Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на активный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка по-прежнему остается актуальной, и работодатели обязаны вести ее в строгом соответствии с правилами Минтруда. Ошибка в заполнении может привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому к оформлению записей нужно подходить максимально ответственно. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2026 году, и приведем наглядные образцы.
Нормативная база: где прописаны правила
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентируется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (от N 197-ФЗ, с актуальными изменениями от ).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Минтрудом.
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России).
С 2023 года применяется новый бланк бумажной трудовой книжки, однако базовые принципы внесения записей остались неизменными. Важно помнить, что ответственность за корректное заполнение несет работодатель (конкретно — кадровая служба или лицо, назначенное приказом).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно проверить в 2026 году
Прежде чем вносить записи в бумажный документ, обязательно проверьте статус работника. В 2026 году трудовые книжки могут вестись разными способами: только в электронном виде, только в бумажном или в обоих форматах одновременно.
Проверить переход сотрудника на ЭТК просто: если работник подал заявление о переходе на электронный формат, в его бумажной трудовой книжке должна быть проставлена специальная закрывающая запись. Если она есть, новый работодатель не имеет права вносить в бумажную книжку новые записи о приеме и увольнении — данные будут формироваться только в электронном виде в системе ПФР (СФР).
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме на работу
Чтобы правильно сделать запись о приеме на новую работу, вам понадобятся два документа: трудовой договор и приказ о приеме на работу. Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом:
Шаг 1. (наименование организации)
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без порядкового номера и даты) укажите полное и при необходимости сокращенное наименование организации-работодателя. Под этим заголовком будут вноситься все последующие записи (прием, переводы, увольнение).
Шаг 2. Графа 1 — Номер записи
Присвойте записи порядковый номер. Он должен быть на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке работника.
Шаг 3. Графа 2, Дата приема
Поставьте дату приема на работу арабскими цифрами. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Шаг 4. Графа 3 — Сведения о приеме
Внесите саму запись о приеме. Обязательно укажите:
- Факт приема на работу (или назначения);
- Наименование структурного подразделения (отдел, цех), если оно предусмотрено в трудовом договоре;
- Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации (строго как в штатном расписании и договоре).
Шаг 5. Графа 4 — Основание (реквизиты приказа)
Укажите документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя. Впишите его дату и номер.
Важно: если работник принимается на работу в порядке перевода от другого работодателя, в графе 4 указываются реквизиты приказа текущего работодателя, а в графе 3 делается пометка «в порядке перевода».
Особенности приема на работу директора
Прием руководителя организации имеет свои нюансы. Эксперты считают так: поскольку НПА и правила ведения трудовых книжек не запрещают указывать сразу два документа в графе «Основание для внесения записи», в графе 4 можно зафиксировать и реквизиты (дату, номер) приказа о приёме на работу, и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора (например, Протокол общего собрания учредителей).
Образец записи о приеме на работу
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть заполненная трудовая книжка при приеме сотрудника.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Сведения о работе
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |||
| 11 | 22 05 2026 | Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по рекламе. | Приказ от № 12-к |
Образец записи о приеме директора:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| Акционерное общество «Вектор» (АО «Вектор») | |||
| 5 | 15 05 2026 | Назначен на должность генерального директора. | Приказ от № 1-к, Протокол общего собрания акционеров от № 4 |
Сроки внесения записей
Когда нужно заполнять трудовую книжку? Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы сотрудника. Если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему новую бумажную трудовую книжку (в случае, если сотрудник не выбрал исключительно электронный вариант).
Дубликат трудовой книжки
Если трудовая книжка работника была утеряна или пришла в негодность, выдается ее дубликат. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в соответствии с действующим Порядком ведения трудовых книжек. При этом в дубликат переносятся все подтвержденные документами записи предыдущих мест работы.
Краткие итоги
- Всегда проверяйте наличие закрывающей записи о переходе на ЭТК.
- Строго соблюдайте хронологию и нумерацию записей.
- Наименование должности должно точно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором.
- При назначении директора в графе 4 можно указать двойное основание: приказ и решение учредителей.
- Срок внесения записи — не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы.
Сравнивайте свои записи с актуальными образцами 2026 года, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем для сотрудников при оформлении пенсии.