В 2026 году вопрос корректного ведения трудовых книжек остается одним из самых важных для работодателей и сотрудников. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще используется, особенно для тех работников, кто не подал заявление об отказе от него. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить отмену нескольких ошибочных записей, чтобы избежать проблем с пенсионным стажем и юридической чистотой документов.

Почему важно исправлять ошибки немедленно?

Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, поскольку этот документ является одним из основных подтверждений стажа. Ошибки в датах, названиях должностей или причинах увольнения требуют немедленного исправления. Минтруд России неоднократно подчеркивал: избыточные требования и устаревшие сведения должны быть исключены, но корректность оставшихся записей — приоритет.

Общие принципы исправления записей

Согласно действующему законодательству РФ (включая актуальные на май 2026 года нормы), исправление записей в трудовой книжке производится следующим образом:

• Нельзя зачеркивать, замазывать или стирать ошибочные записи.
• Исправление вносится новой записью с указанием номера и даты ошибочной записи.
• Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она используется).
• В электронную трудовую книжку вносятся аналогичные корректирующие записи через систему ПФР.

Как отменить несколько ошибочных записей?

Если в трудовой книжке обнаружено несколько ошибочных записей, каждая из них исправляется отдельной записью. Порядок действий:

1. Идентифицируйте все ошибки: проверьте даты, названия организаций, должности, основания увольнений.
2. Подготовьте документы-основания: приказы об исправлении, служебные записки, заявления сотрудника (если требуется).
3. Внесите корректирующие записи последовательно:
   • Укажите номер и дату ошибочной записи.
   • Напишите: «Запись за номером [№] от [дата] считать недействительной».
   • При необходимости внесите правильную запись сразу после.
4. Заверьте каждую исправительную запись подписью и печатью.
5. Продублируйте исправления в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале ПФР.

Пример формулировки при отмене двух записей:

«Запись за номером 5 от считать недействительной. Запись за номером 6 от считать недействительной. Вместо них внести запись: «Принят на должность менеджера с ».

Особенности для электронных трудовых книжек

С 21 апреля 2025 года уведомления о доставке и изменениях в ЭТК поступают через встроенный чат в приложениях государственных сервисов. Работодатель обязан:

• Вносить корректировки в ЭТК в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.
• Уведомить сотрудника о внесенных изменениях через личный кабинет или письменное уведомление.
• Сохранять электронные копии документов-оснований не менее 50 лет.

Что делать, если организация ликвидирована?

Если ошибка обнаружена после ликвидации компании, исправления вносит:

• Правопреемник организации;
• Архивная служба (если документы переданы в архив);
• Суд — по заявлению работника (в спорных ситуациях).

Частые ошибки при исправлении

• Попытка «закрасить» ошибку — запрещено.
• Отсутствие ссылки на номер и дату ошибочной записи.
• Незаверенные исправления (нет подписи/печати).
• Игнорирование синхронизации между бумажной и электронной версией.

Рекомендации экспертов

Член комитета Госдумы по труду Екатерина Стенякина подчеркивает: «Работодатели должны проводить ежегодный аудит трудовых книжек. Профилактика ошибок дешевле, чем их исправление». Также рекомендуется:

• Обучать кадровиков актуальным правилам ведения ЭТК и бумажных книжек.
• Использовать специализированные программы для автоматического контроля формата записей.
• Хранить сканы всех страниц трудовой книжки при приеме/увольнении.

Отмена нескольких записей в трудовой книжке, процедура, требующая внимательности и строгого соблюдения регламента. В 2026 году, когда цифровизация достигла нового уровня, важно обеспечивать синхронность между бумажными и электронными документами. Помните: правильно оформленная трудовая книжка — гарантия беспрепятственного получения пенсии и защиты прав работника. При сомнениях обращайтесь в территориальные органы ПФР или используйте официальные разъяснения Минтруда России.

Важно! Данная статья актуальна на май 2026 года. Следите за обновлениями законодательства на официальном портале Минтруда и ПФР.