Оформление трудовых отношений с руководителем организации (генеральным директором, директором) имеет ряд существенных особенностей. Это касается не только заключения трудового договора, но и внесения записей в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись директору в трудовую книжку, на какие нормативные акты опираться и каких ошибок следует избегать.
Нормативная база
Правила заполнения трудовых книжек на работников, включая и генерального директора, установлены несколькими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (в частности, ч. 3 ст. 66 Трудовой кодекс Российской Федерации).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от N 320н (п. 2 Порядка 320н).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года 69).
Общие правила ведения трудовой книжки
Прежде чем говорить о специфике записи директору, важно вспомнить базовые принципы ведения трудовых книжек, которые распространяются и на руководителей:
- Срок оформления. Работодатель ведет трудовые книжки на основных сотрудников, которые проработали в организации свыше пяти дней (то есть шесть и более). Не торопитесь делать запись о приеме в трудовой в 2025 году или любом другом: по правилам трудовые отношения можно оформить документально на шестой рабочий день сотрудника, когда уже стало ясно, что его намерения трудоустроиться в организацию серьёзны.
- Старые бланки. Если трудовая книжка вашего работника была заведена до , необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку.
- Запрет на сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».
- Исправление ошибок. Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить, однако основное правило таково: в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Исправления вносятся отдельной строкой с указанием «Запись за номером таким-то недействительна».
Особенности приема на работу генерального директора
С гендиректором нужно оформить трудовой договор в письменной форме с даты государственной регистрации ООО и внести запись о приеме на работу в трудовую книжку гендиректора (если он не работает по трудовому договору в иной организации).
Оформление приема на работу генерального директора, когда ООО создано несколькими учредителями, обязательно фиксируется протоколом общего собрания. Визировать эту процедуру имеет право руководитель (до официального прекращения деятельности).
Кто вносит запись?
Часто возникает вопрос: кто делает запись о назначении директора в его трудовой книжке? Если директор является единственным учредителем, он вправе внести запись самостоятельно. В иных случаях запись вносит специалист кадровой службы или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, действующее по поручению работодателя.
Как правильно заполнить графы о приеме директора
В разделе «Сведения о работе» в виде таблицы заполняются четыре графы. Разберем процесс по шагам:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата внесения записи. Запись в трудовой книжке делается на основании трудового договора, поэтому в ней нужно прописать ту же дату, что и в договоре с директором.
- Графа 3 — сведения о приеме на работу; В третий столбец последовательно заносят две отметки. Сначала в виде заголовка пишется полное и сокращенное наименование организации (ООО «Ромашка»). Под этим заголовком вносится сама формулировка: «Принят(а) в должность генерального директора» (или «Избран(а) на должность генерального директора»).
- Графа 4 — документ, на основании которого внесена запись. На основании приказа запись о переводе или приеме вносится в трудовую книжку и личную карточку. В трудовой книжке в графе 4 нужно указать реквизиты приказа. При внесении записей в трудовую книжку о назначении руководителя ООО в графе 4 можно сослаться как на решение общего собрания участников (иное решение работодателя), так и на приказ самого руководителя о собственном вступлении в должность. Оно обязательно фиксируется протоколом, и в 5 пункт трудовой книжки (если речь идет о старых бланках) или в соответствующую графу вносится номер этого документа.
Что делать, если записи не вносились длительное время?
На практике часто встречаются ситуации, когда записи в трудовую книжку руководителя не вносились годами. Например, при проверке выяснилось, что записи с 2019 года не вносились, а последняя запись в трудовой книжке была внесена об избрании на должность генерального директора от .
Как правильно поступить в указанной ситуации? Необходимо последовательно заполнить все пропущенные периоды: заполнять трудовую книжку фактами об избрании на должность и прекращении срока действия срочного трудового договора с 2019 года по текущий период. Все записи делаются на основании имевших место приказов и решений.
Увольнение директора
Директор, являющийся единственным учредителем организации, имеет право внести в свою трудовую книжку соответствующую запись о своем увольнении. При увольнении в графе 3 указывается причина прекращения трудового договора со ссылкой на статью Трудового кодекса Российской Федерации, а в графе 4 — реквизиты приказа об увольнении или решения единственного учредителя.
Важное напоминание
Выполнение действий по внесению записи возможно только тогда, когда подписан контракт, выпущены оба приказа (о вступлении в должность и о приеме на работу) и новый начальник поставил подпись о том, что ознакомлен с содержанием всех документов. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового делопроизводства и отсутствие проблем при проверках.