Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работника в России, несмотря на активный переход на электронные форматы․ Для индивидуальных предпринимателей (ИП), нанимающих сотрудников по трудовому договору, крайне важно соблюдать актуальные правила ведения этого документа․ Ошибки в записях могут привести к проблемам при расчете пенсии сотрудника или возникновению споров с контролирующими органами․

В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году и на что обратить особое внимание․

Нормативная база и актуальность бумажных книжек

Хотя переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался еще в 2020 году, а с 2021 года вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н), бумажный формат не исчез полностью․

Кому нужна бумажная трудовая книжка сегодня:

• Сотрудникам, которые подали письменное заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года․
• Работникам, чья трудовая деятельность началась до 2021 года и которые не отказались от бумажного носителя․
• Лицам, впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года, бумажные книжки не заводятся (для них ведется только ЭТК), однако если речь идет о совместителях или особых случаях восстановления стажа, знание правил заполнения бумажного бланка необходимо․

С 2023 года все вносимые записи в бумажные трудовые книжки должны производиться только на новых бланках установленного образца, если происходит замена книжки или вкладыша․

Кто делает запись у индивидуального предпринимателя?

У ИП, как правило, нет отдельного кадрового отдела․ Согласно правилам, ведение трудовых книжек возлагается на работодателя․

• Если у ИП есть нанятый сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство (например, бухгалтер или офис-менеджер), запись делает он․
• Если такого сотрудника нет, запись собственноручно делает сам индивидуальный предприниматель․

Важно: На ьном листе трудовой книжки подпись ставит лицо, ответственное за выдачу книжек․ Печать организации (кадровой службы) ставится только при ее наличии․ У ИП может не быть печати, и закон не обязывает ее иметь․ В таком случае запись заверяется только подписью ИП․

Пошаговая инструкция: как сделать запись о приеме

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она должна быть произведена не позднее 5 дней с момента фактического начала работы сотрудника (на основании ст․ 66 ТК РФ и нового порядка)․

Структура записи

Запись состоит из нескольких граф, которые заполняются следующим образом:

Графа 1 (№ записи): Порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе)․
Графа 2 (Дата): Дата приема на работу․ Указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․ Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме․
Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Здесь содержится основной текст записи․

• Сначала указывается полное наименование работодателя․ Для ИП это формулировка: Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество полностью]․ Сокращения (например, «ИП Иванов») не допускаются․
• Через запятую указывается структурное подразделение (если оно есть в штатном расписании) и должность․
• Пример формулировки: Индивидуальный предприниматель Петров Иван Сергеевич принят в отдел продаж на должность менеджера․

Графа 4 (Документ-основание): Указывается документ, на основании которого сделана запись․

• Пишется: Приказ от № 1-к․
• Сокращать слово «Приказ» до «Пр․» нельзя․

Пример оформления записи

| 1 | 2 | 3 | 4 |
| :— | :— | :— | :— || 15 | | Индивидуальный предприниматель Сидоров Алексей Петрович принят на должность водителя-экспедитора | Приказ от № 5-к |

Примечание: В реальной книжке таблица выглядит как сетка, где каждая часть занимает свою колонку․

Особые случаи и частые ошибки

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника․

• Если сотрудник хочет внести запись, он должен предоставить документ от основного работодателя (справку или копию приказа) или написать заявление своему основному работодателю (если запись вносит он)․
• У ИП-совместителя запись вносится на общих основаниях, если работник предоставил соответствующие документы и изъявил такое желание․

Отсутствие записей в прошлом

В предоставленных данных упоминается ситуация, когда одна из организаций не сделала запись о приеме или увольнении․

• Если сотрудник пришел к ИП, а в его трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места, ИП не имеет права вносить запись о приеме․
• Сначала необходимо восстановить пропущенную запись․ Это делает предыдущий работодатель․ Если организация ликвидирована, запись может внести правопреемник или архивная служба․
• Внесение записи о приеме «через голову» предыдущего работодателя сделает стаж прерывистым и может вызвать вопросы у Пенсионного фонда (СФР)․

Ошибки в написании

• Нельзя использовать сокращения (г․, гор․, зам․, гл․ и т․д․)․
• Нельзя делать зачеркивания․ Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна», и далее пишется правильный вариант․
• Чернила должны быть чернильными, гелевыми или перьевыми, черного, синего или фиолетового цвета․

Заверение записи

После внесения записи о приеме на работу:
Запись заверяется подписью работодателя (ИП) или уполномоченного лица․
Если у ИП есть печать, она ставится․ Отсутствие печати у ИП не является ошибкой, так как с 2016 года ИП вправе не иметь печати․
Подпись работника под записью о приеме на работу не требуется․ Работник знакомится с записью и заверяет ее своей подписью только при увольнении (подтверждая, что он получил книжку на руки) или при внесении исправлений․ Однако, многие кадровики дают сотруднику возможность проверить запись сразу после внесения․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): действия ИП

Даже если у сотрудника есть бумажная книжка, ИП обязан передать сведения о приеме на работу в Социальный фонд России (СФР) для ведения электронной версии․

• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме (с 2021 года сроки ужесточились по сравнению с ежемесячной сдачей)․
• Форма: СЗВ-ТД (или интеграция через 1С/кадровые сервисы)․
• Если сотрудник выбрал электронную трудовую, бумажная ему не заводится (если он впервые трудоустраивается), и вся информация ведется только в цифровом виде․

Правильное оформление записи «принят в ИП» — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия защиты прав работника и самого предпринимателя․ Соблюдение правил Приказа Минтруда № 320н, использование полных наименований, отсутствие сокращений и своевременная передача данных в СФР позволят избежать штрафов и проблем с подтверждением стажа в будущем․

Помните: с 2026 года контроль за ведением трудовых отношений усилен цифровыми методами, поэтому расхождения между бумажной записью и данными в электронном реестре СФР будут выявляться автоматически․ Будьте внимательны при заполнении граф и всегда проверяйте актуальность бланков и требований законодательства․