С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2025 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде, передавая их в Социальный фонд России (СФР). Однако на практике многие сотрудники, принятые на работу до этого срока, до сих пор имеют бумажные трудовые книжки (ТК). При их переходе на электронный формат или увольнении возникает вопрос: как правильно сделать запись в бумажном документе?
Правовая основа
Основные нормы закреплены в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1, 85).
- Федеральном законе от № 422-ФЗ (часть 2 ст. 2).
- Приказе Минтруда России от № 320н (утверждает формы записей).
Когда и кому требуется запись в бумажную трудовую книжку?
Запись о переходе на ЭТК в бумажный документ вносится только в следующих случаях:
- У сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка (он был принят на работу до 1 января 2021 года).
- Сотрудник подал письменное заявление о желании получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (выбрал ЭТК).
- Работодатель уже формирует и передает сведения о нем в СФР в электронном виде.
Важно: Если сотрудник был принят после 1 января 2021 года и сразу получил ЭТК, бумажная книжка ему не выдается, и соответствующая запись в ней не делается.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Шаг 1: Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен подать работодателю письменное заявление в свободной форме о представлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Образец можно скачать или составить самостоятельно, указав:
- ФИО сотрудника.
- Дату подачи заявления.
- Ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ-422.
- Подпись сотрудника.
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
В имеющуюся у сотрудника бумажную ТК вносят итоговую запись по форме, утвержденной Приказом Минтруда № 320н. Запись делается на последней свободной странице.
Как заполнить графы:
- Графа 1 (Дата): Дата увольнения сотрудника с предыдущего места работы (если это увольнение) или дата перехода на ЭТК. Обычно это дата подачи заявления или дата, с которой начинается ведение ЭТК.
- Графа 2 (Кем выдана): Если бумажная книжка выдавалась ранее, указывается дата ее выдачи (число, месяц, год). Если книжка была у сотрудника с момента приема на работу, эту графу могут оставить пустой или проставить «С «.
- Графа 3 (Запись): Обязательная формулировка. Рекомендуемый вариант:
«Подано письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 422-ФЗ). Сведения о трудовой деятельности переданы для хранения в Социальный фонд Российской Федерации. Трудовая книжка работника ведется в электронном виде.» - Графа 4 (Подпись): Подпись должностного лица (как правило, кадровика или руководителя) с расшифровкой.
Шаг 3: Уведомление Социального фонда России (СФР)
Работодатель обязан направить в СФР сведения о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку. Это делается в рамках обычной отчетности (форма СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СТД-Р) через электронные сервисы (например, через сайт СФР или программное обеспечение).
Шаг 4: Выдача бумажной книжки (если требуется)
Если сотрудник хочет получить на руки свою бумажную книжку (как документ с историей), работодатель должен:
- Выдать ее под роспись на отдельном листе (акте) или в книге учета движения ТК.
- Указать в записи (графа 3), что книга выдана на руки.
Особые случаи и частые ошибки
Сотрудник увольняется, а бумажная книжка у него уже есть
При увольнении в бумажную ТК вносится стандартная запись об увольнении (п. 33, 34, 35 Приказа Минтруда № 320н). Дополнительная запись о переходе на ЭТК не требуется, если ранее такой переход уже был оформлен. Если переход на ЭТК происходит одновременно с увольнением, можно объединить информацию в одну запись, но лучше сделать две: об увольнении и о переходе на ЭТК (если заявление подано).
Нестыковка данных между бумажной и электронной версиями
Частая ошибка — разные даты или формулировки в бумажном документе и в сведениях, переданных в СФР. Критически важно, чтобы данные в записи (особенно дата и номер приказа об увольнении/приеме) полностью совпадали с информацией, отправленной в СФР.
Запись «считать недействительной»
Если в бумажной книжке уже есть ошибочная запись (например, неверная дата), ее не зачеркивают. В новой графе (обычно это та же запись или отдельная) указывают: «Запись от [дата] считать недействительной. Верная запись: [текст верной записи]»; Основание — ошибка в предыдущей записи. Это регламентировано правилами ведения ТК.
Отказ сотрудника от электронной книжки
Если сотрудник, принятый до 2021 года, не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести для него бумажную трудовую книжку в привычном порядке. Переход на электронный формат без согласия работника невозможен.
- Проверьте, есть ли у сотрудника бумажная ТК и подал ли он заявление на ЭТК.
- Внесите в бумажную ТК запись по форме Приказа № 320н, указав дату, основание (заявление) и факт передачи сведений в СФР.
- Передайте сведения о сотруднике в СФР в установленном порядке (это отдельное действие от записи в книжке).
- Выдайте бумажную книжку сотруднику под расписку, если он ее запросил.
- Храните заявление сотрудника в его личном деле.
Главное правило: Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную — это юридически значимое действие, которое фиксирует факт перехода и прекращение ведения документа в бумажном виде для данного сотрудника. Оно должно быть четким, ссылаться на закон и соответствовать данным, переданным в СФР.
Материал подготовлен на основе актуального законодательства и рекомендаций Минтруда России. Следите за обновлениями на официальных ресурсах: сайт Социального фонда России (sfr.gov.ru) и портал «Госуслуги».