Современные правила ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения с массовым переходом на электронный формат (ЭТК). Часто работник при трудоустройстве предъявляет не саму книжку, а справку о трудовой деятельности. Как правильно сделать на её основе запись? Эта статья даёт пошаговое руководство для кадровиков и работников.

Ключевые понятия: справка СТД-Р vs. СТД-СФР vs. трудовая книжка

Важно не путать документы:

• Трудовая книжка (ТК) — основной документ о трудовом стаже и деятельности. С 2020 года может вестись в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).
• Справка СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Работодатель) — выдается предыдущим работодателем по запросу работника. Содержит информацию о периодах работы у этого конкретного работодателя. Является основанием для внесения записи в новую (бумажную) трудовую книжку.
• Справка СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности — СФР) — выдается Социальным фондом России. Содержит все известные СФР сведения о трудовой деятельности работника (включая данные от всех работодателей, передавших информацию); Нужна, чтобы восстановить полную картину, если бумажная ТК утеряна или если работник не уверен, ведётся ли у него ЭТК.

Когда именно нужна запись по справке?

Ситуации, при которых кадровик делает запись в трудовой книжке на основании справки (а не по заявлению работника или договору):

1. Приём на работу сотрудника, у которого уже ведётся ЭТК. Он не имеет бумажной книжки. Вместо неё он обязан предоставить справку СТД-Р с предыдущего места работы или выписку из ЭТК (СТД-СФР).
2. Восстановление утерянной бумажной трудовой книжки. Если оригинал потерян, работник должен получить справки со всех предыдущих мест работы (СТД-Р) или выписку из ЭТК (СТД-СФР). На основании этих справок работодатель, среди прочего, оформляет дубликат, внося в него все периоды.
3. Перенос данных из старой бумажной книжки в новую. При замене заполненной книжки (например, из-за нехватки страниц) на чистую, данные с последней записи переносятся на основании справки с предыдущего работодателя.

Пошаговая инструкция: как правильно внести запись по справке СТД-Р

Рассмотрим на примере приёма на работу нового сотрудника, который предоставил справку СТД-Р от предыдущего работодателя.

Шаг 1: Проверьте справку

Убедитесь, что справка:

• Оформлена по установленной форме (утверждена Приказом Минтруда).
• Содержит все обязательные реквизиты: наименование документа, данные работника, данные работодателя, периоды работы, подпись руководителя и печать.
• Актуальна (дата выдачи не более 1 месяца назад, если это не выписка из ЭТК).

Шаг 2: Подготовьте трудовую книжку

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, проверьте её последнюю запись. Если её нет (сотрудник с ЭТК), вы выдаёте ему новую бумажную книжку при приёме на работу.

Шаг 3: Заполните раздел «Сведения о работе»

Запись делается в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Используйте шарионовую ручку, чернилами синего или фиолетового цвета.

Пример заполнения граф на основании справки СТД-Р:

Шаг 4: Оформление и подпись

После заполнения всех граф запись завершается:

• Подписью ответственного лица (как правило, начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника).
• Расшифровкой подписи (инициалы, фамилия).
• Датой внесения записи (дата приёма на работу в вашей организации).

Важно: Дата в графе 2 и дата подписи кадровика — это разные даты. Графа 2, это дата события (приёма на прошлом месте), а дата подписи — дата оформления записи в вашей книжке.

Особенности при работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Если у сотрудника уже есть ЭТК, а он переходит на новую работу:

1. Он не сдаёт бумажную книжку. ЭТК хранится в системе СФР.
2. Вы не вносите запись в «бумажный носитель». Вы, как новый работодатель, обязаны передать сведения о приёме в СФР через систему персонифицированного учёта (например, через 1С:ЗУП).
3. Справка СТД-Р или СТД-СФР нужна работнику только для личного контроля и для предоставления вам в качестве подтверждения своего предыдущего стажа/опыта. Сама запись о новом месте работы появится в его ЭТК автоматически после вашей отчётности в СФР.

Частые вопросы и ответы

Вопрос: А что, если в справке СТД-Р есть ошибки?

Ответ: Запись вносят строго по данным справки. Если вы обнаружили явную ошибку (опечатку в дате, ФИО), вы должны направить запрос предыдущему работодателю для исправления и выдачи новой справки. Вносить запись по ошибочным данным нельзя.

Вопрос: Можно ли сделать запись по справке, выданной не предыдущим работодателем, а из СФР (СТД-СФР)?

Ответ: Да, можно и нужно. Справка СТД-СФР имеет ту же юридическую силу, что и СТД-Р. Она является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность. На её основе также вносятся записи в бумажную трудовую книжку. Это особенно актуально, если предыдущий работодатель не передал данные в СФР или не отвечает на запросы.

Вопрос: А если у сотрудника вообще нет никаких справок, только договор?

Ответ: Запись в трудовую книжку вносят на основании документа, подтверждающего факт работы (трудового договора, приказа о приёме). Справка — это не основание для приёма, а подтверждение прошлого опыта. Если справки нет, вы вносите запись только о работе в вашей организации, на основании ваших же документов (приказ, договор). Прошлые периоды без справки/книжки остаются «неподтверждёнными» для вашей записи.

Внесение записи в трудовую книжку на основании справки — стандартная процедура в условиях перехода на электронный документооборот. Ключевое правило: запись должна точно соответствовать данным официальной справки (СТД-Р или СТД-СФР). Кадровик действует как регистратор, перенося достоверную информацию из проверенного документа в книжку. При работе с ЭТК основная ответственность лежит на работодателе по своевременной передаче сведений в СФР, а справка служит для работника инструментом контроля;

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением всегда сверяйтесь с актуальными редакциями нормативных актов и инструкциями на официальных сайтах Минтруда России и Социального фонда России (СФР).