Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность․ Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести оба варианта параллельно․

В 2026 году завершается переходный период по внедрению ЭТК, однако правила внесения записей в классический бумажный документ остаются строгими․ Ошибка кадровика может привести к проблемам с подтверждением стажа или назначением пенсии для работника․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на должность, и приведем актуальные образцы․

Общие правила заполнения трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырех граф, которые необходимо заполнять последовательно и без ошибок․ Согласно действующему законодательству (Приказ Минтруда № 320н), при заполнении следует соблюдать следующие правила:

• Построчное внесение: сведения вносятся строго построчно, на полях делать какие-либо записи категорически запрещено․
• Нумерация: каждой записи присваивается свой порядковый номер (графа 1)․
• Датирование: в графе 2 указывается дата приема на работу (а не дата издания приказа)․
• Основание: в графе 4 всегда указываются реквизиты приказа или иного решения, на основании которого вносится запись․ Если приказа нет, указываются реквизиты трудового договора․

Пошаговое заполнение записи о приеме на работу

Рассмотрим стандартный алгоритм внесения записи о приеме сотрудника на работу:

1. Заголовок: перед первой записью о приеме в графе 3 в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации․ Под этим заголовком будут идти все записи о переводах и увольнениях данного сотрудника․
2. Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 1, 2, 3 и т․д․)․
3. Графа 2: указывается дата приема на работу в формате ДД․ММ․ГГГГ․
4. Графа 3: вносится сама запись о приеме․ Указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]»․ Если подразделения нет, пишется просто: «Принят(а) на должность [наименование должности]»․
5. Графа 4: указывается наименование документа (Приказ), его дата и номер, например: «Приказ от № 12-к»․

Образцы записей для разных ситуаций

В зависимости от условий трудоустройства, формулировка в графе 3 может меняться․ Ниже приведены образцы для самых частых ситуаций․

Стандартный прием на работу

Если сотрудник принимается в конкретный отдел на определенную должность:

• Графа 1: 5
• Графа 2:
• Графа 3: Принят в отдел маркетинга на должность менеджера․
• Графа 4: Приказ от № 34-к

Прием на работу в порядке перевода

Если работник переходит из другой организации по приглашению:

• Графа 1: 2
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на работу в отдел продаж на должность старшего менеджера в порядке перевода из ООО «Компания»․
• Графа 4: Приказ от № 15-п

Прием на работу вахтовым методом

Вахтовый метод работы обязательно отражается в трудовой книжке, так как это влияет на условия труда и возможные компенсации:

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом․
• Графа 4: Приказ от № 44-в

Прием на работу с заключением контракта

В некоторых случаях (например, в бюджетных организациях или по специфическим должностям) заключается не просто трудовой договор, а контракт․ Формулировка может быть следующей:

• Графа 1: 3
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на должность инженера по снабжению 1 категории․ (Примечание: сам факт заключения контракта обычно не указывается в графе 3, так как контракт является разновидностью срочного трудового договора, а запись о срочности не вносится)․
• Графа 4: Приказ от № 22-к

Важные нюансы: льготные должности и профстандарты

Особое внимание при приеме на работу следует уделить должностям, которые дают право на льготы, компенсации или досрочную пенсию (вредные и опасные условия труда, государственные служащие и т․д․)․

В таком случае наименование должности должно строго соответствовать профессиональному стандарту или тарифно-квалификационному справочнику (ЕКС/ЕТКС)․ Любое несовпадение (например, написание «программист» вместо «программист 1 категории» или искаженное название профессии) может привести к тому, что Пенсионный фонд откажет во включении этого периода в льготный стаж․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что данные о трудовом стаже формируются и хранятся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР)․

Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено и после этой даты, если работник не написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки․ Если же сотрудник устраивается на работу впервые после 2020 года, ему автоматически оформляется ЭТК, а бумажная книжка не заводится․

Подтвердить наличие ЭТК у работника можно, запросив у него соответствующую выписку из СФР или проверив данные через специализированные кадрово-бухгалтерские программы (например, СБИС), где в карточке сотрудника на вкладке «Зарплата» в разделе «Трудовая книжка» отражается статус ведения ЭТК․

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу, это залог спокойствия как самого сотрудника, так и работодателя․ Внимательно следите за соответствием должностей профстандартам, не забывайте указывать особенности работы (например, вахтовый метод или перевод) и всегда опирайтесь на реквизиты приказа․ В случае сомнений всегда лучше свериться с актуальными образцами от экспертных сервисов, чтобы избежать исправлений и выдачи дубликатов в будущем․