С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России многие работодатели перешли на их ведение через программы, в первую очередь, 1С:Зарплата и управление персоналом. Возникает закономерный вопрос: как правильно распечатать этот документ из системы 1С, чтобы получить аккуратную, готовую к сшиванию книжку? В этой статье мы разберем процесс по шагам, уделив особое внимание настройкам печати для получения качественного результата.
Что важно понимать перед печатью?
Прежде чем нажимать кнопку «Печать», необходимо усвоить несколько ключевых моментов:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не просто PDF-файл. Это структурированный документ, сведения о котором вносятся в базу 1С и формируются в стандартизированный отчет.
- Форма документа утверждена приказом Минтруда. Она имеет строгий макет: определенные поля, шрифты, расположение записей. Система 1С генерирует отчет, максимально соответствующий этой форме.
- Цель печати — получить физический документ, который можно сшить в книжку. Поэтому настройки печати (разметка страниц, масштаб) играют решающую роль.
Пошаговая инструкция по печати из 1С
Шаг 1: Формирование отчета по электронной трудовой книжке
- Откройте программу 1С:ЗУП (или другую конфигурацию, где ведется кадровый учет).
- Перейдите в раздел «Кадры» или «Сотрудники».
- Найдите нужного сотрудника в списке и откройте его карточку.
- В карточке сотрудника найдите вкладку или кнопку, связанную с «Трудовой книжкой» или «Электронная трудовая книжка».
- Выберите действие «Печать», «Сформировать отчет» или «Электронная трудовая книжка (форма)». Система подготовит документ для печати.
Шаг 2: Настройка параметров печати (самый важный этап!)
После формирования отчета откроется стандартное окно предпросмотра и печати 1С. Здесь нужно внимательно настроить параметры:
Выбор принтера и ориентация
- Убедитесь, что выбран правильный принтер.
- Ориентация страницы для трудовой книжки — альбомная (горизонтальная). Это стандарт для данного документа;
Настройка разметки страницы (Масштаб и размер бумаги)
Это критически важно, чтобы текст не «уезжал» за границы или был слишком мелким.
- В настройках печати найдите пункт «Масштаб» или «Размер бумаги».
- Рекомендуемый вариант: установите масштаб 100% и размер бумаги A4. Система 1С обычно корректно формирует отчет под этот формат.
- Альтернативный вариант (если 100% не влезает): попробуйте масштаб «По ширине» или «По высоте». Но лучше избегать автоматического масштабирования, если это возможно.
- Важно! Никогда не используйте опцию «Печать на нескольких страницах» (например, 2 на 1) на этом этапе. Это исказит макет.
Двусторонняя печать (для экономии бумаги)
Если ваша цель, сшить книжку, то печатать нужно на обеих сторонах листа.
- В настройках принтера выберите «Двусторонняя печать» (ручная или автоматическая, в зависимости от модели принтера).
- Для ручной двусторонней печати система сначала напечатает первую сторону, затем попросит перевернуть стопку бумаги и напечатает вторую. Обратите внимание на порядок листов.
Шаг 3: Пробная печать и проверка
- Всегда печатайте сначала пробную страницу! Выберите в настройках печати только первую страницу.
- Внимательно проверьте пробный оттиск:
- Все ли поля (отступы от края листа) сохранены?
- Текст не обрезается?
- Шрифты читаемы?
- Расположение записей соответствует ожидаемому макету?
- Если все хорошо, печатайте весь документ.
Особенности печати для последующего сшивания
Чтобы получилась аккуратная книжка, помните:
- Порядок страниц: При двусторонней печати в настройках принтера может быть опция «Переплет по длинной стороне» (для альбомной ориентации — это правильный выбор). Это обеспечит правильный порядок страниц при сгибании листа пополам.
- Качество бумаги: Используйте бумагу плотностью не менее 80 г/м², чтобы не было просвечивания.
- Сшивание: После печати сложите листы пополам (шов сбоку). Сшейте их скобой (канцелярской или специализированной для книг) или с помощью проволоки для переплета.
Что делать, если печать идет некорректно?
Частые проблемы и решения:
- Текст обрезается по краям.
- В настройках печати 1С или принтера уменьшите масштаб до 90-95%.
- Проверьте, что в настройках страницы не стоит галочка «Игнорировать поля принтера».
- Слишком мелкий шрифт.
- Увеличьте масштаб до 110%, но будьте осторожны — может не хватить места.
- Попробуйте выбрать другой драйвер печати (например, «Microsoft Print to PDF»), чтобы сначала сохранить отчет в PDF и настроить печать из Adobe Reader — там часто более гибкие настройки.
- Двусторонняя печать не работает.
- Убедитесь, что ваш принтер поддерживает эту функцию и драйвер установлен правильно.
- Для старых принтеров без автоматической двусторонней печати придется печатать сначала нечетные, затем четные страницы, аккуратно переворачивая стопку.
Альтернативный способ: сохранение в PDF
Если настройки печати напрямую из 1С не дают идеального результата, используйте промежуточный этап:
- При формировании отчета по ЭТК в 1С вместо кнопки «Печать» выберите «Сохранить как» или «Экспорт».
- Сохраните документ в формате PDF.
- Откройте полученный PDF-файл в программе для просмотра (Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader и т.д.).
- В меню «Печать» этой программы настройте параметры, как описано выше (альбомная ориентация, масштаб 100%, двусторонняя печать). Часто в PDF-ридерах инструменты для точной настройки масштаба и полей более удобны.
- Напечатайте документ.
Распечатать электронную трудовую книжку из 1С, задача решаемая. Ключ к успеху — внимательная настройка параметров печати, особенно масштаба и ориентации. Всегда делайте пробную печать первой страницы. Если возникают сложности, используйте сохранение в PDF как промежуточный шаг — это часто решает проблемы с полями и масштабом. Помните, что результат должен быть четким, читаемым и соответствовать официальной форме документа.
Примечание: Данная инструкция носит общий характер. Точные названия кнопок и пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии платформы «1С:Предприятие» и конфигурации (например, «1С:ЗУП 3.1», «1С:Управление торговлей» с кадровым блоком).