Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. При необходимости предоставить её копию (для визы, кредита, поступления на работу и т.д.) важно оформить её в строгом соответствии с требованиями законодательства и ведомственных инструкций. Неправильно оформленная копия может быть не принята государственными или финансовыми органами. Данная статья подробно разберет, как правильно прошивать и заверять копию трудовой книжки.
Правовые основы: когда и зачем нужна копия
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему:
- Трудовую книжку (при увольнении).
- Выписку из трудовой книжки.
- Заверенную копию трудовой книжки.
Копия требуется, когда оригинал должен остаться у работодателя (например, для оформления загранпаспорта, ипотечного кредита, участия в госпрограммах).
Подготовка к созданию копии: первый шаг, заявление
Процесс начинается не с копирования, а с официального запроса. Работник должен написать письменное заявление на имя руководителя организации. В заявлении необходимо четко указать:
- ФИО, паспортные данные заявителя.
- Для каких целей требуется копия (например, «для предоставления в банк для оформления ипотечного кредита»).
- Явный запрос на выдачу «заверенной копии трудовой книжки».
Образец заявления можно скачать в большинстве систем кадрового учета или адаптировать под свою ситуацию.
Пошаговая инструкция: как сделать и прошить копию
Шаг 1: Копирование страниц
Необходимо скопировать все страницы трудовой книжки, на которых есть записи (как о работе, так и об увольнении). Важные технические моменты:
- Качество копии: Все записи, подписи, печати должны быть четко читаемы. Размытые или неполные копии недопустимы.
- Формат: На одном листе формата А4 можно разместить два разворота (лицевой и оборотный) трудовой книжки. Это допускается и не нарушает ГОСТ. Главное — чтобы не было наложения записей и все было видно.
- Страницы без записей: Копировать не обязательно, если на них нет никаких отметок.
Шаг 2: Прошивка копии
Копия должна быть надежно скреплена. Это можно сделать двумя основными способами:
- Скоросшиватель (канцелярский скрепкой-«бабочкой»): Подходит для нерегулярных или разовых копий. Прошивается в 2-4 прокола в левом поле. Нитка или специальный шнур не требуется.
- Прошивка нитью (традиционный способ): Более солидный и долговечный вариант, часто предпочитаемый для официальных документов. Используется прочная нить (чаще белая или цветная, соответствующая цвету обложки). Прошивается в 2-3 прокола.
Важно: независимо от способа, прошивка должна быть аккуратной, листы не должны провисать.
Шаг 3: Заверение копии (самый ответственный этап)
На первом листе прошитой копии, внизу (обычно слева или по центру), делается обязательная заверительная надпись. Её формулировка и содержание строго регламентированы.
Текст надписи должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Слова «Копия верна» (или «Верно» — для некоторых категорий документов, но для трудовой книжки предпочтительнее «Копия верна»).
- Количество листов в прошитой копии (например, «в 3 листах»).
- Должность лица, заверяющего копию (чаще всего — руководитель организации или уполномоченный им сотрудник отдела кадров, например, «Начальник отдела кадров»).
- Личная подпись заверяющего лица.
- Расшифровка подписи (фамилия и инициалы).
- Дата заверения.
Где ставить надпись? На обороте последнего листа прошивки (там, где находится сгиб/прошивка). Если прошивка делается в левом поле, надпись размещается внизу этого же листа, рядом с местом прошивки.
Кто заверяет? Обычно это руководитель организации (генеральный директор) или уполномоченное им лицо (начальник отдела кадров), чья подпись и печать стоят в оригинале трудовой книжке. Печать ставится рядом с подписью (печать организации).
Важно: оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, обычно в сейфе. Поэтому в надписи не указывается номер дела, в котором хранится оригинал — такой реквизит для трудовой книжки не предусмотрен.
Шаг 4: Дополнительная запись (при необходимости)
Если копия предоставляется для подтверждения текущего места работы (например, для загранпаспорта), на последнем листе копии (после копии записи об увольнении или последней записи о работе) делается дополнительная запись:
«Работает по настоящее время».
Ниже этой записи также ставиться подпись руководителя/начальника ОКад с расшифровкой и печатью организации.
Шаг 5: Оформление акта о вручении
При вручении заверенной копии сотруднику обязательно составляется акт (или делается соответствующая отметка в журнале учета выдачи документов). В акте указываются:
- Дата и место составления.
- Кто получил копию (ФИО, паспортные данные сотрудника).
- На каком основании (ссылка на заявление).
- Количество листов в прошитой копии.
- Подписи: получившего и выдавшего (обычно сотрудник ОКад).
Этот акт защищает и работника, и работодателя от возможных претензий о потере или неправильном оформлении документа.
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие одного из реквизитов в надписи «Копия верна» (нет даты, должности, расшифровки подписи). Такая копия недействительна.
- Заверение только первой страницы. Все листы копии, которые были в оригинале с записями, должны быть прошиты и заверены как единый документ.
- Копирование с поврежденных или затертых страниц оригинала. Если запись плохо читается в оригинале, её нужно перезаписать в установленном порядке, а затем копировать.
- Использование копий, сделанных на копировальном аппарате с низким разрешением.
- Скрепление копии только скрепкой без прошивки для документов, подлежащих прошивке (трудовая книжка — такой документ).
Правильное прошивание и заверение копии трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимое действие. Следуя данной инструкции и требованиям закона, вы получите документ, который будет принят в любом учреждении. Помните, что ключевые элементы — это: полнота копии (все записи), надежная прошивка, полная заверительная надпись с реквизитами и акт о вручении. При наличии сомнений всегда уточняйте требования у организации, в которую предоставляется документ.
Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с актуальными локальными нормативными актами вашей организации.