Трудовая книжка — это основной документ работника, подтверждающий его трудовую деятельность и стаж. Именно в этом документе работодатели фиксируют все важнейшие изменения: прием на работу, переводы на другие должности, увольнения и поощрения. Рано или поздно перед многими людьми встает вопрос о приобретении новой трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно это сделать, кому и в каких случаях может понадобиться новый бланк.
Важное лингвистическое отступление: как правильно писать
Прежде чем перейти к юридическим и практическим аспектам, стоит обратить внимание на грамотность. Очень часто люди совершают орфографические ошибки при поиске информации в интернете. В русском языке существует несколько вариантов написания рассматриваемого слова: приобретение, приобритение и преобретение.
Правильным является только первый вариант — приобретение.
Чтобы понять, почему пишется именно так, достаточно разобрать слово по составу:
- при- — приставка (указывает на присоединение, приобретение чего-либо);
- -обрет- — корень (родственный слову «обрести»);
- -ени- — суффикс;
- -е — окончание.
Таким образом, в корне и приставке пишется буква «е», и никаких «и» или «о» в этих частях слова быть не должно. Помните об этом, когда заполняете официальные документы или составляете запрос на поиск бланка!
В каких случаях требуется приобретение новой трудовой книжки?
Необходимость получить чистый бланк документа возникает в нескольких ситуациях:
- Первое трудоустройство. Если человек ранее никогда не работал официально (например, выпускники учебных заведений или граждане, начинавшие свою деятельность по договорам ГПХ), трудовой книжки у него еще нет.
- Утрата документа. Если трудовая книжка была утеряна, испорчена (порвана, залита жидкостью, обгорела), работнику необходимо завести новую.
- Отсутствие бумажной книжки у иностранного гражданина. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан или другой страны. Если бумажной трудовой книжки у иностранца нет, российский работодатель обязан оформить ему новую.
- Исчерпание свободного места. Если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены, приобретается вкладыш, а если закончился и он — то новая трудовая книжка (с перенесением данных о текущем месте работы).
Кто имеет право приобретать чистые бланки?
Здесь кроется самое главное правило, о котором нужно помнить: самостоятельно купить бланк трудовой книжки в киоске или на рынке и принести его работодателю — нельзя!
Согласно законодательству РФ, бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности. Они имеют специальную защитную систему от подделок. Распространением этих бланков занимаются исключительно:
- Объединение «ГОЗНАК» (и его официальные дилеры);
- Типографии, имеющие соответствующую лицензию.
Работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязаны закупать чистые бланки только у официальных распространителей. Именно работодатель выдает работнику трудовую книжку, заполняет ее и несет ответственность за ее учет и хранение.
Как происходит процесс на практике?
Хотя работодатель закупает бланки, финансовое бремя по их оплате может быть переложено на работника (за исключением случаев массовой утраты документов по вине работодателя).
Шаг 1: Обращение к работодателю
Если вы устраиваетесь на работу впервые или потеряли документ, вам необходимо обратиться в отдел кадров по месту работы (или к руководителю, если это ИП). Вы пишете заявление с просьбой выдать новую трудовую книжку.
Шаг 2: Оплата бланка (по необходимости)
Работодатель имеет право удержать из вашей заработной платы стоимость приобретенного им бланка. Сумма удержания не может превышать ваш среднемесячный заработок, а остаток стоимости покрывается за счет средств работодателя. Если вы устраиваетесь впервые, бланк выдается бесплатно.
Шаг 3: Оформление
Кадровый специалист вносит запись о вашем приеме на работу в новый бланк, а также заполняет ьный лист на основании ваших персональных данных и документов об образовании.
Что делать, если трудовая книжка утеряна, а вы не трудоустроены?
Ситуация усложняется, если документ потерян, а вы в данный момент нигде не работаете. В этом случае у вас есть два пути:
- Восстановить стаж через Пенсионный фонд. Вы можете запросить выписку из ПФР, где будут указаны все ваши работодатели и периоды работы. С этой выпиской вы сможете обратиться к предыдущему работодателю с просьбой выдать дубликат (однако по новым правилам дубликат оформляется только по последнему месту работы).
- Приобрести новую трудовую книжку при новом трудоустройстве. Когда вы найдете новую работу, просто сообщите новому работодателю, что трудовая книжка у вас отсутствует. Он заведет вам новую. В нее не будут вписаны предыдущие места работы, но ваш стаж не пропадет — он будет подтверждаться данными персонифицированного учета в ПФР (СНИЛС).
Приобретение новой трудовой книжки — это процесс, который инициируется и контролируется работодателем. Помните, что:
- Слово пишется исключительно через букву «е» — приобретение;
- Трудовая книжка, это документ строгой отчетности;
- Самостоятельно покупать бланки на стороне и приносить их в отдел кадров запрещено;
- Работодатель закупает бланки у официальных представителей ГОЗНАКа;
- Утрата документа — не конец света: стаж сохраняется в базах ПФР.
Соблюдение этих простых правил поможет вам избежать проблем с документами и сохранит ваш трудовой стаж в целости и сохранности!