Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант этого документа всё ещё остается актуальным для миллионов работников и работодателей. С 2023 года в России действуют новые бланки трудовых книжек, но потребность в правильном оформлении, распечатке и ведении вкладышей и листов остается неизменной. В этой статье мы подробно разберем, как правильно распечатать лист трудовой книжки, какие существуют нормативные требования и на что обратить особое внимание.
Что такое лист трудовой книжки?
В контексте кадрового делопроизводства «листом трудовой книжки» чаще всего называют:
- ьный лист — первую страницу документа, содержащую персональные данные работника.
- Листы разделов («Сведения о работе», «Сведения о награждениях»), где фиксируется трудовой стаж.
- Вкладыш — дополнительный лист, который вшивается в трудовую книжку, если основные разделы закончились.
Важно понимать: трудовая книжка является документом строгой отчетности. Её бланки печатаются Гознаком и имеют серьезную степень защиты. Просто распечатать бланк трудовой книжки на домашнем принтере и использовать его как официальный документ — незаконно! Однако распечатка часто требуется для создания черновика, тренировки заполнения или подготовки вкладыша (при условии последующего приобретения официального бланка).
Нормативная база: как правильно заполнять листы
Правила заполнения трудовых книжек строго регламентированы. Основной документ, на который нужно опираться — это Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Оформление ьного листа
Согласно пункту 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек, первую страницу (ьный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (или отдела кадров), которая выдала книжку. На ьном листе должны быть указаны:
- Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Образование, профессия, специальность.
- Дата заполнения документа.
- Подпись работника и подпись ответственного лица.
Заполнение листов сведений о работе
Каждый лист раздела «Сведения о работе» имеет таблицу из четырех граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата внесения записи (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3: Информация о приеме на работу, переводе или увольнении (с указанием причин и ссылок на ТК РФ).
- Графа 4: Наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения), на основании которого внесена запись.
Можно ли распечатать лист трудовой книжки?
Этот вопрос возникает у кадровиков по разным причинам. Давайте разделим ситуации:
Распечатка официального бланка (недопустимо)
Скачивать из интернета сканы или векторные макеты бланков трудовой книжки и распечатывать их на цветном принтере для выдачи сотрудникам категорически запрещено. Подделка документов преследуется по закону (ст. 327 УК РФ). Бланки должны приобретаться исключительно через легальных распространителей, имеющих договор с Гознаком.
Распечатка черновика для тренировки (допустимо)
Заполнение трудовой книжки не допускает ошибок. Карандашом писать нельзя (п. 1.1 Инструкции), зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» тоже нельзя. Поэтому специалисты отдела кадров часто распечатывают пустые шаблоны листов, чтобы потренироваться вносить записи без помарок, правильно рассчитать интервалы и подобрать цвет чернил (чернила должны быть световодостойкими: синие, фиолетовые или черные).
Распечатка вкладыша
Если в трудовой книжке закончились пустые листы (например, заполнен раздел «Сведения о награждениях»), выдается вкладыш. Он вшиваеться в книжку. Правила заполнения вкладыша абсолютно идентичны правилам заполнения самой трудовой книжки. Распечатать вкладыш для тренировки заполнения — можно, для реального использования — нужно покупать официальный бланк.
Как распечатать шаблон листа для тренировки
Если вам нужен пустой лист трудовой книжки для тренировки (или для подготовки к экзамену по кадровому делопроизводству), выполните следующие шаги:
- Найдите шаблон: В сети (например, через поисковики Яндекс или Google) легко найти векторные шаблоны (форматы .doc, .xls, .pdf) трудовых книжек нового и старого образца.
- Проверьте масштаб: При распечатке убедитесь, что масштаб установлен на 100%. Размер листа трудовой книжки имеет стандарт — 88х125 мм (размер разворота 176х125 мм). Если распечатать на обычном А4, таблицы будут крупнее оригинала, но для тренировки почерка это не критично.
- Настройте принтер: Выберите черно-белую печать, чтобы не расходовать цветные картриджи на имитацию защитной сетки.
Переход на электронные трудовые книжки
Несмотря на то, что с 2023 года работодатели обязаны оформлять новые бумажные трудовые книжки на обновленных бланках, параллельно идет процесс перехода на ЭТК. Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки. В этом случае:
- На последнем листе раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
- Указывается реквизиты приказа работодателя.
- После этого бумажная книжка остается на руках у работника и не сдается работодателю.
Частые ошибки при заполнении листов
Работая с листами трудовой книжки (будь то оригинал или распечатанный черновик), избегайте типичных ошибок:
- Сокращения: Записи нельзя сокращать (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «переведен»).
- Цвет чернил: Использование красных или зеленых чернил недопустимо.
- Пустые строки: Пустые строки между записями в разделе «Сведения о работе» обязательно должны быть заверены подписью и печатью работодателя, чтобы исключить возможность внесения ложных записей позже.
- Отсутствие печати на ьном листе: Как напоминает Инструкция №69, ьный лист без печати (если организация её имеет) делает документ недействительным.
Распечатать лист трудовой книжки можно исключительно в учебных и тренировочных целях. Для реального документооборота используются только бланки, произведенные объединением «Гознак». Помните, что трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию человека. Любые записи в ней должны делаться предельно внимательно, в строгом соответствии с Инструкцией Минтруда РФ и Правилами ведения трудовых книжек. Соблюдение этих простых правил защитит как работодателя от штрафов, так и работника от проблем с подтверждением стажа в будущем.