С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот новый формат заменил традиционную бумажную трудовую книжку‚ а ведение сведений о трудовой деятельности теперь осуществляется Пенсионным фондом России (ПФР)․ Работодатель обязан передавать информацию о приёме‚ увольнении и других событиях в электронном виде в ПФР․ Но как правильно отразить этот новый порядок в трудовом договоре с сотрудником? Разберём пошагово․

Правовая основа: что говорит закон?

Важно понимать: в Трудовом кодексе РФ нет прямого термина «электронная трудовая книжка»․ Речь идёт о сведениях о трудовой деятельности в электронном виде‚ которые ведутся в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ и Федеральным законом от № 439-ФЗ․

• Кто ведёт? Сведения формирует и хранит ПФР․
• Кто передаёт? Работодатель обязан передавать данные о каждом сотруднике в ПФР в электронном виде․
• С какого года? Система начала работать с 2020 года․ С 2021 года при первом трудоустройстве гражданам по умолчанию оформляется ЭТК․

Ключевой момент: заявление работника

Переход на электронный формат не может быть принудительным․ Даже если ранее сотрудник выбрал бумажную книжку‚ для перехода на ЭТК требуется его письменное заявление (часть 3 статьи 2 закона № 439-ФЗ)․ Без этого документа работодатель не вправе отменить бумажную книжку и начать передавать данные только в электронном виде․

Как прописать в трудовом договоре: образец и пояснения

В самом договоре нельзя прописать сам факт наличия у работника электронной трудовой книжки — это право работника‚ а не условие договора․ Правильно отразить нужно порядок ведения сведений о трудовой деятельности․

Рекомендуемый пункт для включения в трудовой договор:

«Стороны подтверждают‚ что сведения о трудовой деятельности Работника‚ предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации‚ будут вестись в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ в форме электронных документов․ Передача указанных сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляется Работодателем в установленном порядке․ Работник вправе получить выписку из сведений о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде Российской Федерации или через портал Госуслуг․ Оформление бумажной трудовой книжки (при её наличии у Работника на дату заключения настоящего договора) осуществляется по заявлению Работника․»

Что важно в формулировке:

• Указание на ст․ 66․1 ТК РФ — это прямое отсылание к закону;
• Упоминание ПФР как оператора системы․
• Право работника на выписку — он всегда может получить информацию․
• Условие о бумажной книжке, она остаётся у работника‚ если была оформлена ранее‚ и аннулируется только по его письменному заявлению․

Пошаговая инструкция для работодателя при приёме на работу

1. Уточните у кандидата‚ какой формат ведения трудовой книжки он предпочитает (электронный или бумажный)․ Если у него уже есть бумажная книжка‚ он может оставить её․
2. Если сотрудник выбирает ЭТК‚ попросите его написать письменное заявление о переходе на электронный формат․ Образец заявления можно разработать самостоятельно‚ указав ФИО‚ паспортные данные и просьбу об оформлении сведений в ЭТК․
3. Включите в трудовой договор пункт‚ приведённый выше․
4. При увольнении (или ином событии‚ меняющем трудовую историю) работодатель обязан в тот же день передать сведения в ПФР через электронные сервисы (например‚ через систему «СБИС» или напрямую на портал ПФР)․ В записи указывается точная причина увольнения в соответствии с формулировками ТК РФ․
5. Сообщите работнику о передаче данных; Он может проверить актуальность записей в своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР․

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Работодатель не выдает сам документ — его хранит ПФР․ Подтверждением является:

• Выписка из ЭТК‚ которую работник может получить в ПФР или через Госуслуги․
• Отметка в трудовом договоре (как в образце выше) о том‚ что сведения ведутся в электронном виде․
• Квитанция или подтверждение о передаче сведений в ПФР (если работник запросит)․

При приёме на работу проверять наличие ЭТК у кандидата не требуется․ Достаточно выяснить его предпочтение и оформить заявление при необходимости․

Важные нюансы и частые ошибки

• Нельзя прописать в договоре‚ что бумажная книжка не выдаётся․ Это нарушает право работника․
• Нельзя менять формат без заявления․ Даже если в 2026 году система полностью электронная‚ у работника с бумажной книжкой она остаётся до его заявления․
• При увольнении запись в ЭТК должна быть сделана в день увольнения․ Задержка влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
• Для работников на Крайнем Севере или в районах с повышающими коэффициентами порядок тот же‚ но нужно следить за корректным указанием оснований увольнения в передаваемых данных․

Ведение электронной трудовой книжки — это обязанность работодателя по передаче данных в ПФР․ В трудовом договоре нужно отразить не сам факт существования ЭТК‚ а порядок ведения сведений в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Ключевое условие, письменное заявление работника для перехода с бумажного носителя на электронный․ Все записи (приём‚ увольнение‚ перевод) должны передаваться в ПФР в день их возникновения․ Соблюдение этих правил защитит и работодателя от штрафов‚ и работника — от потери информации о своём трудовом стаже․

Статья актуальна на 23 мая 2026 года․ Перед применением рекомендуется свериться с последними изменениями в законодательстве или проконсультироваться с юристом․