Сегодня 02:30:01 () актуально обсудить, как правильно отразить в трудовой книжке переименование должности, когда сама трудовая функция работника остаётся неизменной. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и практические примеры, которые помогут кадровикам избежать ошибок и обеспечить корректность пенсионного учёта.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 57 (изменение трудового договора по соглашению сторон) и ст. 66 (ведение трудовых книжек).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г. – устанавливает форму записи о переименовании должности.
- Постановления Минтруда и Роструда – разъясняют необходимость внесения сведений о переименовании даже при неизменных функциях.
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» – подчёркивает, что ошибки в трудовой книжке могут повлиять на размер и timing назначения пенсии.
Когда требуется запись о переименовании должности?
Запись делается в следующих случаях:
- Изменение наименования должности вследствие обновления штатного расписания, профстандарта или справочника профессий.
- Переименование по инициативе руководства (с обязательным письменным согласием работника).
- Реорганизация структурного подразделения, когда меняется только название отдела/службы, а функции сотрудника сохраняются.
- Получить согласие работника (если переименование инициировано работодателем). Согласие оформляется в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.
- Издать приказ о переименовании должности (или о внесении изменений в штатное расписание). В приказе указывают:
- дата и номер приказа;
- старое и новое наименование должности;
- основание (изменение штатного расписания, профстандарта и т.д.).
- Внести запись в трудовую книжку согласно разделу «Сведения о работе»:
- графа 1 – порядковый номер записи;
- графа 2 – дата внесения изменения (дата приказа);
- графа 3 – формулировка о переименовании (см. образцы ниже);
- графа 4 – реквизиты приказа (номер и дата).
- Обновить иные кадровые документы (личную карточку, электронную трудовую книжку, ЕФС‑1 при необходимости).
- Ознакомить работника с внесёнными изменениями под подпись.
- Переименование должности без согласия работника считается нарушением ст. 57 ТК РФ и может быть признано незаконным;
- В таком случае работодатель должен либо оставить прежнее наименование в трудовой книжке, либо инициировать перевод сотрудника на другую позицию с его согласием.
- Документальное фиксирование отказа (письменное объяснение работника) рекомендуется для защиты интересов компании в случае спора.
- Несоответствию данных в трудовой книжке информации в Пенсионном фонде;
- Занижению или задержке назначения страховой пенсии;
- Сложностям при подтверждении стажа при приёме на новую работу или при получении социальных выплат;
- Риску административных штрафов за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Получить письменное согласие работника (если требуется).
- Подготовить и утвердить приказ о переименовании должности.
- Внести запись в трудовую книжку (графы 1‑4) согласно образцу.
- Обновить электронную трудовую книжку и иные кадровые документы.
- Ознакомить работника с записью под подпись.
- Архивировать приказ и дополнительное соглашение в личном деле сотрудника.
Важно: даже если содержание работы не изменилось, наименование должности является обязательным реквизитом трудовой книжки, поэтому его изменение должно быть зафиксировано.
Алгоритм действий кадровика
Образцы записей в трудовой книжке
Пример 1 – простое переименование
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Наименование должности секретарь изменено на офис‑менеджер.
Графа 4: Приказ № 45 от .
Пример 2 – с указанием причины
Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: В связи с изменением штатного расписания должность ведущий специалист по кадрам переименована в старший HR‑специалист.
Графа 4: Приказ № 78 от .
Пример 3 – переименование отдела (если требуется отразить в трудовой книжке)
Графа 1: 08
Графа 2:
Графа 3: Отдел логистики и снабжения переименован в отдел управления цепочками поставок.
Графа 4: Приказ № 12 от .
Особенности электронной трудовой книжки
При ведении электронной трудовой книжки (ЕТК) запись о переименовании формируется в разделе «Сведения о работе» через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта. Обязательно указываются те же реквизиты, что и в бумажном варианте: дата, номер приказа, старое и новое наименование.
Если изменение касается только названия отдела и не влияет на должность сотрудника, в ЕТК обычно достаточно отразить событие в форме ЕФС‑1, подраздел 1.1, где указывают код мероприятия «ПЕРЕВОД» и новое название подразделения.
Что делать, если работник отказывается подписывать дополнительное соглашение?
Возможные последствия ошибок в трудовой книжке
Неправильное или отсутствующее отражение переименования может привести к:
Практический чек‑лист для кадровика
Соблюдение изложенного порядка гарантирует корректное ведение трудовой книжки, защищает права работника и минимизирует риски для работодателя в части пенсионного обеспечения и трудовой инспекции.