С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатели обязаны вносить изменения в сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионном фонде РФ. В этом документе подробно описывается, как правильно оформить заявление о переходе, какие документы нужны, куда и как его отправлять, а также какие сроки и нюансы следует учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, начисленных отчислениях и начисленных пенсиях. Она заменяет бумажную трудовую книжку и позволяет ускорить и упростить процессы учета трудовых отношений.

Законодательная база

• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок обработки персональных данных.
• Федеральный закон № 80-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» – устанавливает требования к учету пенсионных отчислений.
• Постановление Правительства РФ № 1222 от – регламентирует порядок перехода на ЭТК.
• Постановление Минтруда РФ № 5 от – содержит технические требования к ЭТК.

Кому необходимо подавать заявление

• Работодатели, которые уже используют бумажные трудовые книжки.
• Организации, переходящие на ЭТК в рамках программы «Электронные кадровые документы».
• Независимые подрядчики, которые ведут учет сотрудников.

Необходимые документы

1. Заявление о переходе на ЭТК (шаблон ниже).
2. Согласие работника на обработку персональных данных (если требуется).
3. Справка о наличии у работодателя лицензии на ведение кадрового учета (если применимо).
4. Копия приказа о переходе на ЭТК (если он был принят).
5. Справка о наличии у работодателя электронного подписи (если заявитель – юридическое лицо).

Шаблон заявления

Ниже приведён пример заявления, который можно адаптировать под конкретные условия вашего предприятия.

Заявление

О переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и внесении сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (ИНН 1234567890), юридический адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, телефон: +7 (495) -23-45-67, факс: +7 (495) -23-45-68, электронная почта: info@company.ru, представляемое директором Ивановым Иваном Ивановичем, действующим на основании Устава, настоящим заявляет о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и о необходимости внесения сведений о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд РФ.

Сведения о сотрудниках, которые переходят на ЭТК:


 
ФИО: Петров Петр Петрович, дата рождения: , должность: менеджер по продажам, дата начала работы: .
 
ФИО: Сидорова Мария Сергеевна, дата рождения: , должность: бухгалтер, дата начала работы: .
 


Сведения о начисленных отчислениях за 2025 год:

 
Петров Петр Петрович – 12000 руб.
 
Сидорова Мария Сергеевна – 8000 руб.
 


Подтверждаю, что все данные в заявлении верны и соответствуют действительности.

Подпись: _____________________

Как и куда подавать заявление

1. Подготовка документов – соберите все необходимые документы, убедитесь, что они подписаны и заверены (если требуется).
2. Подача в электронном виде – через портал «Портал государственных услуг» (https://www.gosuslugi.ru) в разделе «Пенсионный фонд».
3. Подача в бумажном виде – в территориальный отдел Пенсионного фонда по месту регистрации работодателя.
4. Подача через посредника – если вы пользуетесь услугами кадрового агентства, они могут подать заявление от вашего имени.

Пошаговый процесс подачи заявления через портал госуслуг

1. Войдите в личный кабинет на портале госуслуг.
2. Выберите услугу «Подача заявления о переходе на ЭТК».
3. Заполните форму, загрузите сканы всех документов.
4. Подтвердите электронную подпись (если применимо).
5. Отправьте заявление.
6. Сохраните копию подтверждения отправки.

Сроки рассмотрения и внесения сведений

• Пенсионный фонд рассматривает заявление в течение 30 календарных дней с момента получения.
• Если в заявлении обнаружены ошибки, работодатель получает запрос на уточнение в течение 10 дней.
• После одобрения, сведения о трудовой деятельности вносяться в систему ПФР в течение 5 рабочих дней.

Что делать после подачи заявления

1. Отслеживайте статус заявления через портал госуслуг или в личном кабинете ПФР.
2. Если получаете запрос на уточнение, предоставьте необходимые документы в течение 10 дней.
3. После подтверждения, проверьте, что сведения о сотрудниках и начислениях корректны в системе ПФР.
4. Обновите внутренние кадровые системы, чтобы они синхронизировались с ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли подавать заявление частично, если только часть сотрудников переходят на ЭТК? – Да, заявление может быть подано отдельно для каждой группы сотрудников.
• Нужна ли электронная подпись для подачи заявления? – Для юридических лиц требуется электронная подпись, для физических лиц – подпись в бумажном виде.
• Что делать, если данные в заявлении неверны? – Сразу исправьте и подайте новое заявление с корректными данными.
• Можно ли отменить переход на ЭТК? – Да, но необходимо подать заявление об отмене и дождаться подтверждения от ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадрового учета, который упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и повышает прозрачность данных. Чтобы процесс прошёл гладко:

• Соберите все необходимые документы заранее.
• Проверьте корректность данных в заявлении.
• Подавайте заявление в электронном виде, если возможно.
• Отслеживайте статус и реагируйте на запросы ПФР оперативно.
• Обновите внутренние системы для автоматической синхронизации с ЭТК.

Соблюдение всех требований законодательства и правильная подача заявления помогут избежать задержек и ошибок в учёте трудовой деятельности ваших сотрудников.