Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому требования к ее заполнению крайне строги. Однако от человеческого фактора никто не застрахован, и ошибки в кадровом делопроизводстве случаються нередко. Важно знать: любые неточности нельзя исправлять с помощью корректора или просто зачеркивая неверный текст. Единственный законный способ — признать ошибочную запись недействительной.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать отметку «Считать недействительной» в трудовой книжке, какие существуют правила и нюансы в 2025-2026 годах, и как избежать типичных ошибок.

Главное правило: зачеркивания запрещены

Согласно действующим нормативным актам, зачеркивание неверных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически не допускается. Исключение составляет только титульный лист (где можно аккуратно зачеркнуть старую фамилию и написать новую, указав ссылку на документ). Во всех остальных случаях применяется единственный корректный алгоритм — аннулирование записи путем признания ее недействительной с последующим внесением верных данных.

Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной

Чтобы исправить ошибку, кадровику или работодателю необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Присвоение номера. В первой графе (№) нужно проставить следующий порядковый номер, следующий за последней имеющейся в книжке записью.
2. Указание даты. Во второй графе (Дата) ставится текущая дата внесения исправления (не дата ошибочной записи!).
3. Формулировка об ошибке. В третьей графе (Сведения о работе) необходимо написать: «Запись за номером [указать номер ошибочной строки] недействительна».
4. Внесение правильных данных. Сразу под этой формулировкой, в этой же третьей графе, вписываются верные сведения (если целью было исправление, а не просто отмена записи).
5. Указание реквизитов приказа. В четвертой графе (Основание) указываются дата и номер приказа или распоряжения, на основании которого вносится правильная запись. Если исправляется запись об увольнении, а работник восстановлен через суд, указываются реквизиты решения суда.

Важное уточнение о нумерации

Необходимо учитывать, что после внесения сведений о том, что определенную запись в книжке следует считать недействительной, остальные записи необходимо нумеровать по порядку, который следует после внесения записи об ошибке. Нумерация должна быть сквозной и непрерывной.

Типичные ситуации и образцы формулировок

Рассмотрим наиболее частые случаи, когда требуется признать запись недействительной, и правильные формулировки для них.

Исправление неверной должности или структурного подразделения

Если работника приняли не в тот отдел или указали неверную должность, исправление выглядит так:

• Графа 1: № 12
• Графа 2:
• Графа 3: «Запись за номером 8 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера».
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Исправление записи о переименовании организации

Ошибки в названии компании-работодателя также подлежат исправлению. В графе 3 нужно написать: «Запись о переименовании организации с [дата] в ООО [Неверное название], внесенную на основании приказа от [дата] № [номер], считать недействительной. Организация переименована в ООО [Верное название]».

Незаконное увольнение

Часто встречаются судебные споры, когда уволенный работник считает, что работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки или исправить в ней запись, ссылаясь на то, что увольнение незаконно. Если суд встает на сторону работника, запись об увольнении признается недействительной.

В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна, восстановлен на прежней работе». В графе 4 указываются реквизиты исполнительного документа (решения суда).

Ошибка в реквизитах приказа

Если дата или номер приказа указаны неверно, аннулируется вся запись целиком, даже если сведения о работе были верными. После признания записи недействительной, она дублируется с правильными реквизитами в 4-й графе.

Что делать с пропущенными записями?

Бывает, что кадровик забыл внести запись о переводе или повышении. В этом случае пропущенную запись можно внести в трудовую книжку в любое время, как только стало о ней известно. При этом все остальные записи, которые уже были сделаны после пропущенной, остаются верными. Ничего признавать недействительным не нужно! Пропущенная запись просто вносится под следующим порядковым номером.

Мелкие нюансы, о которых нужно знать

• Буквы «Ё» и «Е». Роструд разъясняет: если в трудовой книжке работника фамилия записана через букву «Е», а по паспорту «Ё», можно не признавать запись недействительной. Достаточно просто аккуратно проставить 2 точки над буквой «Е».
• Электронная трудовая (ЕФС-1). Если сведения о работе в электронной трудовой указали неверно, следует уточнить у работодателя, когда он направил корректирующие отчеты в Социальный фонд России (СФР). Бумажная и электронная версии должны совпадать.
• Исправление на новом месте работы. Если сотрудник обнаружил ошибку, уже работая у нового работодателя, исправить ее может текущий кадровик на основании официального документа (справки или копии приказа) от прежнего работодателя.

Исправлять ошибки в реквизитах, должностях или датах в трудовой книжке нужно обязательно. Отсутствие исправлений может лишить работника части стажа или создать проблемы при оформлении пенсии. Помните: зачеркивания недопустимы, правильный порядок внесения изменений — это указание следующего номера, даты, формулировки «Запись считать недействительной» и последующее внесение верных данных со ссылкой на правильный приказ. Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту документов и защитит как работника, так и работодателя от возможных судебных споров.