С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Согласно Федеральному закону, все сведения о трудовой деятельности работников должны храниться в Пенсионном фонде России (ПФР). В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно отправить трудовую книжку в ПФР, какие документы для этого нужны и какие сроки необходимо соблюдать.
Что такое электронная трудовая книжка и почему она важна
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который формируеться и хранится в ПФР. Основные преимущества ЭТК:
- Удобство доступа: информацию можно получить в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг
- Отсутствие риска потери: бумажную трудовую книжку можно потерять или испортить, а электронная хранится в безопасности
- Автоматическое обновление: все записи о приеме на работу, увольнении и переводах вносятся работодателем автоматически
- Упрощение процедур: при устройстве на новую работу не нужно предоставлять оригинал трудовой книжки
Важно! С 2020 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде. Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
Способы отправки трудовой книжки в ПФР
Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете:
- Перейдите на сайт https://es.pfrf.ru/
- Используйте учетную запись портала Госуслуг
- Подключитесь к электронному документообороту (ЭДО):
- Если вы еще не подключены, отправьте Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД)
- Это можно сделать через специализированного оператора связи или напрямую в ПФР
- Заполните и отправьте отчет по форме СЗВ-ТД:
- Форма СЗВ-ТД — это отчет о трудовой деятельности, который включает все изменения в трудовой книжке
- Отчет необходимо подавать не позднее 15 числа каждого месяца
- При приеме на работу или увольнении, в течение 1 дня после издания приказа
- Загрузите скан-копии (если требуется):
- Некоторые организации могут потребовать скан-копии бумажных трудовых книжек
- Загрузите их в соответствующий раздел личного кабинета
- Подпишите документы электронной подписью и отправьте в ПФР
Через специализированные операторы связи
Вы можете воспользоваться услугами операторов электронного документооборота, которые предоставляют услуги по передаче отчетности в ПФР. Наиболее популярные операторы:
- Такском
- Контур
- Сбербанк
- ФакториAcademy
Операторы связи предоставляют удобные интерфейсы для заполнения и отправки отчетности, а также обеспечивают юридическую значимость документов благодаря электронной подписи.
Очно в клиентской службе территориального органа ПФР
Если у вас нет возможности отправить документы электронно, вы можете обратиться в клиентскую службу ПФР лично:
- Предоставьте заполненный отчет по форме СЗВ-ТД
- Предъявите документы, подтверждающие вашу личность
- Получите подтверждение о приеме документов
Какие документы необходимо отправить в ПФР
Основной документ, который необходимо отправить в ПФР — это отчет по форме СЗВ-ТД. В этом отчете содержатся следующие сведения:
- Сведения о приеме на работу
- Сведения о переводе на другую должность
- Сведения об увольнении
- Сведения о присвоении новой квалификации
- Сведения о присвоении новой профессии
Если у вас есть бумажные трудовые книжки, и вы хотите их сохранить в электронном виде, вы можете отправить их скан-копии. Однако помните, что с 2020 года новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Сроки подачи документов
Крайне важно соблюдать установленные сроки!
- Ежемесячная отчетность: не позднее 15 числа каждого месяца
- При приеме на работу: в течение 1 дня после издания приказа о приеме
- При увольнении: в течение 1 дня после издания приказа об увольнении
- При переводе на другую должность: в течение 1 дня после издания приказа о переводе
Нарушение сроков подачи отчетности может привести к штрафам для работодателя. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей за каждого работника.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Чтобы получить выписку из своей электронной трудовой книжки, выполните следующие действия:
- Перейдите на сайт https://es.pfrf.ru/
- Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи портала Госуслуг
- Выберите раздел «Электронная трудовая книжка»
- Нажмите на кнопку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»
- Нажмите кнопку «Запросить»
- Дождитесь, пока выписка будет сформирована и направлена в ваш личный кабинет
- Скачайте выписку в формате PDF
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оставить бумажную трудовую книжку?
Да, вы можете оставить бумажную трудовую книжку, если вы были приняты на работу до 2020 года. Однако с 2020 года все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?
Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, обратитесь к последнему работодателю с просьбой выдать вам дубликат. Также вы можете получить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте ПФР.
Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?
Да, вы можете получить бумажную копию электронной трудовой книжки, обратившись в ПФР или МФЦ. Для этого необходимо заполнить заявление и предъявить документы, подтверждающие вашу личность.
Что делать, если в моей электронной трудовой книжке ошибка?
Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке, обратитесь к работодателю с просьбой исправить ее. Работодатель обязан внести изменения и отправить их в ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Электронная трудовая книжка упрощает доступ к информации, снижает риск потери документов и облегчает процедуры при устройстве на работу.
Следуйте нашим рекомендациям, соблюдайте установленные сроки и не забывайте проверять данные в своей электронной трудовой книжке. Если у вас возникнут вопросы, обратитесь в ПФР или к работодателю.
Помните! Отправка трудовой книжки в ПФР — это обязанность работодателя. Вы как работник можете только проверить данные в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуг.