В современном мире трудовые отношения всё чаще оформляются в электронном виде. Поэтому вопрос о том‚ как правильно получить копию трудовой книжки у сотрудника‚ который уже не работает в организации (например‚ пенсионера или бывший работник)‚ становится особенно актуальным. Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на нормах Трудового кодекса РФ и рекомендациях Роструда.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это документ‚ в котором сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде. По ст. 66.1 ТК РФ такие сведения могут быть:

• получены из электронной трудовой книжки;
• храниться на носителе информации;
• распечатаны;
• отправлены по e‑mail.

При трудоустройстве работник‚ у которого вести электронную трудовую книжку‚ представляет работодателю форму СТД‑Р‚ утверждённую правительством РФ (последнее обновление – ).

Когда нужна копия для неработающего?

Копию трудовой книжки могут потребовать:

1. Для подтверждения трудового стажа при расчёте пенсии;
2. Для обращения в органы социального страхования;
3. В качестве подтверждающего документа при подаче документов в другие ведомства.

Если оригинал трудовой книжки у работодателя отсутствует (например‚ сотрудник ушёл на пенсию и его документ хранится в архиве)‚ оформление копии становится обязательным.

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Требования к содержанию копии

Согласно п. 4 ст. 66 ТК РФ на копии должны быть указаны:

• дата выдачи копии;
• отметка о том‚ что оригинальный документ находится в организации;
• заверительная надпись и подпись уполномоченного лица.

Как заверить копию?

Заверять копию может только:

• работодатель;
• лицо‚ уполномоченное вести кадровые документы.

Для этого необходимо:

1. Поставить личную подпись и печать организации;
2. Сделать отметку «Копия верна»;
3. Если копия прошита‚ ставить отметку о заверении на прошивке;
4. Если документ не прошит‚ ставить надпись на каждой странице.

Пример оформления

Копия трудовой книжки
Дата выдачи: 
Подпись уполномоченного: ______________________
Печать организации: ______________________

Обязанности работодателя по хранению копий

Согласно докладу‚ утверждённому Рострудом‚ работодатель вправе хранить копии:

• паспорта;
• СНИЛС;
• трудовой книжки

в личном деле сотрудника‚ но только при наличии согласия работника на обработку персональных данных.

Хранение должно быть оформлено в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных.

Как оформить заявление на выдачу копии?

Если работник не может самостоятельно получить копию‚ он может подать письменное заявление. Пример такого заявления:

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Я‚ ______________________ (ФИО)‚ прошу выдать мне копию моей трудовой книжки‚ так как оригинал требуется для __________ (указать цель: подача в ПФР‚ получение пенсии и т.д.).

Работодатель после получения заявления обязан рассмотреть его в разумные сроки и выдать копию.

Особенности выдачи копии электронной трудовой книжки

Современный работодатель может запросить копию электронной трудовой книжки через:

• службу кадров;
• прямой запрос в СФР (Страховая фондовая служба);
• электронную почту‚ если это предусмотрено внутренними регламентами.

Для неработающих сотрудников (пенсионеров) процесс выдачи аналогичен‚ однако требуется подтверждение их статуса (например‚ пенсионное удостоверение).

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли печать на копии? – Да‚ печать ставится уполномоченным лицом вместе с подписью.
• Можно ли оформить копию без подписи? – Нет‚ без подписи и печати копия не считается официально заверенной.
• Сколько времени занимает выдача копии? – Обычно в течение 5‑10 рабочих дней после подачи заявления.
• Можно ли отправить копию по e‑mail? – Да‚ если работник дал согласие на обработку персональных данных в электронном виде.

Получение и оформление копии трудовой книжки у неработающего сотрудника – процесс‚ требующий внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленная копия‚ подпись и печать уполномоченного лица гарантируют её юридическую силу‚ что особенно важно при работе с пенсионными и страховыми органами.

Соблюдая описанные выше правила‚ работодатель сможет быстро и без лишних сложностей предоставить необходимые документы бывшим сотрудникам‚ а самому избежать возможных штрафов и нарушений трудового законодательства.