Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В ней ведётся раздел «Сведения о работе», в который вносятся записи о приёме, переводах и увольнении․ Иногда место в этом разделе заканчивается, и возникает вопрос: как правильно продолжить вести трудовую книжку? В статье рассмотрены нормативные основания, пошаговая инструкция, образцы записей и типичные ошибки․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – порядок ведения трудовых книжек․
- Постановление Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов трудовых книжек»․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Порядку № 320н) – содержит требования к оформлению вкладышей и исправлению записей․
Что делать, если раздел «Сведения о работе» заполнен?
Законодательство не запрещает продолжать вести трудовую книжку после того, как места в основном разделе закончились․ Для этого оформляют вкладыш (дополнительный лист), который пришивается к книжке и считается её неотъемлемой частью․
Основные шаги
- Подготовьте чистый лист формата А5 (или А4, сложенный пополам) – это будет вкладыш․
- На верхней части вкладыша разместите штамп: «Выдан вкладыш», укажите серию и номер вкладыша (например, «Серия ВК 001234»)․
- Перенесите все уже внесённые сведения из основного раздела «Сведения о работе» в вкладыш, если это требуется для continuity (как правило, переносят только те записи, которые относятся к последнему месту работы)․
- После переноса сделайте запись о закрытии блока: подпись специалиста по кадрам, печать организации и дата․
- Начиная с следующей строки вкладыша, вносите новые записи о работе (приём, перевод, увольнение) в соответствии с правилами заполнения․
- Не забудьте прошить вкладыш к основной книжке (обычно двумя стежками в левом верхнем углу) и поставить печать организации на месте прошивки․
Как правильно оформить вкладыш
Выдан вкладыш Серия ВК 001234 № 005678 Сведения о работе – принят на должность инженера‑программиста, отдел разработки, ООО «ТехноСофт»․ Приказ № 45 от ․ – переведён на должность старшего инженера‑программиста, отдел разработки, ООО «ТехноСофт»․ Приказ № 12 от ․ – уволен по собственному желанию․ Приказ № 78 от ․ Подпись специалиста по кадрам _____________________ И․И․ Иванов Дата Печать организации
После этого в том же вкладыше продолжают вести новые записи:
Сведения о работе (продолжение) – принят на должность ведущего инженера‑программиста, отдел разработки, ЗАО «Инноватика»․ Приказ № 01 от ․
Перенос аннулированной записи об увольнении
Если последняя запись в основном разделе – это запись об увольнении, а место для следующей записи уже отсутствует, поступают следующим образом:
- Аннулированную запись об увольнении не копируют в вкладыш․
- В вкладыше делают новую запись о приёме на новое место работы (или о продолжении работы у текущего работодателя, если трудовой договор не расторгнут)․
- В основном разделе ставят подпись специалиста по кадрам, печать и дату, подтверждающую завершение блока записей․
Исправление ошибочных записей
Если в трудовой книжке допущена ошибка (неверная дата, неправильное наименование должности и т․п․), её необходимо признать недействительной и оформить исправление:
- Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так, чтобы текст остался читаемым․
- Справа от зачёркнутой записи пишут исправленную версию․
- Под исправлением ставят подпись специалиста по кадрам, печать организации и дату исправления․
- Если ошибка касается серии/номера вкладыша, оформляют новый вкладыш и аннулируют старый (делают запись «Аннулировано» с подписью и печатью)․
Примеры типовых записей
Запись о приёме на работу
– принят на должность инженера‑программиста, отдел разработки, ООО «ТехноСофт»․ Приказ № 45 от ․
Запись о переводе
– переведён на должность старшего инженера‑программиста, отдел разработки, ООО «ТехноСофт»․ Приказ № 12 от ․
Запись об увольнении
– уволен по собственному желанию․ Приказ № 78 от ․
Запись о продолжении работы (если трудовой договор не расторгнут)
– продолжает работу в должности старшего инженера‑программиста, отдел разработки, ООО «ТехноСофт»․ (без приказа, так как перевод не произошёл)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли просто продолжать писать на обложке трудовой книжки?
- Нет․ Записи должны вноситься только в отведённые разделы («Сведения о работе», «Сведения о награждении») или в официально оформленный вкладыш․ Запись на обложке считается недействительной․
- Нужен ли нотариальный заверенный вкладыш?
- Нет․ Вкладыш оформляется работодателем и заверяется подписью специалиста по кадрам и печатью организации․ Нотариальное заверение не требуется․
- Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а вкладыш остался?
- Необходимо восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя (запросить справку о периодах работы) и оформить дубликат трудовой книжки, в который перенесут все сведения из вкладыша и справок․
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
- С 2021 года ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) является обязательным для большинства работников․ Однако бумажная книжка остаётся действительной, и при её заполнении следует соблюдать те же правила, что и для ЭТК․
Когда в трудовой книжке заканчивается место для записей о работе, закон не запрещает продолжать вести документ – достаточно оформить вкладыш, правильно перенести уже имеющиеся сведения и продолжить вносить новые записи в соответствии с нормативными актами․ Соблюдение порядка оформления вкладыша, подписей, печатей и корректное исправление ошибок гарантирует, что трудовая книжка останется юридически значимым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина․
Помните: любая запись в трудовой книжке должна быть чёткой, без сокращений, подтверждена приказом или другим внутренним документом и заверена подписью специалиста по кадрам и печатью организации․