Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Запись о приеме на работу должна быть оформлена точно и в соответствии с требованиями законодательства, иначе могут возникнуть проблемы при начислении стажа, оформлении пенсии или при трудоустройстве в другую организацию.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит образцы записей и порядок их заполнения.
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» – подчеркивает важность корректного учёта трудового стажа для начисления пенсии.

Основные требования к записи о приёме на работу

1. Дата записи – указывается день, месяц и год, когда сотрудник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей (обычно совпадает с датой издания приказа о приёме).
2. Наименование организации – полное наименование работодателя (как в учредительных документах) без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними регламентами.
3. Должность (специальность, профессия) – указывается точно так, как указано в трудовом договоре и приказе о приёме.
4. Трудовая функция – при необходимости (например, при наличии нескольких видов деятельности) можно добавить краткое описание основных обязанностей.
5. Основание записи – номер и дата приказа о приёме на работу (например: «Приказ № 123 от г.»).
6. Подпись уполномоченного лица – обычно руководитель отдела кадров или директор организации, а также печать организации (если она используется).

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приёме, паспорт сотрудника (для сверки данных).
2. Откройте трудовую книжку на чистой странице (если предыдущая запись заполнена, перейдите на следующую строку).
3. В левой колонке («Дата») укажите дату приёма в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Во второй колонке («Сведения о работе») запишите:
   • Полное наименование организации;
   • Должность, которую занимает сотрудник;
   • При необходимости – краткое описание трудовой функции.
5. В третьей колонке («Основание») укажите номер и датa приказа о приёме (например: «Приказ № 45 от г.»).
6. Поставьте подпись уполномоченного лица и, если требуется, печать организации.
7. Проверьте запись на отсутствие опечаток, соответствие данных трудовому договору и приказу.
8. Сообщите сотруднику о внесении записи и предложите ему проверить её правильность.

Пример правильной записи

 ООО «СтройИнвест» Инженер-проектировщик Приказ № 78 от г.
 Подпись: ___________ (И.И. Иванов)
 Печать: [круглая печать ООО «СтройИнвест»]

В данном примере:

• Дата – (день выхода на работу);
• Наименование организации – полное, без сокращений;
• Должность – точно как в трудовом договоре;
• Основание – номер и дата приказа.

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращение наименования организации – может привести к несовпадению с данными в других документах (например, в справке 2‑НДФЛ). Всегда пишите полное название.
• Неуказание основания (приказа) – без ссылки на приказ запись считается неполной и может быть оспорена.
• Ошибка в дате – дата должна соответствовать фактическому дню начала работы, а не дате подписания трудового договора.
• Отсутствие подписи или печати – делает запись недействительной.
• Использование карандаша или корректирующей жидкости – записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибки и написания правильного варианта сверху, с указанием «Исправлено верно» и подписи ответственного лица.

Особенности записи при приёме на работу руководителя подведомственного учреждения

Если администрация принимает на работу директора подведомственного учреждения, порядок заполнения остаётся тем же, но следует обратить внимание на следующие моменты:

• В качестве организации указывается само подведомственное учреждение (его полное наименование).
• Должность указывается точно как в уставе учреждения (например, «Директор»).
• Основание – приказ вышестоящего органа (например, департамента образования) о назначении на должность.
• Если директор совмещает должность с основной работой в другой организации, в трудовой книжке делается две отдельные записи: одна – о приёме в подведомственное учреждение, другая – о совместительстве (с указанием «Совместитель»).

Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия защиты прав сотрудника и соблюдения законодательства работодателем. Следуя представленной инструкции, избегая типичных ошибок и уделяя внимание деталям, вы обеспечите корректный учёт трудового стажа и избежите возможных споров в будущем.

Информация актуальна на май 2026 года.