В процессе деятельности любой компании могут происходить организационные изменения: реорганизация‚ смена направления бизнеса или обычное переименование отделов. В таких ситуациях у кадровиков и бухгалтеров возникает закономерный вопрос: как правильно отразить изменение наименования структурного подразделения в трудовой книжке сотрудника? Ошибки в этом документе недопустимы‚ так как трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий‚ нормативную базу и правила оформления записей при переименовании отдела‚ сектора‚ департамента или иного структурного подразделения организации.
Нормативная база
При внесении любых записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться:
- Трудовым кодексом РФ (в частности‚ статьей 57‚ которая регламентирует содержание трудового договора).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Правила).
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69 (далее — Инструкция).
Главное правило: это не перевод
Самое важное‚ что нужно усвоить: изменение наименования структурного подразделения не является переводом работника. Перевод — это изменение трудовой функции или места работы (ст. 72.1 ТК РФ). Если сотрудник продолжает выполнять ту же работу‚ на той же должности‚ а изменилось только название его отдела (например‚ «Отдел продаж» стал «Департаментом коммерческой реализации»)‚ это считается изменением условий трудового договора‚ не связанных с переводом.
Следовательно‚ получать письменное согласие работника на переименование отдела не требуется (если при этом не меняются его должностные обязанности‚ оклад или место работы). Однако переименование должно быть оформлено приказом по организации.
Порядок действий кадровика
Чтобы всё сделать по закону‚ необходимо соблюсти следующий алгоритм:
- Издание приказа. Руководитель издает приказ об изменении наименования структурного подразделения. В приказе следует указать причину изменения‚ старое и новое названия‚ а также дату‚ с которой изменения вступают в силу.
- Уведомление работников. Хотя согласие не требуется‚ сотрудников необходимо уведомить о смене названия отдела под подпись. Это делается для того‚ чтобы избежать недопониманий и заблаговременно подготовить документы.
- Внесение записи в трудовую книжку. На основании приказа работодателя в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
Как внести запись в трудовую книжку
Согласно пункту 3.1 Инструкции‚ если с работником происходит изменение структурного подразделения‚ в которое он принят‚ то данное изменение вносится в трудовую книжку аналогично записи о приеме на работу.
Запись вносится в графы 1‚ 2‚ 3 и 4 раздела «Сведения о работе».
Пошаговое заполнение граф:
- Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): вносится дата изменения наименования подразделения (дата‚ указанная в приказе).
- Графа 3 (Сведения о приеме…): вносится запись о переименовании. Формулировка должна быть четкой и содержать ссылку на приказ.
Например: «Структурное подразделение “Отдел кадров” переименовано в “Управление по работе с персоналом”». - Графа 4 (Основание): указывается дата и номер приказа работодателя‚ на основании которого произошло переименование.
Пример заполнения:
Предположим‚ приказ о переименовании издан . В трудовой книжке это будет выглядеть так:
Графа 1: 11
Графа 2: 15 03 2026
Графа 3: Структурное подразделение «Отдел логистики» переименовано в «Службу транспортной логистики»
Графа 4: Приказ от № 24-к
Что делать‚ если подразделение не было указано при приеме на работу?
Частая ситуация: в трудовом договоре и трудовой книжке при приеме на работу не было указано конкретное структурное подразделение (например‚ просто написано «Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера»). В таком случае‚ если позже компания решает структурировать бизнес и создает отделы‚ в трудовую книжку просто вносится запись о том‚ что работник зачислен в конкретное подразделение.
Однако‚ если изначально отдел указан не был‚ а потом его переименовали‚ вносить запись об изменении наименования подразделения не нужно‚ так как в книжке нет предыдущей записи о названии отдела.
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание старой записи. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать правильные‚ но устаревшие записи категорически запрещено (в отличие от ьного листа). Изменение оформляется только новой строкой с записью о переименовании.
- Формулировка «Переведен в…». Как уже упоминалось‚ переименование — это не перевод. Использование слова «переведен» в данном контексте является грубой ошибкой‚ которая может повлиять на стаж и права работника.
- Отсутствие приказа. Запись в трудовой книжке всегда должна опираться на документ-основание. Если нет приказа о переименовании‚ внесение записи незаконно.
Изменение наименования структурного подразделения в трудовой книжке, это несложная процедура‚ если понимать её суть. Главное — помнить‚ что это не перевод‚ а изменение условий труда‚ не затрагивающее трудовую функцию. Четкое следование Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ правильная формулировка записи и обязательная ссылка на приказ работодателя гарантируют отсутствие проблем при проверках Трудовой инспекцией и обеспечат работнику корректно оформленный документ о его трудовом стаже.