Оформление вкладыша в трудовую книжку, ответственная процедура, с которой рано или поздно сталкивается каждый кадровик. Заполнение свободных страниц в самом бланке трудовой неизбежно приводит к необходимости вшивать вкладыш. И один из самых частых вопросов, возникающих при этом: какую именно дату следует проставлять во вкладыше? Ошибки в датировке могут привести к путанице в стаже и проблемам при назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем все нюансы простановки дат на титульном листе и в разделах со сведениями о работе.

Дата на титульном листе вкладыша

Титульный лист вкладыша содержит персональные данные сотрудника и дату заполнения. Именно здесь возникает больше всего ошибок. Главное правило, которое необходимо запомнить:

На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения самой трудовой книжки!

Это означает, что если трудовая книжка была заведена, например, 15 мая 2010 года, а вкладыш вы начали заполнять 21 мая 2026 года, то в строке «Дата заполнения» на титульном листе вкладыша вы обязаны проставить: .

Почему это важно?

• Соответствие реальности: Вкладыш заполняется в момент, когда в трудовой книжке закончилось свободное место. Указание даты первичного заведения трудовой создаст ложное впечатление, что вкладыш был оформлен одновременно с книжкой, что в корне неверно.
• Проверка контролирующими органами: Специалисты Роструда и инспекторы ГИТ обращают особое внимание на хронологию. Несоответствие дат вызовет лишние вопросы.

Дата в разделе «Сведения о работе»

В разделе «Сведения о работе» дата проставляется в графе 2. Здесь действуют строгие правила ведения трудовых книжек, которые переносятся и на вкладыш:

Правило сквозной нумерации и продолжения записи

Частая ситуация: в трудовой книжке начата запись о приеме на работу (или переводе), но для наименования должности, отдела или реквизитов приказа не хватило места. В этом случае запись продолжается во вкладыше.

• Порядковый номер: Во вкладыше ставится тот же порядковый номер записи, что и в трудовой книжке (номер не дублируется и не начинается с «1», если это продолжение).

Если вкладыш заводится под новую запись

Если предыдущая запись в трудовой книжке завершена, а для новой записи места нет, во вкладыше открывается новая строка.

• Порядковый номер: Указывается следующий по порядку номер (например, если в трудовой последняя запись была №21, то во вкладыше первой записью будет №22, а не №01).

Формат написания дат

Правила внесения записей в трудовую книжку строго регламентируют формат написания дат. Это касается как титульного листа, так и раздела «Сведения о работе»:

Запись дат во всех разделах трудовой книжки и вкладыша производится арабскими цифрами.

• Число и месяц — двузначными цифрами;
• Год — четырехзначными цифрами.

Пример правильной записи: . Пример неправильной записи: 21 мая 2026 г. или 21.5.26.

Штамп «Выдан вкладыш»: какую дату ставить?

При выдаче вкладыша на первом листе (титульном) самой трудовой книжки необходимо поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты (серию и номер). Возникает вопрос: нужно ли здесь указывать дату выдачи?

Действующими нормативными актами (Инструкцией по заполнению трудовых книжек) в штампе предусмотрено указание серии и номера вкладыша. Дата выдачи в самом штампе не является обязательным реквизитом, однако многие кадровики проставляют ее рядом для удобства учета. Если вы решили ее указать, ставьте фактическую дату оформления (заполнения) вкладыша.

Что делать, если предыдущий работодатель не указал дату?

На практике встречаются ситуации, когда сотрудник приносит трудовую книжку с уже вшитым вкладышем, в котором предыдущий наниматель не проставил дату заполнения на титульном листе или допустил ошибки в нумерации.

1. Если пропущена дата на титульном листе: Текущий работодатель не имеет права самостоятельно вписывать или исправлять дату во вкладыше, заведенном другой организацией. Сотруднику следует обратиться к предыдущему работодателю для внесения исправлений (выдачи дубликата вкладыша) или подтвердить дату иными документами (справками).
2. Если нумерация во вкладыше начата с «1» вместо продолжения: Это грубая ошибка предыдущего работодателя. Текущий работодатель должен продолжать нумерацию правильно (сквозным методом), а для исправления ошибки во вкладыше сотруднику также желательно обратиться по прежнему месту работы.

Учет вкладышей и расписки работников

Важно помнить о документальном оформлении выдачи вкладыша:

• Все бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат строгой отчетности. В книге по учету бланков трудовой книжки фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого вкладыша.
• При увольнении работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также в личной карточке формы Т-2, собственноручно указав дату получения. Отдельной расписки за получение именно вкладыша (в отрыве от трудовой книжки) законодательством не предусмотрено.

Краткий алгоритм действий

Чтобы не запутаться в датах при оформлении вкладыша, следуйте простому алгоритму:

1. Убедитесь, что в разделах трудовой книжки действительно не осталось свободных строк.
2. Заполните титульный лист вкладыша, указав сегодняшнюю (фактическую) дату заполнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Поставьте в трудовую книжку штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
4. В разделе «Сведения о работе» вкладыша продолжайте нумерацию и проставляйте даты событий (приема, перевода, увольнения) согласно приказам, а не дату заполнения бланка.
5. Подшейте (вклейте) вкладыш в трудовую книжку между обложкой и последним листом.

Правильное указание дат во вкладыше, залог корректного расчета трудового стажа и отсутствия проблем у сотрудника в будущем. Запомните два главных принципа: на титульном листе всегда пишем фактическую дату заполнения, а в сведениях о работе — дату кадрового события (согласно приказу). Соблюдение формата арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ) и правил сквозной нумерации поможет вам избежать типичных кадровых ошибок.