Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Очень часто сотрудники устраиваются на дополнительную работу у одного и того же работодателя, то есть становятся внутренними совместителями. Как правильно отразить этот факт в трудовой книжке, чтобы не нарушить законодательство? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данной процедуры.
Обязательно ли вносить запись?
Первое и самое главное правило, которое необходимо запомнить: внесение записи о работе по совместительству не является обязательным. Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек, эта информация вносится исключительно по желанию самого работника.
Если сотрудник не изъявил желания зафиксировать факт внутреннего совместительства, работодатель не имеет права делать это самостоятельно. Инициатива должна исходить только от самого работника;
Кто вносит запись при внутреннем совместительстве?
В отличие от внешнего совместительства (когда сотрудник работает у другого работодателя и для внесения записи нужно брать справку), ситуация с внутренним совместительством гораздо проще.
Поскольку сотрудник работает и по основному месту, и по совместительству у одного и того же работодателя, именно этот работодатель и вносит запись. Работнику не нужно обращаться куда-либо еще — запись вносится одной и той же организацией.
Пошаговая процедура оформления
Чтобы всё сделать по закону, необходимо соблюдать определенный алгоритм действий.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Как уже было сказано, запись делается только по просьбе сотрудника. Работник должен написать заявление о внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству. Заявление составляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать:
- ФИО и должность руководителя организации;
- ФИО и должность (по основному месту работы) сотрудника;
- Просьбу внести запись о работе по внутреннему совместительству с указанием должности, структурного подразделения и даты приема;
- Дату и подпись работника.
Шаг 2; Издание приказа и подготовка документа-основания
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись вносится на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В случае внутреннего совместительства таким документом выступает приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу по совместительству.
Работодатель издает приказ о приеме на работу по внутреннему совместительству (если он еще не был издан ранее) и знакомит с ним работника под подпись.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». При этом важно соблюдать хронологию и правила заполнения граф:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (продолжает нумерацию после последней имеющейся записи).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу в качестве совместителя (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3 — делается запись о приеме на работу. Указывается наименование организации (поскольку это внутреннее совместительство, название компании можно не дублировать, если оно уже указано выше, либо вписать для ясности), структурное подразделение, должность и обязательно пометка «по совместительству».
- Графа 4 — указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Пример заполнения трудовой книжки
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке о внутреннем совместительстве.
Допустим, Иванов А.А. работает в ООО «Альфа» менеджером (основное место). Он подал заявление с просьбой внести запись о том, что с 20 мая 2026 года он также принят в ООО «Альфа» на должность логиста по внутреннему совместительству.
Сведения о работе
…
- Графа 1 (№ записи): 11
- Графа 2 (Дата): 20 05 2026
- Графа 3 (Сведения): Принят в отдел логистики на должность логиста по совместительству.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Примечание: Некоторые кадровики в графе 3 указывают: «Принят в ООО „Альфа“ в отдел логистики…», что также допустимо, особенно если между предыдущими записями есть записи об увольнении из этой же организации;
Важные нюансы и частые ошибки
- Отметка в трудовом договоре: Когда трудовая книжка будет заполнена, руководитель организации (или уполномоченное лицо) обязан отметить в трудовом договоре данного сотрудника, что он является совместителем только в свободное от основной работы время.
- Основание для записи: При внутреннем совместительстве запись вносится на основании приказа работодателя о приеме на работу. Использовать справки для внутреннего совместителя не нужно.
- Электронная трудовая книжка (ЕФС-1): Не забывайте, что при приеме внутреннего совместителя работодатель обязан подавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд. Это отдельное мероприятие, которое не зависит от того, попросил ли работник бумажную запись в трудовую книжку или нет.
- Увольнение с совместительства: Если работник увольняется только с должности по совместительству, но остается на основном месте работы, в трудовую книжку также по его просьбе вносится запись об увольнении с работы по совместительству.
Внесение записи о внутреннем совместительстве в трудовую книжку — это право, а не обязанность работника и работодателя. Главное правило — запись вносится только по заявлению сотрудника. Поскольку работодатель по основному месту и по совместительству совпадает, процедура максимально упрощена: не требуется запрашивать справки с других мест работы, достаточно опираться на собственные приказы организации. Строго следуйте Инструкции по заполнению трудовых книжек, и у вас не возникнет проблем с оформлением данного документа.