Вопрос о временном выдаче трудовой книжки (трудовой книжки в бумажном или электронном виде) часто возникает в кадровых отделах․ Сотрудник может потребовать её для оформления документов в другом месте, для участия в конкурсах, получения кредитов и т․д․ При этом работодатель обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ и законодательства о персональных данных․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно реагировать на такой запрос․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В ней фиксируются:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Даты начала и окончания трудовых отношений с каждым работодателем;
- Должность, место работы, заработная плата и прочие сведения, предусмотренные законодательством․
С 2019 года в России действует электронная трудовая книжка, хранящаяся в Социальном фонде․ Она полностью заменяет бумажный вариант, но в некоторых случаях допускается одновременное ведение обоих видов․
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ:
- Работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение 10 календарных дней с момента подачи письменного заявления․
- При увольнении работник имеет право получить оригинал трудовой книжки в течение 10 календарных дней после даты увольнения․
- При переходе работника в другой штатный штат (например, в другой город) работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение 10 дней․
Таким образом, если сотрудник просит временно выдать трудовую книжку, это может быть в рамках одного из перечисленных случаев․
Как правильно оформить временное выдачу?
Проверка документов сотрудника
- Попросите сотрудника предоставить письменное заявление с указанием цели и срока, на который нужна копия․
- Проверьте копию паспортных данных (ФИО, дата рождения, СНИЛС) и сверьте с данными в трудовой книжке․
- Убедитесь, что сотрудник действительно является законным владельцем трудовой книжки․
Выдача копии
- Сделайте копию трудовой книжки (если бумажная) или экспортируйте данные из электронного варианта․
- Подпишите копию и приложите печать (если применимо)․
- Выдайте копию сотруднику, указав в акте о выдаче дату, срок и цель использования․
Защита персональных данных
При выдаче копии необходимо соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных» (№ 152-ФЗ)․ В частности:
- Сотрудник должен подписать согласие на обработку персональных данных, если копия будет использоваться в третьих лицах․
- Не раскрывайте данные, не относящиеся к заявленной цели․
- Храните копию в течение 10 дней после выдачи, после чего уничтожайте․
Что делать, если сотрудник просит временно выдать оригинал трудовой книжки?
В большинстве случаев выдача оригинала недопустима, так как оригинал является документом, который должен храниться у работодателя до момента увольнения․ Однако в некоторых ситуациях допускается временная выдача оригинала:
- При оформлении документов в другом государственном органе, где требуется оригинал․
- При участии в конкурсах, где необходимо подтвердить стаж․
В таком случае:
- Проверьте наличие письменного согласия сотрудника․
- Составьте акт о выдаче оригинала, в котором укажите срок возврата․
- Установите контрольный механизм (например, подпись сотрудника при возврате)․
- После возврата оригинала проверьте, что он не повреждён, и обновите запись в журнале учета․
Как вести учет выдачи и возврата?
Внутренний журнал учета движения трудовых книжек (или электронный журнал) должен содержать:
- Номер и дата выдачи․
- ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС․
- Состояние (оригинал/копия)․
- Срок выдачи и дата возврата․
- Подписи ответственного лица и сотрудника․
При возврате оригинала необходимо проверить, что документ не повреждён, и обновить запись в журнале․
Что делать, если сотрудник не возвращает копию/оригинал?
Если срок возврата истёк, а сотрудник не вернул документ, работодатель имеет право:
- Установить штраф в размере 10% от стоимости документа (по тарифу, установленному законодательством)․
- Вынести решение о взыскании материального ущерба, если документ повреждён․
- Уведомить сотрудника о необходимости возврата в письменной форме․
Практические рекомендации
- Всегда запрашивайте письменное заявление сотрудника․
- Не выдавайте оригинал без строгого контроля․
- Соблюдайте сроки выдачи и возврата․
- Храните копии в безопасном месте (сертифицированный архив)․
- Обучайте кадровый персонал правилам работы с персональными данными․
- При работе с электронными трудовыми книжками используйте официальные каналы (портал Социального фонда)․
Временная выдача трудовой книжки – это обычная практика, но она требует строгого соблюдения законодательства․ Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных, вести надёжный учет выдачи и возврата, а также действовать в рамках Трудового кодекса РФ и ФЗ-152 «О персональных данных»․ Соблюдение этих правил поможет избежать юридических рисков и сохранить доверие сотрудников․