Трудовая книжка (ТК) — основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное оформление‚ включая прошивание и нумерацию‚ является обязательным требованием законодательства (ТК РФ‚ приказы Минтруда). Ошибки в этом процессе могут привести к признанию записей недействительными‚ проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве. Данная статья содержит пошаговое руководство‚ актуальное на 2026 год.

Почему это так важно?

Прошивание и нумерация служат для:

• Защиты от подделок: исключается возможность добавления или изъятия листов.
• Единого учёта: обеспечивается сквозная нумерация всех записей‚ включая вкладыши.
• Соответствия форме: бланк ТК должен быть официальным‚ с защитными элементами.

Этап 1: Подготовка бланка и вкладышей

В 2026 году допускается ведение как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки. Прошиванию подлежит исключительно бумажный бланк установленной формы.

• Бланк: Используйте только актуальные бланки 2026 года‚ утверждённые Минтрудом. Они имеют серию и номер‚ защитную сетку‚ водяные знаки.
• Вкладыши: Применяются‚ когда в основной книжке закончились страницы. Это не отдельная книжка‚ а продолжение. Ключевое правило: вкладыш должен быть того же типа и размера‚ что и основной блок.

Этап 2: Прошивание (сшивание)

Прошивание, это физическое соединение всех листов (ьного‚ основных и вкладышей) в единый блок с помощью специальной техники.

1. Проверьте комплектность: Убедитесь‚ что у вас есть все листы‚ включая ьный‚ и при необходимости — вкладыши.
2. Расположите листы в правильном порядке:
   • ьный лист (первый).
   • Основной блок с уже внесёнными записями (если есть).
   • Вкладыши (если используются) — последовательно.
3. Прошейте блок: Используйте профессиональную брошюровочную технику (корешок‚ проволока‚ нить); Прошивка должна быть ровной‚ прочной‚ с обязательным загибом концов нити/проволоки на изнанке.
4. Нанесите на корешок штамп или надпись: После прошивания на корешок (сверху или сбоку) наносится штамп или от руки указывается:

   «Прошито в [количество] листов. № [номер]».

   Здесь № [номер] — это порядковый номер самой книжки (не путать с нумерацией записей внутри!). Этот номер проставляется на ьном листе и на корешке.

Этап 3: Нумерация листов (сквозная)

Это самый ответственный этап. Нумерация должна быть сквозной.

1. Начните с ьного листа: Он считается первым листом и имеет номер «1».
2. Продолжайте на всех последующих листах: Каждый следующий лист (включая пустые) получает следующий порядковый номер. Номера ставятся в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами.
3. Особенность для вкладышей: Если используется вкладыш‚ его листы продолжают общую нумерацию. Например‚ если основной блок закончился на листе 48‚ то первый лист вкладыша будет под номером 49‚ второй — 50 и т.д. Нумерация не начинается заново!
4. Проверка: После нумерации общее количество листов в прошитом блоке должно соответствовать указанному на корешке («Прошито в Х листов»).

Этап 4: Заверение прошивки и нумерации

Для юридической силы прошивка и нумерация должны быть заверены.

• На ьном листе: В графе «Подпись работника» и «Подпись работодателя» ставятся подписи. Рядом с подписью работодателя (или уполномоченного лица) ставится печать организации.
• На корешке: Рекомендуется также поставить печать организации поверх шва прошивки для дополнительной защиты.
• При использовании вкладыша: На первом листе вкладыша (который имеет общий номер‚ например‚ 49) делается запись:

  «В связи с окончанием страниц в трудовой книжке выдана страница (вкладыш) на [количество] листов‚ пронумерованных в сквозном порядке с [номер первого листа вкладыша] по [номер последнего]».

  Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Этап 5: Внесение записей после прошивания

Важно! Все последующие записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и иных сведениях вносятся только после того‚ как книжка полностью прошита‚ пронумерована и заверена.

Каждая запись должна содержать:

• Дату.
• Наименование документа (например‚ «Приказ о приёме на работу №… от …»).
• Текст записи с указанием оснований‚ должности‚ структурного подразделения.
• Номер записи (продолжает сквозную нумерацию листов? Нет! Нумерация записей ведётся отдельно‚ обычно арабскими цифрами в правом верхнем углу поля записи‚ начиная с 1 на первом листе с записью).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.

Образец записи о приёме на работу (2026):

«Принят на работу в качестве [должность] в [структурное подразделение] с [дата] на условиях‚ определённых трудовым договором №… от … Приказ №… от …»

Подпись: _______________ / [Фамилия И.О.] /

Печать организации

Частые ошибки и как их избежать

• Непрошитая книжка: Все листы‚ включая пустые‚ должны быть сшиты в единый блок.
• Нарушение сквозной нумерации: Номера листов должны идти без пропусков и повторов от первого до последнего. При использовании вкладыша — продолжение.
• Запись на не прошитом/не пронумерованном листе: Все записи вносятся только после завершения процедуры прошивания и нумерации всего блока.
• Использование нестандартных вкладышей: Вкладыш должен быть точной копией по формату и типу бланка.
• Отсутствие заверения на корешке или ьном листе: Печать и подпись обязательны.

Хранение прошитой трудовой книжки

После оформления прошитая трудовая книжка хранится в отделе кадров организации в специально отведённом месте (сейф‚ шкаф)‚ защищённом от несанкционированного доступа‚ пожаров и влаги. При увольнении работнику выдаётся его трудовая книжка (с вкладышами‚ если они были) с отметкой о выдаче.

Правильное прошивание и сквозная нумерация — это не формальность‚ а гарантия юридической чистоты трудового стажа работника. Следуя данной инструкции‚ вы обеспечите соответствие документа требованиям законодательства РФ на 2026 год и избежите потенциальных споров в будущем.

Примечание: В случае ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) процедура прошивания не применяется‚ так как документ существует в цифровом виде с электронной подписью. Однако при переводе данных из ЭТК в бумажный бланк (по заявлению работника) новый бланк оформляется с нуля по всем правилам‚ описанным выше.

Важно: Для получения официальных бланков трудовых книжек и вкладышей обращайтесь в организации‚ уполномоченные на их производство‚ или используйте бланки‚ закупленные через официальные каналы вашей организации. Скачивание «образцов» из непроверенных источников для заполнения и последующего прошивания недопустимо.