Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в этом документе формируют будущие пенсионные права и влияют на расчет пенсии. Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой, поэтому к каждому знаку в ней следует относиться с максимальной ответственностью.
Одна из наиболее частых проблем, с которой сталкиваются кадровики — нехватка места для внесения очередной записи. Что делать, если строка в разделе «Сведения о работе» закончилась, а сотрудник продолжает трудиться или его увольняют? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий в подобной ситуации.
Почему важно правильно переносить записи?
Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться серьезными последствиями как для работника, так и для работодателя:
- Для работника: заниженный трудовой стаж, проблемы при расчете и назначении пенсии, сложности при трудоустройстве на новое место.
- Для работодателя: административные штрафы со стороны трудовой инспекции (Роструда), а также возможные судебные разбирательства. Если работник не согласен с увольнением или формулировкой, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке. При удовлетворении иска работодателю придется не только исправить запись, но и выплатить компенсации.
Основное правило: продолжаем на новом развороте
Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не осталось пустых строк, необходимо перейти к новому вкладышу. Однако просто вшить вкладыш недостаточно — нужно правильно перенести данные.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, запись необходимо продолжить на первой странице вкладыша. При этом:
- В трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер этого вкладыша.
- Нумерация записей во вкладыше не начинается заново, а продолжает ту нумерацию, которая была в трудовой книжке на момент окончания места;
- Дата внесения записи во вкладыш должна соответствовать реальной дате события (приема, перевода, увольнения).
Что делать, если запись не поместилась на одной строке?
Иногда бывает так, что строка в трудовой книжке еще не закончилась, но текст записи (например, длинное полное наименование организации или должности, а также основание увольнения) физически не умещается в оставшееся пространство.
В таком случае алгоритм действий следующий:
- Не дописывать на полях! Использование полей, межстрочных промежутков или сокращение слов, не предусмотренное инструкцией, является грубым нарушением.
- Перенести остаток текста на следующую строку этого же раздела, если на ней еще есть свободное место.
- Если свободных строк в этом разделе больше нет, запись переносится во вкладыш. При этом во вкладыше указывается:
- В графе 1 — продолжающийся порядковый номер.
- В графе 2 — дата события (та же самая, что и в начале записи на предыдущей странице).
- В графе 3 — продолжение текста (без повторения заголовка организации, если он уже был указан на предыдущей странице).
- В графе 4 — реквизиты приказа (если они не поместились вместе с началом записи).
Разъяснения Роструда: частые ошибки
Роструд регулярно отвечает на вопросы кадровиков относительно последствий внесения записей. Одной из распространенных ошибок является внесение записи о увольнении на новой странице трудовой книжки (или вкладыше) при наличии пустых строк после последней записи на предыдущей странице.
Делать так категорически нельзя. Пустые строки между записями недопустимы — это нарушение Правил ведения трудовых книжек. Каждая новая запись должна идти сразу за предыдущей, без пропусков строк. Если пустые строки остались, их необходимо заполнить последующими записями (переводами, приемом, увольнением), а не перепрыгивать на новый лист.
Как исправить ошибку, если запись внесена неправильно?
Если в компании обнаружили, что в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером внесена ошибочная запись (например, об увольнении, которого по факту не было), ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором.
Порядок исправления зависит от того, где обнаружена ошибка:
- Ошибка обнаружена в текущей компании: вносится запись о признании предыдущей записи недействительной, а затем сразу же вносится правильная запись.
- Ошибка обнаружена на новом месте работы: работодатель обязан исправить ошибку на основании официального документа прежнего работодателя (например, копии приказа). Если прежняя компания ликвидирована, исправления вносятся на основании выписок из архивов.
Резюме
Трудовая книжка требует предельной внимательности. Если запись не умещается:
- Не используйте поля и межстрочные интервалы.
- Продолжайте запись на следующей свободной строке.
- Если раздел закончился полностью — оформляйте вкладыш с обязательным проставлением штампа «Выдан вкладыш» и продолжением нумерации.
- Не оставляйте пустых строк между записями.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать проблем с подтверждением стажа и защитит работодателя от возможных претензий со стороны контролирующих органов и самого работника.