С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако работник вправе выбрать способ ведения своей трудовой книжки — в электронном или бумажном виде․ Этот выбор оформляется письменным заявлением․ Данная статья подробно разбирает, как правильно подать заявление о сохранении бумажного формата при приеме на новую работу․
Правовая основа
Основные нормы регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 66․1, 66․2)․
- Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…»․
- Федеральным законом от № 439-ФЗ․
Ключевой принцип:
Если работник не подал заявление о выборе способа ведения, предполагается, что он согласен на электронную трудовую книжку․ Для сохранения бумажного документа необходимо явно выразить свою волю․
Когда подавать заявление?
Заявление подается работодателю при приеме на работу, в момент оформления трудового договора․ Если заявление не было подано ранее, его можно подать в любой момент, в т․ч․ при трудоустройстве․
Срок для работодателя: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, он обязан внести соответствующую запись в ЭТК или начать вести бумажную книжку (п․ 40 Порядка)․
Кто должен подавать заявление?
- Новые сотрудники, принимаемые на работу после 1 января 2021 года, которые не имеют электронной трудовой книжки или не сделали ранее выбор․
- Сотрудники, переходящие на новое место работы, если на предыдущем месте они уже оформили переход на ЭТК․ Важно! Если запись о переходе на ЭТК уже внесена в книжку, при приеме на новую работу нельзя продолжить вести бумажный формат․ Необходимо подать заявление о предоставлении сведений в электронном виде․
- Лица, ранее не работавшие (первое трудоустройство)․
Что происходит после подачи заявления?
Если выбрано бумажное ведение:
- Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или вкладыш) в бумажном виде․
- Все записи (прием, увольнение, переводы) вносятся в этот физический документ․
- Работодатель несет ответственность за правильность внесения записей и хранение документа (если он хранится у работодателя по соглашению сторон)․
Если выбрано электронное ведение (или заявление не подано):
- Работодатель вносит все сведения в электронную трудовую книжку через систему СФР․
- Бумажный документ не выдается․
- После внесения первой записи (обычно о приеме) и уведомления работника, работодатель освобождается от обязанности вести и хранить бумажную книжку․ Ответственность за хранение сведений лежит на СФР․
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР․
Образец заявления
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․
(ФИО руководителя)
от сотрудника: Иванова Ивана Ивановича
(ФИО полностью)
паспорт: серия 1234 № 567890
выдан ОВД района Ленинского г․ Москвы
адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, кв․ 1
телефон: +7 (999) -23-45-67
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде и выдать мне ее на руки при приеме на работу в вашу организацию на должность «Специалист»․
На основании ст․ 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации подтверждаю, что ранее я не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, либо на предыдущем месте работы я вел бумажный документ․
Подпись: _________________ / Иванов И․И․ /
Практические рекомендации для работника
- Подавайте заявление одновременно с трудовым договором․ Это лучший способ зафиксировать свой выбор․
- Уточните у нового работодателя, приняли ли они ваше заявление․ Попросите отметить в вашем заявлении дату приема и подпись ответственного лица (например, кадровика)․
- Сохраняйте копию заявления у себя․
- Если вы хотите получить бумажную книжку, но работодатель отказывается, обжалуйте его действия в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
- Помните: если на предыдущем месте работы у вас уже есть запись о переходе на ЭТК, вы не можете при новом трудоустройстве потребовать бумажный формат․ Ваши сведения будут передаваться в электронном виде;
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Могу ли я передумать и перейти с бумажной книжки на электронную?
Да․ В любой момент можно подать новое заявление о переходе на электронное ведение․ После этого работодатель перестанет вносить записи в бумажный документ, а все дальнейшие сведения будут формироваться в ЭТК․
Что, если я потеряю бумажную трудовую книжку?
Необходимо обратиться к последнему работодателю (или тому, у кого она хранилась) с заявлением о выдаче дубликата․ Порядок оформления дубликата регулируется Порядком ведения трудовых книжек․
А что, если я не помню, подавал ли я заявление на предыдущем месте?
Запросите выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или в отделении СФР․ Если сведения там есть — вы уже на ЭТК․ Если нет, вы, скорее всего, ведете бумажный документ и можете подать заявление о его продолжении;
Могут ли не принять мое заявление?
Нет․ Отказ работодателя принять заявление о выборе способа ведения трудовой книжки является нарушением․ Такой отказ можно обжаловать в ГИТ․
Выбор способа ведения трудовой книжки — это право работника․ Для сохранения бумажного документа, который многие считают более наглядным и привычным, необходимо своевременно и правильно оформить письменное заявление при приеме на работу․ Этот простой шаг защитит ваши права и предотвратит недопонимание с новым работодателем․ Если у вас есть сомнения, всегда уточняйте статус своей трудовой книжки и фиксируйте все заявления в письменном виде․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на 22 мая 2026 года; Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Министерства труда и социальной защиты РФ, Пенсионного фонда РФ (СФР) или к юридическому консультанту․