В России трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника‚ его стаж и права. С 2021 года при приёме на работу работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в реальной практике многие люди всё ещё сталкиваются с необходимостью передать физическую трудовую книжку новому работодателю. Ниже приведено подробное описание того‚ как правильно и законно переправить трудовую книжку‚ какие документы нужны‚ и какие нюансы стоит учитывать.

Что такое «переправить» трудовую книжку?

Термин «переправить» в данном контексте означает передать копию трудовой книжки новому работодателю; Это может быть как физический экземпляр‚ так и электронный документ. Важно помнить‚ что:

• Передавать трудовую книжку через бывших коллег работника нельзя. Это подтверждено Минтрудом в письме от г. (письмо № 14-2/ООГ-7143).
• Новый работодатель имеет право запросить сведения о трудовой истории сотрудника напрямую у предыдущего работодателя или через электронную систему;
• Физическая передача документа возможна только при наличии официального согласия обеих сторон.

Как получить копию трудовой книжки

Перед тем как отправить документ новому работодателю‚ необходимо получить его копию. Существует несколько способов:

1. Запрос в предыдущем работодателе – сотрудник может написать официальное письмо с просьбой о выдаче копии трудовой книжки. Работодатель обязан предоставить копию в течение 10 рабочих дней.
2. Запрос в отдел кадров – если работник работает в крупной компании‚ отдел кадров обычно хранит электронный архив и может выдать копию в электронном виде.
3. Запрос в местный отдел Минтрудов – при отсутствии доступа к работодателю можно обратиться в территориальный орган Минтрудов с заявлением о выдаче копии. Обычно требуется паспорт и справка о трудовой истории.

После получения копии необходимо проверить‚ что все записи актуальны и корректны. При обнаружении ошибок следует сразу обратиться к работодателю для их исправления.

Как передать трудовую книжку новому работодателю

Существует два основных способа передачи:

Физическая передача

1. Подготовка документов – копия трудовой книжки‚ паспорт‚ справка о доходах (если требуется)‚ письмо с просьбой о передаче.
2. Согласование с новым работодателем – уточните‚ какие именно данные им нужны. Некоторые компании требуют только электронный доступ к ЭТК.
3. Передача копии – можно отправить по почте‚ курьером или лично. Важно сохранить копию для личных записей.

Электронная передача (ЭТК)

1. Запрос у предыдущего работодателя – сотрудник может запросить электронный доступ к своей трудовой истории через портал «Электронная государственная служба» (ЕГС) или через систему «Электронная трудовая книжка».
2. Передача данных новому работодателю – новый работодатель может запросить доступ к данным через ЕГС‚ используя код работодателя и личный ключ сотрудника.
3. Подтверждение записи – после получения данных новый работодатель должен записать информацию о приёме сотрудника в свою систему.

Что делать‚ если трудовая книжка потеряна или испорчена

Если физическая копия трудовой книжки утеряна‚ испорчена или недоступна‚ можно оформить замену. Процедура выглядит так:

1. Подача заявления – в отдел кадров предыдущего работодателя или в местный отдел Минтрудов. Заявление должно содержать паспортные данные‚ сведения о предыдущих местах работы и объяснение причины замены.
2. Получение справки о трудовой истории – в случае замены обычно выдаётся справка‚ подтверждающая трудовую историю. Это документ‚ который можно использовать при приёме на работу.
3. Подача справки в новый работодателя – новый работодатель принимает справку как подтверждение стажа.

Практические советы и рекомендации

• Сохраняйте копию всех документов‚ связанных с трудовой книжкой‚ в электронном виде.
• Убедитесь‚ что все записи в трудовой книжке корректны до передачи. Ошибки могут повлиять на расчёт пенсионных прав.
• При переходе на новый работодатель обязательно уточните‚ нужна ли вам физическая копия или достаточно электронного доступа.
• Если вы работаете в крупной компании‚ проверьте‚ есть ли у неё собственный портал для сотрудников‚ где можно получить доступ к ЭТК.
• Не передавайте трудовую книжку через третьих лиц (например‚ бывших коллег). Это нарушает правила Минтрудов.

Законодательные основы

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок передачи трудовой книжки:

• Федеральный закон «О трудовой книжке» от г. № 70-ФЗ.
• Постановление Правительства РФ от г. № 1329 «Об утверждении порядка введения электронных трудовых книжек».
• Письмо Минтрудов России от г. № 14-2/ООГ-7143 – подтверждающее запрет на передачу трудовой книжки через бывших коллег.

Переправить трудовую книжку можно как в физической‚ так и в электронной форме‚ но важно соблюдать правила‚ установленные Минтрудом. Всегда запрашивайте копию у работодателя или в Минтруд‚ проверяйте корректность записей и передавайте документы напрямую новому работодателю. При соблюдении всех процедур вы гарантируете себе правильное оформление трудовой истории и защиту своих прав.