Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и профессиональный путь работника․ Любые неточности на её страницах‚ включая ьный лист‚ могут привести к серьезным проблемам: от сложностей при трудоустройстве до отсрочки назначения пенсии и уменьшения её размера․ Одним из частых вопросов у кадровиков является правильное отражение данных об образовании‚ особенно если сотрудник продолжил учиться и получил новую квалификацию․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене образования;
Общие правила заполнения данных об образовании
Сведения об образовании‚ профессии и специальности располагаются на ьном листе трудовой книжки․ Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ эти данные вносятся на основании надлежаще оформленных документов:
- Аттестата об основном общем образовании (9 классов);
- Аттестата о среднем общем образовании (11 классов);
- Диплома о профессионально-техническом‚ среднем специальном или высшем образовании;
- Иных документов об обучении․
При первичном заполнении трудовой книжки (если сотрудник устраивается впервые) пустые строки просто заполняются актуальными данными без каких-либо особых отметок․ Если человек устроился на работу после 9 класса‚ в строке «Образование» указывается «основное общее»‚ а строка «Профессия‚ специальность» остается пустой․ После 11 класса пишется «среднее общее»․
Как изменить запись об образовании при получении нового?
Жизнь не стоит на месте: сотрудники оканчивают колледжи‚ вузы‚ защищают магистерские диссертации․ Как отразить эти изменения в трудовой книжке? Здесь действует строгое правило: старые данные зачеркивать нельзя!
Согласно пункту 2․4 Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ при наличии прежних записей об образовании они не вычеркиваются‚ а дополняются новыми сведениями через запятую․ Если ранее записи об образовании не было (например‚ при трудоустройстве стояло только «среднее общее»‚ а теперь сотрудник получил диплом вуза)‚ пустая строка просто заполняется новыми данными․
Пример дополнения записи:
Предположим‚ в трудовой книжке работника была запись: «Высшее бакалавриат»․ После окончания магистратуры он приносит новый диплом․ Кадровик не зачеркивает старую запись‚ а дополняет её․ В строке «Образование» должно получиться: «Высшее бакалавриат‚ Высшее магистратура»․ В строке «Профессия‚ специальность» также через запятую дописывается новая специальность․
Важно: указываем уровень квалификации!
С 2026 года при заполнении трудовых книжек следует руководствоваться актуальными требованиями (п․ 8 Порядка)․ Особое внимание уделяется уровню образования․ Теперь недостаточно написать просто «высшее»․ Следует обязательно указывать квалификационный уровень:
- Бакалавр — например: «Высшее бакалавриат»;
- Специалист — например: «Высшее специалитет»;
- Магистр, например: «Высшее магистратура»․
Эти формулировки необходимо переписывать из диплома в точном соответствии с заложенной в нем терминологией․
Нужно ли делать ссылку на документ об образовании?
Законодательно ссылка на диплом‚ аттестат или свидетельство (дата и номер) на ьном листе трудовой книжки при внесении сведений об образовании не предусмотрена․ Хотя некоторые кадровики считают целесообразным указывать эти данные для подстраховки‚ делать это необязательно․ Достаточно просто внести новые образовательные данные через запятую․
Как исправить ошибочную запись об образовании?
Ситуации бывают разные․ Допустим‚ при первичном заполнении кадровик ошибся и написал устаревшую формулировку «Высшее профессиональное» вместо актуальной «Высшее бакалавриат»․ Как быть в этом случае?
Здесь применяется другой алгоритм․ Поскольку это именно ошибка‚ а не смена образования‚ неверную запись следует зачеркнуть одной чертой и внести правильную․ На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка: «Запись об образовании «Высшее профессиональное» считать недействительной‚ верно: Высшее бакалавриат»․ Эта запись заверяется подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью (при наличии)․
Обратите внимание: зачеркивать можно только ошибочные данные․ Если запись была верной на момент внесения‚ но сотрудник просто получил новый уровень образования (например‚ закончил бакалавриат после колледжа)‚ зачеркивать ничего нельзя — только дописывать через запятую!
Пошаговая инструкция при смене образования сотрудником
Если ваш сотрудник получил новое образование‚ действуйте по следующему алгоритму:
- Получение документа․ Работник должен предоставить в отдел кадров оригинал диплома (или его нотариально заверенную копию)․
- Издание распоряжения․ В течение трех дней с момента предоставления документа работодатель должен выпустить распоряжение (приказ) о внесении соответствующих изменений в трудовую книжку․
- Внесение записи․ На ьном листе‚ в строках «Образование» и «Профессия‚ специальность»‚ через запятую допишите новые сведения․
- Возврат документа․ Верните диплом сотруднику‚ а трудовую книжку (если сотрудник не работает удаленно) вложите в личное дело или верните в сейф․
Что делать‚ если не хватает места?
Иногда случается так‚ что сотрудник имеет несколько образований и специальностей‚ и строки на ьном листе заканчиваются․ Если свободного места недостаточно для дополнения записей‚ рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку․ При этом помните‚ что порядок внесения новой информации об образовании кардинально отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии (где старые данные перечеркиваются‚ а новые пишутся сверху)․
Правильное заполнение трудовой книжки — это залог спокойствия как самого работника‚ так и работодателя․ Запись о смене образования вносится предельно просто: никаких зачеркиваний правильных старых данных‚ только дополнение через запятую․ Обязательно указывайте актуальные уровни квалификации (бакалавриат‚ специалитет‚ магистратура) в соответствии с дипломом‚ и тогда у сотрудника не возникнет проблем ни в Пенсионном фонде‚ ни у будущих работодателей․