Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ Когда в книжке заканчивается место для записей, работодателю необходимо пришить вкладыш․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить, заполнить и пришить вкладыш, а также какие требования к нему предъявляються законодательством․
Что такое вкладыш и зачем он нужен?
Вкладыш – это отдельный лист, который вставляется в трудовую книжку в случае, если все страницы одного из разделов (обычно «Основная часть») заполнены․ Он позволяет продолжить вести запись о трудовой деятельности без потери информации․
- Вкладыш оформляется работодателем․
- В нём фиксируются сведения о выдаче, а также будущие изменения в трудовой книжке․
- После внесения записей на ьный лист вкладыша, он пришивается к трудовой книжке․
Подготовка к пришиванию
Что понадобится
- Вкладыш (обычно из плотной бумаги, 80–120 г/м²)․
- Шило, ножницы, игла (прямой, 3–4 мм)․
- Нитка черного или белого цвета (толщина 0,5–0,8 мм)․
- Штамп «Выдан вкладыш» (размер 10 × 25 мм)․
- Кадровый работник, который будет оформлять и пришивать вкладыш․
Оформление ьного листа вкладыша
На ьном листе (стр․ 1) вкладыша вверху ставится штамп размером 10 × 25 мм с надписью Выдан вкладыш․ В том же месте указываются серия и номер вкладыша․
Пример записи:
Выдан вкладыш № 12, сер․ 001 Дата выдачи:
Если на ьном листе трудовой книжки нет места для записи, её делают на ьном листе первого вкладыша․
Процесс пришивания вкладыша
- Разворачиваем трудовую книжку до последнего разворота․
- Подготавливаем вкладыш: разрезаем его по нужной длине, если необходимо․
- Выстраиваем вкладыш так, чтобы его ьный лист совпал с последним открытым листом трудовой книжки․
- Пришиваем вкладыш к книжке, используя иглу и плотную нитку․ Нити должны проходить через обе книги, чтобы закрепить вкладыш надёжно․
- После пришивания на первом листе трудовой книжки (где внесены данные о работнике) ставится штамп Выдан вкладыш с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия)․
Важно, чтобы почерк был разборчивым, а все данные были точными․
Правовые требования к оформлению вкладыша
- В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Постановлением Минтруда РФ о порядке ведения трудовых книжек, вкладыш должен содержать:
- Дата выдачи вкладыша․
- Серия и номер вкладыша․
- Подпись работодателя․
- Штамп «Выдан вкладыш»․
- Вкладыш должен быть изготовлен из материала, не поддающегося размыванию, чтобы сохранить читаемость записей․
- Пришивание должно быть выполнено так, чтобы не повредить остальные страницы трудовой книжки․
Где купить вкладыш и какие варианты существуют
- Вкладыши можно приобрести в специализированных магазинах канцтоваров, а также в интернет‑платформах: Ozon, СберМаркет․
- Выбирайте вкладыши с плотной бумагой (80–120 г/м²) и без глянцевого покрытия․
- Существует вариант «прямого вкладыша» – без обложки, который можно пришить сразу к последнему листу․
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если на ьном листе трудовой книжки нет места для записи?
Запишите информацию о выдаче вкладыша на ьном листе первого вкладыша․
Можно ли пришивать вкладыш после того, как в трудовой книжке уже есть записи о переводе?
Да, но обязательно нужно оформить новый штамп «Выдан вкладыш» и внести новую запись о переводе на ьном листе вкладыша․
Какой цвет нитки лучше использовать?
Черный – наиболее распространённый и читаемый․ Белый цвет подходит, если в трудовой книжке используется темная бумага․
- Проверить наличие места для записи на ьном листе трудовой книжки․
- Подготовить вкладыш, штамп и необходимые инструменты․
- Заполнить ьный лист вкладыша и поставить штамп․
- Пришить вкладыш к последнему развороту трудовой книжки․
- На первом листе трудовой книжки поставить штамп «Выдан вкладыш» с реквизитами․
- Проверить, чтобы все записи были разборчивыми и корректными․
Правильное пришивание вкладыша в трудовую книжку – важный этап, который обеспечивает сохранность трудовой истории сотрудника․ Следуя приведённой инструкции, вы сможете без ошибок и в соответствии с законодательством оформить и пришить вкладыш, а также избежать возможных недоразумений при проверке трудовой книжки․
Если у вас возникли дополнительные вопросы, можно обратиться к кадровому специалисту или в отдел кадров вашей организации․