Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий как сам факт исполнения должностных обязанностей сотрудником, так и его трудовой стаж. Поэтому крайне важно понимать, как правильно вносить в нее сведения, особенно когда речь идет о нестандартных ситуациях, таких как работа по совместительству.

В данной статье мы подробно разберем: нужно ли вообще отражать совместительство в трудовой книжке, кто должен это делать, какие документы для этого необходимы и чем совместительство отличается от совмещения.

Главное правило: только по желанию работника

Самое важное, что необходимо усвоить кадровику и работодателю: сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку исключительно по желанию работника. Если сотрудник не изъявил такого желания, заставлять его или вносить запись в одностороннем порядке нельзя.

Согласно законодательству (ст. 66 ТК РФ), трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Именно поэтому запись в трудовую книжку о совместительстве делает работодатель по основному месту работы, а не тот работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству.

Совместительство и совмещение: в чем разница для трудовой книжки?

Эти два понятия часто путают, однако они кардинально отличаются с точки зрения кадрового учета:

• Совместительство — это регулярная оплачиваемая работа, которую сотрудник выполняет в свободное от основной работы время. Запись о такой работе может быть внесена в трудовую книжку по желанию работника.
• Совмещение, это выполнение дополнительной работы по другой или той же должности в течение основного рабочего времени у того же работодателя. В трудовой книжке совмещение не отражается — законодательством не предусмотрено внесение таких записей.

Виды совместительства и особенности записей

Совместительство может быть двух видов, и от этого зависит формулировка в трудовой книжке:

Внутреннее совместительство

Если сотрудника оформили на дополнительную должность у основного работодателя, процедура упрощается. Работнику достаточно написать заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству. Поскольку работодатель и по основному месту, и по совместительству один, запрашивать дополнительные подтверждающие документы нет необходимости, все данные уже есть внутри организации.

Внешнее совместительство

Если совместительство внешнее (сотрудник работает у другого работодателя), запись все равно делает основной работодатель. Однако для этого сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (например, заверенную копию приказа о приеме на работу или справку с места работы).

При внешнем совместительстве в графе 3 обязательно укажите название компании, в которой сотрудник работает по совместительству, прежде чем вносить сведения о приеме на должность.

Какие документы нужны для внесения записи?

Чтобы основной работодатель внес запись в трудовую книжку, сотруднику необходимо предоставить:

1. Заявление в свободной форме с просьбой внести сведения о работе по совместительству.
2. Документ, подтверждающий работу по совместительству. Согласно разъяснениям государственных органов (в частности, Письму Минтруда России от № 14-6/ООГ-1867), это может быть справка, заверенная копия приказа о приеме на работу или трудового договора.

Когда вносить запись: сразу или после увольнения?

Правила заполнения трудовой книжки при совместительстве допускают два варианта внесения записей:

• В хронологическом порядке — запись о приеме на работу по совместительству вносится сразу после того, как сотрудник предоставил подтверждающие документы и написал заявление.
• Блоками (одновременно о приеме и увольнении) — запись о приеме и увольнении может быть внесена одновременно после увольнения из организации, где сотрудник работал по совместительству. На практике такой вариант используется чаще, так как позволяет компактно отразить весь период работы у стороннего работодателя.

Образец записи в трудовой книжке по совместительству

Ниже представлен пример того, как выглядит отметка в трудовой книжке о приеме на работу по внешнему совместительству:

В графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу по совместительству.
В графе 3 (графа «Сведения о приеме…») делается запись:

• Для внешнего совместителя: «Принят в Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» на должность менеджера по совместительству».
• Для внутреннего совместителя: «Принят на должность менеджера по совместительству» (без указания названия организации, так как оно уже указано в заголовке раздела).

В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (например: «Приказ ООО «Альфа» от № 24-к» или «Справка от ООО «Альфа» от № 12, Приказ от № 24-к»).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместители

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) посредством отчетов СЗВ-ТД.

Отдельных правил для оформления СЗВ-ТД на совместителей нет. Работодатель по совместительству подает отчетность по такому сотруднику в стандартном порядке, указывая код выполняемой функции и признак совместительства. Таким образом, электронная трудовая книжка совместителя формируется в системе СФР автоматически на основании переданных страхователями данных.

Зачем работнику запись о совместительстве?

Может возникнуть вопрос: зачем сотруднику добиваться внесения записи о совместительстве, если это не обязательно? Ответ прост: запись о работе по совместительству подтверждает наличие у гражданина опыта работы в определенной должности. Это может быть критически важно для будущего трудоустройства, подтверждения квалификации или получения определенных льгот и гарантий.

1. Трудовая книжка находиться у работодателя по основному месту работы.
2. Запись о совместительстве делается только по желанию работника.
3. Вносит запись основной работодатель на основании подтверждающих документов с места работы по совместительству.
4. Совмещение в трудовой книжке не отражается.
5. Записи можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (прием и увольнение одновременно).

Соблюдение этих несложных правил позволит кадровым специалистам грамотно вести документацию и избегать типичных ошибок при оформлении трудовых книжек работников-совместителей.