифрами (например, 22 мая 2026 года будет записано как 22 05 2026).
- Образование: указывается уровень (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее).
- Профессия/специальность: вписывается согласно документу об образовании.
- Дата заполнения: ставится дата фактического открытия книжки.
- Подписи: работник обязательно ставит свою подпись, подтверждая правильность данных. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть заверена печатью работодателя (при ее наличии).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новый этап
С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после введения новой системы.
- Для тех, кто сохранил бумажный вариант, он продолжает вестись наравне с электронным, но работник имеет право в любой момент отказаться от бумаги.
- Если сотрудник устраивается на работу впервые после 31 декабря 2026 года, бумажная трудовая книжка ему вообще не заводится — вся информация будет храниться только в информационной системе Пенсионного фонда (СФР).
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель несет административную ответственность. Штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ могут составить:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей, от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, если по вине работодателя сотрудник не сможет трудоустроиться из-за неверной или отсутствующей записи, работодателя могут привлечь к материальной ответственности в размере среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
Открытие трудовой книжки по ТК РФ требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Несмотря на то что цифровизация меняет рынок труда и бумажные документы постепенно уходят в прошлое, знание классических правил ведения трудовых книжек остается обязательным для каждого специалиста по кадрам. Главное — сверяться с актуальными редакциями законов, так как переход на ЭТК в 2026 году вносит существенные коррективы в привычные процедуры.