Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве. С 2021 года у сотрудников появилось право выбора: сохранять бумажную версию трудовой книжки или перейти на электронный формат. При этом ключевым инструментом передачи сведений в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России — СФР) стала форма СЗВ-ТД (в настоящее время включенная в состав единой формы ЕФС-1). В этой статье мы подробно разберем, как правильно отражать способ ведения трудовой книжки при приеме на работу, какие существуют сроки и как действовать в нестандартных ситуациях.
Что такое электронная трудовая книжка и отчет СЗВ-ТД?
В двух словах: электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР (СФР) исключительно на основании отчетов, подаваемых работодателем. Сама по себе база не знает, где и когда работал человек, пока работодатель не передаст эту информацию через форму СЗВ-ТД.
Важно понимать: форма СЗВ-ТД подается независимо от того, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник. Даже если сотрудник оставил бумажную книжку, работодатель обязан передавать о нем цифровые сведения в фонд.
Сроки сдачи СЗВ-ТД при приеме на работу
Сроки предоставления отчетности зависят от кадрового мероприятия. При приеме на работу действуют самые жесткие рамки:
- Прием на работу и увольнение: СЗВ-ТД необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении. Это критически важное правило, за нарушение которого предусмотрены штрафы.
- Перевод на другую постоянную работу: сведения подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.
- Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки: отчет предоставляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник подал данное заявление.
Отражение способа ведения трудовой книжки при приеме
В форме СЗВ-ТД есть специальные реквизиты, относящиеся к подаче сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в электронном или бумажном виде). Как же заполнить отчет при приеме нового сотрудника?
Ситуация 1: Сотрудник уже подавал заявление на прошлых местах работы
Если принимаемый работник уже сделал свой выбор ранее (о чем есть запись в его выписке СТД-ПФР или бумажной трудовой книжке), и он не хочет ничего менять, при приеме на работу вы просто подаете отчет с кодом мероприятия «ПРИЕМ». Указывать сведения о заявлении в этом случае не нужно, так как способ ведения уже определен и известен фонду.
Ситуация 2: Сотрудник подает заявление одновременно с приемом
Если человек устраивается на работу впервые или ранее не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, и подает его вам при оформлении, в форме СЗВ-ТД необходимо отразить:
- Мероприятие, «ПРИЕМ».
- Сведения о заявлении: дату подачи заявления и выбранный способ ведения (бумажный или электронный).
Ситуация 3: Сотрудник отказывается подавать заявление
Что делать, если организация уведомила работника о праве выбрать способ ведения трудовой книжки, но работник уволился, не подав заявления? В таком случае отчет СЗВ-ТД сдается без указания сведений о заявлении. Вы отражаете только факт приема и факт увольнения в установленные сроки (на следующий рабочий день после приказа). Право выбора за сотрудником сохраняется, и он сможет реализовать его у следующего работодателя. Заставлять писать заявление или наказывать за отказ нельзя.
Важные нюансы и изменения
Переход на форму ЕФС-1
С года традиционная форма СЗВ-ТД была упразднена. Теперь сведения о трудовой деятельности работников передаются в составе единой формы ЕФС-1 (раздел 2). Суть заполнения граф, касающихся приема и выбора способа ведения трудовой книжки, осталась прежней, изменилась лишь оболочка отчета и порядок его отправки.
Работники без сведений о предыдущей деятельности
В любой организации может появиться сотрудник без сведений о предыдущей трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-ПФР) или без записей в бумажной трудовой книжке. В таком случае при приеме на работу такому лицу необходимо разъяснить его права на выбор способа ведения, а при подаче им заявления — корректно внести данные в ЕФС-1 (бывш. СЗВ-ТД).
Как изменить способ ведения в программах 1С
Если сотрудник передумал и решил изменить способ ведения трудовой книжки (например, захотел отказаться от бумажной в пользу электронной), он должен подать новое заявление. В программах кадрового учета, таких как 1С:ЗУП, это делается просто: в карточке сотрудника регистрируется новое заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, после чего при следующем формировании отчета эти данные автоматически попадут в форму. Срок сдачи такого отчета — до 15-го числа следующего месяца.
Главное правило при приеме на работу: отчет о трудовой деятельности сдаеться в любом случае, независимо от того, какую трудовую книжку ведет сотрудник. При приеме и увольнении срок сдачи, не позднее следующего рабочего дня. Сведения о заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки вносятся в отчет только тогда, когда такое заявление фактически подано. Если сотрудник бездействует, вы просто сдаете отчет без данных о заявлении, фиксируя лишь сам факт кадрового перемещения.