Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В 2026 году её всё ещё используют многие организации, однако происходит переход на электронную форму. Ниже подробно рассматриваем, когда и как следует передавать (или не передавать) трудовую книжку работодателю.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о местах работы, сроках, должностях и трудовом стаже сотрудника. Она служит подтверждением прав на пенсионные выплаты, пособия и другие социальные льготы.
1.1 Обязательность ведения трудовой книжки
- Ведение бумажной трудовой книжки обязалено для всех работников, которые не перешли на электронную форму.
- С 2021 года при приёме на работу в большинстве компаний вводятся электронные трудовые книжки, но бумажные формы остаются в обращении до полной цифровизации.
Когда требуется передать трудовую книжку работодателю?
Передача происходит в следующих случаях:
- При приёме на новую работу – работодатель запрашивает копию или оригинал для внесения данных.
- При увольнении – в день увольнения трудовую книжку нужно вернуть работодателю (или передать новому работодателю, если он согласен её принять).
- При оформлении отказов от бумажной формы – работник пишет заявление, после чего трудовая книжка может быть заменена на электронную.
2.1 Как оформить акт при передаче?
Для юридической корректности оформляется акт приема‑передачи трудовой книжки. В нём указываются:
- ФИО работника и работодателя.
- Номер и серия книжки.
- Дата передачи.
- Подписи сторон.
Нужно ли отдавать трудовую книжку работодателю?
Ответ зависит от конкретной ситуации:
- Да, нужно отдать, если:
- Вы устраиваетесь на новую должность и работодатель требует подтверждения трудового стажа.
- Вы увольняетесь – книжка должна быть передана в день увольнения.
- Работодатель просит её для внесения данных в личный кабинет или в кадровую службу.
- Нет, не нужно отдавать, если:
- Вы оформляете отказ от бумажной формы и переходите на электронную.
- Работодатель уже имеет электронную запись о вашей занятости.
- Вы не планируете менять место работы и у вас нет обязательства предоставлять оригинал.
Электронные формы и их особенности
С 2021 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Они хранятся в системе Электронный трудовой кадр (ЭТК). Чтобы перейти на электронную форму, нужно:
- Подать заявление в кадровый отдел о желании отказаться от бумажной книжки.
- Получить подтверждение о переходе на электронный формат.
- Продолжать работать, а все изменения будут фиксироваться в электронном реестре.
После перехода бумажная трудовая книжка уничтожается, а её данные сохраняются только в ЭТК.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтвердить наличие электронной формы можно следующими способами:
- Просмотр записи в личном кабинете на портале ФНС или ПФР.
- Получить справку от работодателя, где указано, что трудовая деятельность задокументирована в электронном виде.
- Предъявить подтверждение от предыдущего работодателя о передаче данных в ЭТК.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить трудовую книжку у себя? – Да, при согласии работодателя её могут хранить в компании, но оригинал всё равно остаётся за вами.
- Что делать, если работодатель отказывается принимать трудовую книжку? – Обратитесь в отдел кадров, уточните причину, а при необходимости – в трудовую инспекцию.
- Можно ли передать книжку другому работодателю без согласия текущего? – Законодательство запрещает передавать оригинал без согласия текущего работодателя.
- Что делать, если книжка потеряна? – Подайте заявление о потере, получите выписку из личного кабинета, а затем оформите дубликат в новом месте работы.
Передача трудовой книжки работодателю необходима в ряде стандартных ситуаций: при приёме на новую работу, при увольнении и при оформлении отказов от бумажной формы. Однако в случае перехода на электронный формат работник может отказаться от передачи оригинала, оставив данные только в системе ЭТК. Главное – соблюдать установленные процедуры, оформлять акты приема‑передачи и своевременно обновлять информацию о своей занятости.
Если у вас остались сомнения, лучше проконсультироваться с кадровым отделом или с юристом по трудовому праву.