Трудовая книжка — это главный документ работника, который подтверждает его стаж и трудовую деятельность. Любые неточности, помарки или неверные записи могут обернуться серьезными проблемами при оформлении пенсии или на новом месте работы; Именно поэтому важно знать, как правильно сделать отметку в трудовой книжке, соблюдая все нормы трудового законодательства.

Общие правила заполнения

Перед тем как внести любую запись, необходимо уяснить базовые принципы работы с этим документом:

• Ручка: Используются только перьевые или гелевые ручки. Чернила должны быть световодостойкими (черного, синего или фиолетового цвета). Шариковые ручки со стержнями, содержащими пасту на масляной основе, использовать категорически запрещено.
• Язык: Все записи ведутся на русском языке. Если республика в составе РФ устанавливает свой государственный язык, дублирование на нем допускается, но русская запись должна быть обязательно.
• Сокращения: Недопустимы. Слова «приказ», «распоряжение», «переведен», «уволен» и другие должны писаться полностью.
• Нумерация: Каждая запись в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» должна иметь свой порядковый номер в графе 1.

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

Каждая отметка состоит из нескольких компонентов, которые распределяються по четырем графам:

1. Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер по возрастанию.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами (например, ).
3. Графа 3 (Сведения): Вносится сама суть записи; Здесь указывается наименование организации, структурное подразделение, должность, профессия, квалификация, а также причина и ссылка на статью ТК РФ при увольнении.
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого вносится запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.

Пример внесения записи о приеме на работу

Рассмотрим пошагово, как сделать отметку о приеме:

1. В графе 1 ставим номер (например, 5).
2. В графе 2 — дату приема.
3. В графе 3 в виде заголовка (без номера и даты) пишем полное и сокращенное (при наличии) наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Строкой ниже пишем: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
4. В графе 4 указываем: Приказ от № 12-к.

Как сделать отметку об увольнении

Запись об увольнении — одна из самых важных. Ошибки здесь могут привести к тому, что работник не сможет подтвердить свой стаж, и ему придется обращаться в суд для изменения основания в трудовой книжке.

При увольнении в графе 3 необходимо указать:

• Сам факт увольнения.
• Причину увольнения, строго сформулированную по Трудовому кодексу РФ (например: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

После внесения записи об увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке и в личной карточке, а также заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в процессе работы была допущена ошибка (например, неверно указана дата или должность), зачеркивать ее нельзя! Правила исправления зависят от раздела:

Исправление в разделе «Сведения о работе»

В графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2, текущая дата. В графе 3 пишется: Запись за номером таким-то недействительна. Сразу после этого вносится правильная запись. В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносилась первоначальная (ошибочная) запись, либо указывается новый приказ, если ошибка была в дате или номере документа.

Исправление на ьном листе

Здесь правила иные. Неверные данные (например, фамилия) зачеркиваются одной тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать старую информацию), а рядом (или на свободном месте) пишутся новые данные. Ссылка на документ, подтверждающий смену (паспорт, свидетельство о браке), делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя и печатью.

Внесение записи о работе по совместительству

Отметка о работе по совместительству делается только по желанию работника и только по основному месту работы. Для этого сотрудник должен принести с работы по совместительству копию приказа о приеме. На основании этого документа и заявления работника кадровик по основному месту работы вносит соответствующую отметку.

Ответственность за ошибки

Работодатель несет ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженными пенсионными выплатами для работника или штрафами для самого работодателя от трудовой инспекции. Поэтому каждому кадровому специалисту и руководителю следует проявлять максимальную внимательность при работе с этим документом.

Сделать правильную отметку в трудовой книжке несложно, если соблюдать установленные правила: не использовать сокращения, писать разборчиво, соблюдать нумерацию и всегда опираться на распорядительные документы (приказы). Аккуратное и грамотное ведение трудовых книжек — это залог спокойствия как самого работника, так и работодателя.