Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный опыт гражданина. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему актуален, а запросы на предоставление его копии поступают регулярно, для банков, визовых центров, органов соцзащиты или новых работодателей. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать копию трудовой книжки, как ее заверить согласно актуальным требованиям ГОСТ и законодательства РФ в 2026 году, а также коснемся нюансов работы с электронными версиями.

Основания для выдачи копии

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки или выписку из нее. Важно помнить следующие моменты:

• Копия выдается только на основании письменного заявления сотрудника. Устный запрос не является основанием для выдачи документа.
• Работодатель обязан подготовить и выдать документ в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.
• Услуга предоставляется бесплатно.

Порядок копирования бумажной трудовой книжки

Процесс создания копии должен обеспечивать полную читаемость и достоверность информации. Существует два основных способа изготовления копии: с помощью технических средств (ксерокс, сканер) или рукописный (встречается редко, но законодательно не запрещен).

Технические требования к копированию

При снятии копии необходимо соблюдать следующие правила:

1. Полнота копирования: Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, включая ьный лист.
2. Формат размещения: На одной стороне листа формата А4 должен располагаться только один разворот трудовой книжки. Нельзя уменьшать масштаб и размещать два разворота на одной странице, так как это может затруднить чтение записей и печать работодателя.
3. Качество: Копия должна быть четкой, все записи, даты и печати должны легко читаться.
4. Прошивка: Если копия состоит из нескольких листов, их необходимо пронумеровать, прошить нитью и скрепить заверительной надписью и печатью организации так, чтобы концы нити были заклеены бумажным ярлыком с подписью.

Как правильно заверить копию: требования ГОСТ и образцы

Заверение копии производится работодателем (или уполномоченным лицом, например, специалистом кадровой службы) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. На последнем скопированном листе (или на каждом листе, в зависимости от внутренних правил организации, но чаще достаточно на последнем) делается заверительная надпись.

Структура заверительной надписи

Надпись должна содержать следующие элементы:

• Слова «Копия верна».
• Должность лица, заверившего копию.
• Личную подпись заверителя.
• Расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
• Дату заверения копии.

Также обязательно указывается место хранения оригинала документа. Обычно пишется фраза:

«Оригинал документа хранится в [наименование организации] в личном деле сотрудника [ФИО]».

Пример оформления заверительной надписи:

—————————————————
Копия верна

Главный специалист отдела кадров
(подпись) И.И. Петрова

Оригинал документа хранится в ООО «Вектор» в личном деле сотрудника Сидорова А.А.
—————————————————

Заверительная надпись скрепляется печатью организации (или кадровой службы), если она используется в документообороте компании. Печать должна захватывать часть подписи и надпись «Копия верна», но не перекрывать читаемость текста.

Электронная трудовая книжка: как получить «копию»

В 2026 году понятие «копия электронной трудовой книжки» носит скорее бытовой характер. Законодательно такого термина нет, так как электронная трудовая книжка (ЭТК) существует в виде записи в базе данных Социального фонда России (СФР). Однако работнику может потребоватся документальное подтверждение его стажа в электронном или распечатанном виде.

Способы получения сведений из ЭТК:

1. Через портал Госуслуги: Сотрудник может самостоятельно заказать выписку (справку) о трудовой деятельности. Документ формируется в формате PDF и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Такая выписка равнозначна бумажному документу с печатью.
2. Через работодателя: Работодатель не выдает «копию» ЭТК, но может предоставить выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) на бумажном носителе, заверенную подписью и печатью, либо в электронном виде.
3. В клиентской службе СФР: Личное обращение за получением бумажной справки.

Важно: если сотрудник запрашивает информацию об электронной трудовой книжке у текущего работодателя, он также должен подать письменное заявление. Срок выдачи — 3 рабочих дня.

Срок действия копии

На законодательном уровне не установлен конкретный срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем. Однако организации, запрашивающие этот документ (банки, консульства), часто устанавливают собственные требования к «свежести» справки (обычно от 14 до 30 дней). Поэтому при получении запроса рекомендуется уточнить у заявителя, за какой период они принимают документ.

Частые ошибки при оформлении

Чтобы копия имела юридическую силу, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты: Без даты заверения копия может быть признана недействительной.
• Неверное указание места хранения оригинала (особенно важно для уволенных сотрудников — указывается архив или личное дело).
• Копирование пустых страниц (не требуется).
• Использование цветной печати для черно-белого оригинала без необходимости (хотя это не ошибка, но увеличивает затраты).
• Передача трудовой книжки через третьих лиц (коллег, родственников) без доверенности — это нарушение. Выдача производится лично работнику или его официальному представителю.

Правильное оформление копии трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и соблюдение трудового законодательства работодателем. Независимо от того, работаете ли вы с бумажным бланком или электронными данными, ключевыми остаются принципы: наличие письменного заявления, соблюдение сроков (3 дня), точность копирования и правильное заверение по ГОСТ. Соблюдение этих простых правил поможет избежать бюрократических проблем при подтверждении стажа в любой ситуации.