Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовую историю работника. Корректно оформленная запись о приёме на работу защищает интересы как сотрудника‚ так и работодателя‚ а также упрощает решение вопросов‚ связанных с пенсионным обеспечением‚ социальными выплатами и трудовыми спорами.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67.
• Постановление Правительства РФ от № 632 «Об образце трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 399н «Об утверждении формы записи о приёме на работу».

Когда и кем делается запись

Запись в трудовую книжку о приёме на работу делается:

1. При заключении трудового договора (в течение 3 дней с даты начала работы).
2. При переводе работника в другую организацию (при необходимости).
3. При восстановлении работника после увольнения (если новая запись требуется).

Ответственность за правильность записи возлагается на работодателя (его представителя – руководителя‚ кадровика или уполномоченного лица).

Перечень обязательных данных в записи

Согласно Приказу Минтруда № 399н‚ в записи должны присутствовать следующие сведения:

Пункт	Содержание
Дата приёма	Указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ» (например‚ ).
Наименование организации	Полное официальное название (сокращённое‚ если оно указано в учредительных документах).
Наименование должности	Точное название должности‚ как указано в трудовом договоре.
Сокращённое обозначение (по желанию)	Если в организации принято использовать сокращения‚ их можно добавить в скобках.
Ставка (оклад) и система оплаты	Указывается размер заработной платы (в рублях) и тип оплаты (оклад‚ сдельная‚ сдельно-окладная и т.д.).
Срок испытательного периода (если есть)	Указывается количество дней/месяцев.
Подпись работодателя и печать	Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
Подпись работника	Подтверждает согласие с записью.

Пошаговая инструкция по заполнению записи

Шаг 1. Подготовка документов

Перед тем как вносить запись‚ убедитесь‚ что у вас есть:

• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• Согласие работника на внесение записи (подписывается в самом конце записи).
• Документ‚ подтверждающий юридический статус организации (Устав‚ свидетельство о регистрации).

Шаг 2. Проверка правильности данных

Сравните сведения из договора с тем‚ что планируете вписать в книжку:

• Дата начала работы – должна совпадать с датой в договоре.
• Полное название организации – без опечаток.
• Точное название должности – в случае несоответствия (как в примере из интернета) исправьте ошибку до внесения записи.

Шаг 3. Заполнение полей

Заполняйте запись в следующем порядке (пример):

 г. ООО «ТехноИнвест» инженер‑технолог (инженер) -0 000 руб. оклад Испытательный срок – 3 месяца
 

После заполнения строки ставьте подпись работодателя и печать‚ а затем подпись работника.

Шаг 4. Проверка и подпись

• Проверьте‚ чтобы запись была разборчивой‚ без исправлений.
• Убедитесь‚ что подписи выполнены чернильной ручкой (не карандашом).
• Поставьте печать организации в правом нижнем углу записи.

Шаг 5. Вручение трудовой книжки

После оформления записи работнику вручают трудовую книжку‚ а работодатель сохраняет копию (скан) в личном деле сотрудника.

Частые ошибки и как их избежать

• Опечатка в названии должности. Проверяйте название в договоре и в штатном расписании.
• Неправильный формат даты. Используйте «ДД.ММ.ГГГГ»‚ а не «MM/DD/YYYY».
• Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается недействительной.
• Отсутствие печати. Печать обязательна‚ если иное не предусмотрено уставом организации.
• Запись после истечения 3‑х дней. Трудовой кодекс требует оформить запись в течение 3 дней с начала работы.

Как исправить ошибку в записи

Если ошибка уже внесена‚ необходимо:

1. Составить акт об исправлении записи (подписывают обе стороны).
2. Сделать зачеркнутую запись (черной линией) и написать правильные данные рядом.
3. Подписать акт и поставить печать.
4. Сохранить копию акта в личном деле сотрудника.

В случае серьёзных ошибок (например‚ неверное название организации) может потребоваться обращение в Госуслуги или в Государственный архив для восстановления записи.

Перечень документов‚ которые необходимо собрать при приёме на работу (2025‑2026 гг.)

Для корректного оформления записи в трудовой книжке и выполнения всех обязательных процедур работодателю следует собрать следующие документы:

• Трудовой договор (в двух экземплярах).
• Паспорт гражданина РФ (копия первой страницы и страницы с пропиской).
• СНИЛС (копия).
• ИНН (копия‚ если отличается от СНИЛС).
• Военный билет (для мужчин) или справка о его отсутствии.
• Документ об образовании (диплом‚ сертификат).
• Согласие на обработку персональных данных.
• Медицинская справка (форма 086/у) – при необходимости.
• Согласие на участие в пенсионном фонде (если работодатель не является участником ПФР).

Отчётность работодателя о приёме на работу

После оформления записи в трудовой книжке работодатель обязан подать в государственные органы:

• Форму 2‑НДФЛ (при необходимости).
• Отчёт в Пенсионный фонд РФ (форма П-1) в течение 5 дней с момента приёма.
• Отчёт в Фонд социального страхования (форма СЗ‑В) – в течение 5 дней.
• Уведомление в территориальный орган по труду (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

Пример правильной записи

 г. ООО «ТехноИнвест» инженер‑технолог (инженер) -0 000 руб. оклад Испытательный срок – 3 месяца
Подпись работодателя: ______________________ Печать
Подпись работника: ________________________
 

Корректное оформление записи о приёме в трудовой книжке – это обязательный элемент трудовых отношений‚ который защищает обе стороны и упрощает дальнейшее взаимодействие с государственными органами. Следуя приведённым рекомендациям‚ проверяя каждую строку записи и соблюдая сроки‚ вы избежите большинства проблем‚ связанных с трудовой книжкой.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации (например‚ ликвидация организации‚ исправление ошибок в уже существующей записи)‚ рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.

Дата публикации: