С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Теперь каждый работник может оформить электронную трудовую книжку, а бумажный вариант становится необязательным. В этой статье мы подробно разберём, как правильно подать заявление о переходе на ЭТК в Пенсионный фонд России (ПФР), какие документы нужны, где их можно отправить и как проверить статус вашего заявления.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируется вся история трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, должности, начисления и выплаты. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК не имеет физического носителя, а хранится в базе данных ПФР. С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить ЭТК.
Преимущества ЭТК
- Никакого риска потери документа.
- Удобный доступ к сведениям через портал госуслуг.
- Автоматическое обновление данных работодателем.
- Сокращение бумажной работы для работодателей.
Кому необходимо подавать заявление?
Заявление о переходе на ЭТК нужно подавать:
- Работнику, который хочет перейти на электронный формат.
- Работодателю, который оформляет ЭТК для всех своих сотрудников.
Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, одновременно могут применяться оба варианта.
Как подготовить документы?
Для подачи заявления вам понадобится:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Сведения о работодателе: название, ИНН, КПП, адрес.
- Сведения о трудовом стаже (если есть).
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Справка о трудовой деятельности (если требуется).
Все документы можно сканировать в формате PDF или JPEG. При отправке через портал госуслуг они автоматически будут зашифрованы.
Где и как отправить заявление?
Через портал госуслуг (Портал государственных услуг РФ)
- Перейдите на сайт gosuslugi.ru.
- Войдите в Личный кабинет по SSO (SSO – Single Sign-On) с помощью Паспорт или Мобильного приложения Госуслуги.
- В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите пункт «Подать заявление о переходе».
- Заполните форму, загрузите необходимые документы и подтвердите подачу.
- Сохраните копию подтверждения (PDF) – она понадобится при проверке статуса.
Через МФЦ (Многофункциональный центр)
- Найдите ближайший МФЦ по адресу mfc.ru.
- Заполните бумажную форму заявления, приложите копии документов.
- Сотрудник МФЦ сканирует и отправляет заявление в ПФР.
- Получите квитанцию о принятии заявления.
Через территориальный орган ПФР
- Посетите отделение ПФР в вашем регионе.
- Заполните форму «Заявление о переходе на ЭТК».
- Подайте документы и получите протокол о принятии заявления.
Как проверить статус заявления?
После подачи заявления вы можете проверить его статус в любой из следующих точек:
- Портал госуслуг – раздел «История заявлений».
- МФЦ – по номеру квитанции.
- Территориальный орган ПФР – по номеру протокола.
Обычно в течение 5–10 рабочих дней ПФР принимает заявление и начинает формировать электронную трудовую книжку.
Что делать, если заявление отклонено?
Причины отказа могут быть разными: неполные данные, отсутствие обязательных документов, несовпадение данных с паспортом. В таком случае:
- Получите копию отказа (обычно в виде письма).
- Проверьте, какие данные отсутствуют или некорректны.
- Подготовьте исправленные документы и повторно подайте заявление.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.
- Нужно ли платить за оформление ЭТК? – Нет, оформление бесплатное.
- Как быстро появляется ЭТК после подачи заявления? – Обычно в течение 5–10 рабочих дней.
- Можно ли получить выписку из ЭТК? – Да, через портал госуслуг в форме справки по форме СТД‑Р или СТД‑СФР.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более удобному и безопасному управлению трудовыми данными. Подать заявление можно через портал госуслуг, МФЦ или территориальный орган ПФР. Главное – подготовить все необходимые документы и следовать инструкциям. После оформления ЭТК вы сможете быстро и без лишних хлопот получать выписки, подтверждающие ваш трудовой стаж, а работодатели будут автоматически обновлять данные в системе.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в ближайший МФЦ или в территориальный отдел ПФР. Удачи в оформлении!